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セルフマネジメントで仕事のストレスを減らし、生産性を向上させる方法

セルフマネジメント

一日の終わりに、仕事と私生活ですべきことがあまりに多く、負担やストレスを感じ、圧倒されることがありますか。

夜寝る直前に、書き忘れていたタスクがふと頭をよぎります。それが、明日もまた長い 1 日になるということを思い出させるのです。 

でも、心配しないでください。そのようなストレスを抱えているのは、あなただけではありません。

ある調査によると、日本の人口の約 60% が常にストレスを感じており、ヨーロッパではストレスによって年間 1,350 万日分の労働時間が失われ、米国の労働者の 83% が重大なストレスを抱えています (ここで一息つきましょう。この記事がこれ以上暗くなることはありません)。 

深呼吸

私たちは内側を見るよりも、外的環境を改善したり、管理したりしようとする傾向を持っています。

あなたは自分自身のことをどのぐらい知っていますか。自分を正しく評価できているでしょうか。あなたの強みと弱みは何ですか。 

今、私があなたに「人生で一番大切な人は誰ですか?」と質問したとします。答えは誰になりますか (正直に答えてください)。 

その答えが、あなた自身であることを願います。 

毎日、誰もが同じだけの時間を持って、あらゆる決定を下しています。けれども、ほとんどの決定は、他の誰かを喜ばせるために行われています。そして少しずつ、人生で一番大切な存在である自分自身のことを忘れていくのです。

自分を大切にできない人は、自分の愛する人を大切にすることはできません。  

他人や外的要因に責任を転嫁せずに、自分の人生をコントロールして、その行動に責任を持ちましょう。自分がコントロールできないことから解放されましょう。自分自身を知ることで、何ができるかを評価してください。

これを明確にし、見通しを変えていく簡単な方法は、自分の時間の見方をチェックすることです。「時間管理」という表現は、この問題の核心をついていません。これはただ時間を管理するという問題ではないからです。

時間は変えられませんが、自分は変えられます。これは、自分のすべきことに取り組む方法を確立するテクニックを見つけることです。 

これを「セルフマネジメント」といいます。 

セルフマネジメントとは何か、どうして重要なのか

セルフマネジメントは、外的影響を受けることなく自己啓発と専門的能力の開発を行う能力です。自分の運命は自分で決められます。つまり、世界に自分の居場所を見つけるのも、進むべき道を変えるのも自分次第なのです。 

「自己探求の時代」の著者であるピーター・ドラッカー氏は、私たちは前例のない機会の時代に生きていることを強調しています。けれども、これらの選択は、自分の発達と個人の成熟に責任を持つことになります。ドラッカー氏は次のように言っています。

「知識労働者は、実質的な自分自身の CEO (最高経営責任者) でなければなりません」 

あなたは、会社でありマネージャーでもあります。体と心は、信条と生理学的な性質を通して会社を体現しているのです。あなたの言動と、自分の決定をどのように管理するかが、このビジネスを成功に導くマネージャーとしての役割を表しています。

どうしてこれが重要なのでしょうか。

労働人口の大部分は、慢性的にストレスを抱えています。一部の人たちはすでに力を使い果たしてしまい、燃え尽き症候群のような過労の症状に苦しんでいます。

セルフマネジメントは、自己認識を高めるのに役立つのです。自己管理能力が身につくと、自分の思い通りの人生になり、問題の外的要因を嘆かなくなります。自己管理方法を学ぶと、自分の感情や考えが特定の行動に与える影響に気づくでしょう。それにより、自分の仕事を評価し、進めていく方法を決めることに責任を持ち、適切に対処できるのです。

自分を人生の中心に据えるための 4 つのセルフマネジメントテクニック

ここまで、セルフマネジメントとは何かについて説明してきました。ここからは、自分の人生を管理する方法について見ていきましょう。まず、以下の 3 つの大切なことを覚えておいてください。 

  • 目標を定めることから始めましょう。むやみに忙しく生活しないでください。どこに行きたいのか分からなければ、意味のある自己管理は実現できません。目的を決めて、あらゆるレベルの目標を設定しましょう。 

  • これは、働いている時間のことだけではありません。1 日の選択です。これは考え方であり、仕事が終わったら終了ではありません。ときには、1 週間単位で考えることもできます。それも良いことです。目標を立てるには時間がかかります。 

  • 計画を立てましょう。目標を達成して導入するための戦略を立ててください。 

自分の生きたい人生を生きるには、たくさんの方法があります。一番の方法は、このプロセスを通して決断することを意識しながら、いくつかのテクニックを試すことです。 

1. 「Getting Things Done」フレームワークを身につけて秩序を保つ

「Getting Things Done」方式の考案者であるデビッド・アレン氏は次のように言っています。

「セルフマネジメントとは、ある特定の瞬間に何をすべきかを知ることです」 

GTD (Getting Things Done) フレームワークは、自分の生きたい人生を生きるうえで役立ちます。この考え方はシンプルです。倫理体系の中のやらなければならないタスクを把握して整理することによって、重要なことを考えられるようにします。これにより自分が何をするべきが管理でき、注意散漫になるのを避けられるので、生産性の向上のために集中できるのです。 

GTD フレームワークは以下の 5 つのステップで構成されています。 

  1. あらゆることを把握する。自分のアイデア、反復作業、長いメールの返信、ミーティングなど、とにかくすべてです。 
  2. やるべきことを明確にする。ここで特定のタスクを実行する必要があるかないかを決めます。
  3. 実行すると決めたタスクを優先度とカテゴリで整理する。できれば期限を定めます。 
  4. To Do リストを熟考する。ここで、すべてのシステムを見直し、実行すべきタスクを選択します。
  5. 仕事に取り組む。この段階では、すべてのタスクは優先度とアクションに分けて整理されています。するべきことが明確になっているはずです。 

意識するヒント: 達成すべきタスクを熟考するときに、その行動による感情的な結果について考えましょう。このタスクを実行している間と完了したときにどのように感じるでしょうか。1 つの例として、「私は、この世界の中でいい人間だ」と感じられるタスクとつまらないけれども実行しなければならないタスク (たとえば、確定申告など) をバランスの取れた方法で分類しましょう。

この方法によって、価値のあることを見つけたり、既にやり始めていることに価値を見出そうとすることを止められます。 

2. ポモドーロテクニックを実践して集中力を高める

ポモドーロテクニックを使用して、タスクに振り回されてしまうことを防ぎましょう。このアイデアでは、タスクを 1 つ選び、自分が決めた取り組みに 25 分間完全に集中して実行し、その後に 5 分間の短い休憩を取ります。このサイクルを 4 回行ったら、30 分間の休憩を取ることができます。

このテクニックは、鳴り続く Slack の通知音などの外的要因、自分の考えや感情などの内的要因によって生じる中断を防げる環境でなければ機能しません。アプリを切るのは簡単ですが、思考を消すのは難しいので、ここでは内的要因に焦点を当てて説明していきます。 

真剣な仕事モードに入る前に、何度か深呼吸をして、実行しようとしているタスクに自分を不安にさせる要因がないかを調べてください。 

役員へのプレゼンテーションの準備中に「プレゼンは得意じゃない」という心の声が、ひっきりなしに聞こえてくるという例があります。ある研究によると、この問題に取り組まなければ、この思考のために気分を悪くしたり、物事を先送りしたり、自信喪失につながったりする、インポスター症候群の特徴に関連する感情につながります。

少し時間をとって、自分の感情や思考を書き出し受け入れてあげましょう。こうすることで、気持ちの整理をつけるか、今のところは休ませておくかを決めて、集中すべきこと (今やるべきタスク) に注意を戻すことができるのです。

意識するためのヒント: 日記をつけて (アナログでもデジタルでも可)、タスクに集中している間に次々に出てくる思考や感情を書き出しましょう。これにより自己認識を高め、何が不安の引き金になり、やる気を出させるのかを理解するのに役立ちます。

3. アイゼンハワーマトリクスで優先順位をつけ人に任せる 

緊急かつ重要なタスクを優先することは、セルフマネジメント能力を向上させる 1 つの方法です。アイゼンハワーマトリクスは、これを実現し、何を他の人に任せられるかを把握するのに役立ちます。アイゼンハワーマトリクスは、4 つのボックスに分かれています。  

  • 重要/緊急 
  • 重要 / 緊急ではない 
  • 重要ではない/緊急 
  • 重要ではない/緊急ではない


以下はこのマトリクスの使用例です。

アイゼンハワーマトリクスの図

このテクニックの活用で重要なのは、自分の時間の多くをどのボックスに費やしているかを熟考し、特定することです。緊急で優先度が高いタスクに時間を費やしすぎると、燃え尽き、ストレスを抱えてしまい、先を見越して行動できずに、火消しばかりになってしまいます。

一方で、緊急性がなく、重要度の低いタスクにほとんどの時間を費やすと、自分の人生の中心が自分ではなくなり、人生を管理しないことになります。無責任になり、他の人や組織に自分の基本的ニーズを依存させることになります。 

意識するヒント: 1 週間の終わりに、1 時間ほどかけて、現在のシステムが自分に合っているか評価してみましょう。理想的なのは、緊急性がなく、重要度の高いタスクを実行することです。これは、自分のビジョン、ミッション、そして自分でコントロールが可能なことに集中している証です。 

4. 「No」ということを学び自分の目標に忠実でいる

他のプロジェクトや同僚の「すぐに」終わる何かを手伝うことに「Yes」と言うことは、自分がすでに優先しているタスクに「No」と言うのと同じことになります。他のタスクを請け負う前に時間をとりましょう。ときには「後から連絡してもいいですか」と言うことが、他人に任せたり、新しいタスクについてさらに調べたり、専門家に詳しく問い合わせたりする機会につながります。 

意識するヒント: 自分の価値を評価し、特定の状況で「No」と言うことを学んで、自己肯定感と自信を高めましょう。 

セルフマネジメントは進行中の作業

成功するセルフマネジメント戦略は、何年にもわたるプロセスで、常に進化し続けます。どの優先順位のつけ方や生産性のスタイルが自分に合っているか、どれが成功するためにもっと時間が必要なのかを知るには時間がかかります。  

テクニックのうちの 1 つを今日から 1 か月間試すことで少しずつ始めましょう。これらのテクニックは、あなたがより多くのことを行い、何を行うべきかを知り、幸せで、必要に応じて自分の道を修正し、家庭と職場でより良い人間であるために役立ちます。 


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