テレワークは、現在重要な時期を迎えています。また、多くの専門家によると、テレワークへの移行はこれからも続くとのことです。Global Workplace Analytics は、2021 年末までに米国の労働者の 25% から 30% が、週に数日は在宅勤務をすると予測しています。
とはいえ、チームがテレワークに慣れていないと、移行中のチームマネージメントで苦労することもあるでしょう。どのようなツールが必要ですか? チーム (自分自身も含む) を、どのような構成にすれば成功するのでしょうか? 家と職場が同じ場所になった今、仕事においてもプライベートにおいても効率を保つことは可能でしょうか?
テレワークの専門家であり、テレワークにおけるリーダーシップに関する本「The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership」の著者である Kevin Eikenberry 氏に、リーダーがオフィス勤務から在宅勤務への移行に、自分自身とチーム両方での取り組み方について聞いてみました。さらに、プロセスの中で全員が最高の仕事ができるようにする方法も教えてくれました。
テレワークにおいて効果的なリーダーシップを発揮するための 3 つの "O" モデル
Eikebnerry 氏によると、効果的なリーダーシップを発揮するには、特に 3 つの "O" を心がける必要があるそうです。
「リーダーとして、その役割に関してすべての中心となる 3 つの "O" があります。Outcomes (結果)、Others (他人)、Ourselves (自分自身) です」と Eikenberry 氏は言います。
これらの要素はすべて大切です。しかし各要素は、お互いに作用し合います。例えば、リーダーがチームや自分自身を犠牲にしてまで結果を出すことに集中しすぎてしまうと、優れたリーダーとは言えなくなってしまいます。
「リーダーシップとは、つねに成果を出すことです。すでに何かを『完全』に達成している場合、リーダーは必要ありません。そして、リーダーシップは自分だけでは発揮できません。個人のタスクではないからです。誰かと一緒に、誰かの助けを借りながら、誰かを通して実現することです」と Eikenberry 氏は言います。
「ですから、リーダーシップは、常に他の人と一緒に、または他の人を通して成果を出すことであり、自分自身もリーダーとしてその一部に含まれます。リーダーがどのような存在かは、チームマネージメントに大きく影響します。リーダーは『効果的なリーダーシップ』の一環として、自分自身にも注意を払い、磨き続ける必要があるのです」と Eikenberry 氏は続けます。
3 つの "O" は、効果的なリーダーシップを発揮するうえで常に重要な要素となりますが、テレワークの環境ではさらに大切になってきます。
「これらはリーダーシップの背景にあるもので、テレワークのマネージメントだけに限りません」と Eikenberry 氏は言います。
「しかし、テレワークにおいてのリーダーシップでは、結果はより明確である必要があります。他の人との関わり方がより重要になり、自分たちの役割について明らかにしなければなりません。そうすることで、テレワークチームをうまくまとめることが可能です」と Eikenberry 氏は続けます。
では、テレワークチームを効果的にマネージメントするために、この 3 つの "O" を重んじる戦略ではどんなことを実践できるのでしょうか?
チームで明確な期待値を設定する
チームが同じ場所で仕事をしているときは、誰かのオフィスに立ち寄って質問をしたり、割り当てを明確にしたり、新しいワークフローツールの利用方法を考え出したりするのは簡単です。しかし、全員がテレワークの場合、誰かのオフィスに立ち寄ることはできません。だからこそ、チームに対して明確な期待値を設定することが重要になります。
当然ながら、自分のチームが在宅勤務中にどの仕事をするかについて明確な期待値を設定する必要があります。例えば、締め切りや成果物についてです。しかしテレワークに移行するにあたり、どのように仕事を完了させるかについて期待値を設定することも重要になります。
「リーダーがどの仕事を完了する方法について、明確な期待値を持っているかどうかが大きな鍵となります。働き方によってすべてが変わります。つまり、自分のチームのやり取りの方法や使用するツール、いつ、どれぐらいの頻度で会議をするか、そして仕事の完了方法について明確にする必要があります。ただ、どの仕事をするかを伝えるだけでは不十分なのです」と Eikenberry 氏は言います。
チームのテレワークワークフローに関係する期待値を明確にしましょう。例えば、質問がある場合にどうするか、以下の点を明確にします。
- メールを送信するのか、チームの Slack チャンネルに投稿するのか?
- 新しいワークフローをサポートするためにどのデジタルツールをダウンロードする必要があるのか (例えば、新しいビデオ会議ソフトウェアとプロジェクト管理プラットフォームを使用するか) ?
- 同僚やマネージャーと連絡を取り合う頻度や、休憩中であることをどのようにチームに知らせるか?
どのような結果 (outcomes) が期待されているかだけでなく、テレワークの環境で目標を達成する方法をチーム (others) により明確に提供することで、関係者全員がテレワークへの移行を成功させることができます。それにより、リーダーシップ (ourselves) も成功することになります。
社会的な交流の機会を作る
テレワークの場合、会話の機会が「偶然」訪れることはありません。だからこそ、リーダーとして、コラボレーションや社会的な交流、人と人とがつながる機会を作ることが重要です。
「偶然、廊下で誰かに会って会話をすることはできません。廊下がないわけですから。でも、オンライン上で会話の機会を作る方法はいくつかあります」と Eikenberry 氏は言います。
Eikenberry 氏は、自然に会って雑談する機会をオンライン上で行う方法を見出だすように勧めています。オンライン上でのコーヒー休憩やハッピーアワーは、在宅勤務中にチームがよりつながっていると感じるためにとても役立ちます。
「オンサイト勤務のときにコーヒーを飲む時間があったのなら、在宅勤務でその時間を取れないことはないはずです。ウェブカメラをオンにして、コーヒーを飲めばいいんですよ」と Eikenberry 氏は言います。
ときどき、会話が自然に仕事のことになる場合もあるかもしれませんが、その時間は社会的な交流のためだけに使うことが重要です。「先週、私たちのチームはオンライン上で昼食会を行ったのですが、そのときに 2 つのルールがありました。1 つ目のルールは仕事のことは口にしないこと、2 つ目は笑うことで、どちらも達成できました」と Eikenberry 氏は言います。
とりわけ、直接会って笑ったり、つながったりできないので、自分のチームと笑い、つながる時間を作ることは (ourselves および others)、効果的で持続可能なテレワーク文化を構築するのに必要不可欠です。また、これらは、チームメンバーが自分のやるべきことに集中するのにも役立ちます (outcomes)。
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計画を立てることでテレワークの会議をより効果的にする
絶好のタイミングでも会議を行うことは簡単ではありません。とはいえ、全員がテレワークの今、会議が生産的かつ効果的なものとなるように、一歩踏み込むことが重要です。
先ほど説明したとおり、チームが雑談などで交流する時間は、チームの士気を高めるためにも重要で、テレワーク会議のスケジュールの中にも社会的な交流の時間を組み込むのは必要不可欠です。「会議室で定例会議を行う場合、参加者は会議が始まる数分前に集まって雑談しています。これが、チームメンバーの社会的な交流の場となります。だからこそ、参加者が雑談を通して近況報告をする時間が十分とれるぐらい早めにオンラインのミーティングルームを開けてください。そうすることで、会議が始まるときには、既に社会的な交流の機会を持てたことになります」と Eikenberry は言います。
会議でリーダーの役割をより率先して果たすことも、予定通りに物事を進めるのに役立ちます。
「リーダーとして、より明確かつ円滑に進めていく必要があります。『円滑に進める』というのは『より簡単にする』ということです。それが、リーダーの役割です。チームメンバーが会議により参加および貢献しやすくする手伝いをします」と Eikenberry 氏は言います。
効果的な会議を円滑に進めるためには、明確な議題を設定し、チーム全体に会議の前に渡しておきます。そうすることで、何を話し合うのか、何を準備しなければいけないのか、どのような会議の「流れ」になるのかについて、参加者全員が同じ認識を持てます。それから、会議中はチームに積極的に参加してもらいましょう。質問をしてください。参加を促してください。全員に考えとインサイトを共有する機会を確実に与えるようにしましょう。
Trello を使用してテレワークのチーム会議をホストできます
会議を円滑に進める役割を果たし (ourselves)、チームを参加させ (others)、全員が参加かつ貢献する (outcomes) ように促すことによって、参加者はいつどのように議論に入ればよいかより簡単に理解できるでしょう。
「あなたは参加者全員の意見を確実に得たいはずです。しかし視覚的な情報がないと、参加者はより一層引っ込み思案になってしまいます。ウェブカメラを使用していても、自分の番がいつなのかを知るのは簡単ではありません」と Eikenberry 氏は言います。
自分自身とチームのために仕事とプライベートの明確な境界線を作る
最も難しいテレワークの課題は、仕事とプライベートの区別をつけることです。テレワークの注意点は、容易に仕事がプライベートの邪魔をしてしまう (その反対もしかり) ことです。結果として、仕事もプライベートもうまくいかなくなってしまう恐れがあります。
そのため、はっきりとした境界線を引いて仕事とプライベートを区別することが、自分自身にとってもチームにとっても非常に重要なのです。
テレワークに必要なものは、家の中で仕事のためだけに使用する場所です。ドアのあるホームオフィスを作ることが理想的です。それができない場合は、自宅のどこかに仕事専用スペースを作ってください。ダイニングルームの隅にある机でもキッチンテーブルの特定の椅子でも構いません。パートナーや家族、ルームメイトに仕事用のスペースにいるときは、あなたは仕事をしていて、緊急の場合以外は邪魔をしないでほしいことを伝えます。また、チームのメンバーにも同じようにするように伝えましょう。
「最高の状態で仕事ができる場所を見つけて、仕事をしているときとしていないときの境界線を引き、家の中の人たちにあなたが働いているかどうか知らせる必要があります」と Eikenberry 氏は言います。
また、習慣を作ることも仕事とプライベートを区別する意識を生むのに役立ちます。
「テレワークでも習慣は必要です。オンサイト勤務のときには習慣がありましたよね? 一日の終わりにオフィスを出る前にしていた習慣とか…習慣があったのに今はないということは、新しい習慣を作る必要があります」と Eikenberry 氏は言います。
朝の習慣を定着させましょう。コーヒーを 1 杯飲む、本を読む、ワークアウトをする (またはそれらを全部する) など何でもいいです。そして、その決めたことが終わったら、それが仕事を始めるサインです。チームメンバーにも独自の習慣を定着させ、どの習慣が最もうまくいっているかをグループで共有するように促しましょう。リーダーとして、自分がいいと思うことを決めて、実践したことをチームに勧めるのが重要です。
それから、次の点も重要です。毎日同じ時間に仕事を終わらせる習慣を身につけましょう。自分とチームのために仕事を終わらせる時間を設定することで、全員が一日を終わらせ、家族との時間を過ごしやすくします。今は自宅を職場としているので家にいる時間が 2 倍になっていますが、この点は重要です。
「仕事をしない時間を決める必要があります。そうしなければ、あともう 1 通だけメールをチェックというのが、5 通のメールになり、それが 2 時間余計働くことになりませんか? だからこそ、その日ごとに何時に仕事を終わらせるのかを決めるのではなく、毎日同じ時間に仕事を終わらせる習慣を付けるのです」と Eikenberry 氏は言います。
テレワークを最大限に充実させる (そして自分に寛大に)
今回紹介した方法は、あなた自身とチームにとってテレワークのプロセスをより簡単に、より効果的にするでしょう。全員が最善を尽くしていても、新しい働き方 (そして、この新しい生活様式への様々な変化) に移行していくことは容易ではないでしょう。
ですから、できるだけのことをして、テレワークをできる限り簡単、効果的かつ生産的にできるようにしてください。それでも、このテレワークへの移行期のチームマネージメントでは、チーム (と自分自身) に寛大でいることも忘れないようにしましょう。
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