職場のチームのキャパオーバーのサインを見逃さない方法

あなたの目には、チームは生産性に優れた一団に見えるでしょう。彼らはゴールの先にある最高のプロジェクトを手にします。彼らは戦略と自信を持ってやることリストに取り組みます。彼らは楽々と問題を解決します。

少なくともあなたはそう思いたいのでしょう。でも、あなたが楽観的な考え方をやめてしっかりと見てみると、実際には爪を噛む癖や、いらいらした態度、ひどく痩せてしまった従業員を目にすることでしょう。

残念ながら、チームのキャパオーバーはひどく一般的になっています。ある調査によれば、52% の労働者が日常的に職場でストレスを感じていると認めています。また、デロイトの調査によると、エグゼクティブの 64% が従業員のキャパオーバーは緊急または重要な課題であると述べています。

チームが限界に達したとしても、自然に解決する問題に過ぎないと考えるのは魅力的です。今週、またはこの四半期、もしくはこのプロジェクトを乗り切るだけでいい、そうすればすべてが良い方に向かうと。

しかし、そうなることはほとんどありません。キャパオーバーは雪だるまのように大きくなり続けます。そして、それを認識して修正するのはリーダーの責任です。厳しい現実に目をそむけ、すべてがうまくいっているふりをしている場合ではないのです。

「仕事量、生活、メンタル ヘルスを考慮せずに社員に仕事を投げ与えることは、かなりひどいことです」と、Pattern の共同創立者兼クリエイティブ ディレクターである Michael Janiak 氏は言っています。

チームの感情の状態をこれほど綿密に監視することは簡単なことではありませんが、できないことではありません。チームのキャパオーバーの兆候を見つける方法と、負荷を軽減し、今後チームをより多くの成功 (そしてより少ないストレス) へと導く方法について詳しく見ていきましょう。

あなたのチームはキャパオーバーになっているのでしょうか?それを見分ける方法をご紹介します

チームが忙殺されていると感じはじめたタイミングでそのたびに耳をつんざくような警報が鳴ったら、役に立つでしょうか?

しかし、キャパオーバーの兆候は、警報が鳴ったり、ライトが点滅したりするのと同じくらいはっきりしたものであるとは限りません。ただし、チームがどのように感じ、どのように仕事をしているかに注意を払うように努力すれば、これらの危険信号のいくつかに気づく確率ははるかに高くなります。

1. エネルギー レベルの低下

いつもはにぎやかでやる気に満ちたチームが落ち込んでいるように見えたら、何が起こっているのかをさらにしっかりと見るタイミングです。

「いつもならエネルギーを注ぎ込んでいる前向きな人が、ただ消極的になり「見られている」と感じるようになるはその兆候の現れです」と、The Knot Worldwide のマーケティング担当副社長、Amanda Goetz 氏は述べています。

これは、仕事関連のストレスが疲労と直接的に関連していることを数々の研究が証明しているためです。

あなたもおそらく経験したことがあるのではないでしょうか。前に、やることがたくさんあったのにそれらを片付けないで昼寝をすることを選択したときのことを思い出してください。思い当たるでしょう? ほらね。それはあなたが怠け者だったからではなく、あなたが解決しようとしていた精神的圧力のへの生理学的反応だったのです。

2. 仕事の質の低下

いつもなら、チームはほとんど監督しなくてもほぼ完璧な作業をすると信頼できるのに、最近は仕事の品質が低下しているようです。

ニュージャージー州に本拠を置く Robert Half の地域担当副社長、Dora Onyschak 氏は、次のように述べています。「私がいつも、こういうことに気を配っておくといいと助言しているのは、中途半端な仕事、生産性の低下、仕事の質の低下、らしからぬミスです。」

取り組みの欠如が品質低下の大きな部分であることは間違いありませんが、多すぎるストレスも、集中力の低下、作業の遅れ、ミスを増加させる可能性があります。看護師に関する調査の 1 つから、8 時間半のシフトではなく 12 時間のシフトで仕事をすると、ミスが 3 倍に増えることがわかりました。

なるほど、それはそうでしょう。チームが過労状態にあると、彼らには品質に多くの注意を払う時間も精神的エネルギーもなくなります。

3. すり減る感情

非常にストレスがかかると、周りの人に対してかなりそっけない態度を取ることに気が付いたことがありますか?あなたのチームにも同じことが当てはまります。

「電子メール、返事、応答では、人はより手短に、そっけなくなりがちです。自分をすり減らして疲れ切ってしまっているのです。」と Human Interest, Inc. の法務責任者 Bari A. Williams氏は述べています。

ストレスの兆候はいろいろありますが、イライラや怒りはその兆候のリストの中でもトップに位置します。ですから、チームがいつもよりもぶっきらぼうになっていると、メンバーは過労状態であると感じている可能性があります。

それからもう 1 つ…

上記の 3 つの兆候が、チームがどのように感じているかを知る手掛かりとなります。ただし、人はさまざまに異なるやり方でストレスに対処していることを心得ておくことが重要です。

「それはあなたが「想定」したようには見えないかもしれません」と Williams 氏は言います。「一人は不機嫌で口数が少ないかもしれません。別の人は完全に外向的でやり取りができるかもしれませんが、それは現在唯一彼らに可能な意思の疎通方法だからです。最小限のことだけをやる人もいます。余分なことをやる人がいますが、それは退屈しているからです。ですから、チーム メンバーに様子を尋ね、何が必要なのかを聞くことを恐れないでください。」

チームのキャパオーバー感を修正するには

そう。「まずい! これはまさに私のチームで最近起こっていることだ」と、上記の 3 つの指標を読んであなたは思ったでしょう。

パニックになる必要はありません。キャパオーバーは、対策を講じて取り組み、克服できるものです。ただし、ピザ パーティーや午後に半休を 1 度取ったくらいで修復できないことに注意してください。修復には、文化面でのより大きな変化と、チームの運営方法の大きな変更が必要になります。

チームがキャパオーバー感に圧倒されているとわかったときの最善策は、すぐにバランスを取り戻すことに集中することです。それはどういうことでしょうか? Janiak 氏は、彼と彼のチームは、次のようないくつかの異なるシナリオで迅速に対処すると述べています。

• チームの中に作業量を分けあう余裕のあるメンバーはいるか?
• プロジェクトに少し余裕を持たせるために、締め切りを少し先延ばしできるか?
• 短期的に集中する作業を減らし、他の今後のプロジェクトが厳しくならないよう緩和すべく計画しなおせるか?
• チーム メンバーに必要なのは、気を取り直し、リフレッシュするための 1 日の休暇だけか?

基本的に、あなたの目標は、チームとオープンに話し合って、現在の状況を評価し、少なくとも一時的にでも課題に対処する方法を見つけることです。これにより、より大きな戦略に取り組みつつ、チームの肩から重荷をすぐに取り除くことができます。

仕事のキャパオーバーを完全に防ぐ 4 つの方法

それでは「より大きな戦略」について説明しましょう。攻撃は最善の防御であるという古い言い回しがここに当てはまります。

チームのキャパオーバーの修正は困難な場合があり、上記で説明した解決策が示すように、現在チームが抱えているプロジェクトとスケジュールを混乱させる可能性があります。

もちろん、あなたはその最中にはできることをしなければなりません。ただし、これらの最初の手順を実施した後は、そもそもキャパオーバーが発生しないようにいくつかの対策を講じることが重要です。

1. 混乱を整理してストレスを軽減する

キャパオーバーの原因は常に、すべきことが多すぎることであるとは限りません。すべてのプロジェクト、タスク、目的がもつれあって混乱しているため、どこから始めればよいかわからないことが原因である場合もあります。

作業負荷に必要度の高い構造や組織をもたらせば、あなたとあなたのチーム全員が利益を得られます。次に何をする必要があるかを明確に理解できるだけでなく、必要なものを探して時間を無駄にすることもありません (マッキンゼーによると、平均的なインタラクション ワーカーは、週の 20% を情報の検索や同僚の追跡に費やしています。)

ここで、Trello のようなソリューションが非常に便利に使えます。チーム用のボードを作成し、作業中の内容 (および期限) を全員に見えるようにし、未処理メールで溢れかえる受信メール ボックスやエンドレスに続くメール スレッドを防げます。

さらに、Trello のチェックリストにより、大規模なプロジェクトを分割し、より小さく、管理しやすいタスクに細分化することが容易になります。これが、このような大きくて骨の折れるプロジェクトをはるかに容易なものに思えるようにして、結果としてストレスを軽減する確実な方法になります。

2. セルフ ケアに関しては実行に移す

ウェブ サイトの Glassdoor (グラスドア) によると、取得する権利のあるすべての有給休暇を取っているのは従業員の 23% のみだそうです。

なぜでしょう? 理由はたくさんありますが (遅れをとることへの恐れから、同僚に代わりに仕事をしてもらう必要があることに対する罪悪感まで)、大きな理由は、休暇を奨励したり優先したりしない文化に立ち返ります。アメリカの労働者の 3 分の 2 は、会社から休暇についての連絡をほとんど受けていないと言っています。

これは、「リーダーの真似をする」という大きな (そしてそれほど面白くない) 目的に変わります。従業員はマネージャーが長時間働いていて、手を広げすぎるのを目にすると、その例に従わなければならないというプレッシャーが高まるのを感じます。

「リーダーとして一番大事なことはセルフ ケアを実証することだと思います」と Goetz 氏は語ります。「私はワークアウトのための時間を分け、ウォーキング ミーティングに参加し、PTO の取得について声を上げています。これにより、セルフ ケアの文化が可能になります。」

3. 定期的な「気分の確認」の場を持つ

チームのキャパオーバーに気づいたら、率直な会話は必須です。また、率直な会話は、前向きな対策にもなります。みんなの気持ちに調子を合わせれば合わせるほど、大きなストレスがチームに入り込み妨害したりする可能性は低くなります。

「毎週木曜日には、「気分の確認」と呼んでいるミーティングがあります。この時はチーム全員を集めて、みんながどのような気持ちでいるのかを確認するだけです。」とJaniak 氏は説明します。「このミーティングでは、プロジェクトや締め切りについてはあまり話しません。その週の様子、チームとしてのアウトプット、メンタル ヘルス、仕事量、クライアント、次に何が来ると予想するのかについて一人ひとりがどのように感じているかを話します。」

このステップは、チームのカレンダーに自分の毎週の「気分の確認」を書き込むのだけの単純なものです。必要な時間は 30 分程度で、みんながどのように感じているかについて、つながっていることが可能です。

4.「オープン ドア ポリシー」に従って行動する

ここに憂慮すべき統計があります。従業員の 75% は、有能なマネージャーには、親しみやすさが最も重要な資質であると考えていますが、実際に親しみやすいマネージャーがいると思っている人は半数に過ぎません。

では、質問、課題、フィードバックのために従業員があなたのもとに気楽に来られるようにするにはどうすればよいでしょうか?

「1 対 1 で会話できるようにしてください」と Robert Half の Onyschak 氏は助言します。「あなたがより親しみやすくなるほど、従業員は自分たちの懸念をあなたと共有するのを気楽だと感じる可能性が高くなります。」

これは、グループ内ではストレスを口に出したくないチーム メンバーにとって特に重要です。従業員が自由に時間を予約できるようにカレンダーへのアクセスを可能にしたいというのでもいいですし、通常の「営業時間」を決めておくということでもいいです。チームがすぐに利用できる方法を見つけてください。

本当にチームはあなたが思い描くようなパフォーマンスをしていますか?

あなたのチームが完全無欠な生産性の高いグループであると考えるのは素晴らしいことです。しかし、楽観的な見方によって、彼らが実際に経験していることの現実が見えなくなるようではいけません。

チームのキャパオーバーの管理は双方向なものです。そう、限界に達したときにマネージャーに知らせるのは従業員の責任です。ただし、従業員のパフォーマンスと感情に注意を払い、課題が雪だるま式に増えて突然目の前に現れる前に対処することも、リーダーとしてのあなたの仕事です。

難しいと思いますか? まあ、リーダーが簡単な仕事だという人は誰もいませんからね。朗報は、このガイドは、チームが (髪をかきむしることなく) 最高に能力を発揮できるよう、キャパオーバーを特定して修正するのに役立つということです。