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忙しいチームが作業を円滑に進めるためのタスク管理術

タスク管理術

コンピューターの電源を入れて 20 通を超える未読メールのある受信トレイにざっと目を通して 5 時間分の会議があることを頭に入れたら、その後チャット アプリにアクセスして対処し、他のチーム メートを参加させるべき優先度の高いタスクの膨大なリストを確認します。一体どうすればこんなたくさんの仕事を今日 1 日で片付けられるのだろうとつぶやきます。

マネージャーとメーカーも同じように、毎日かなりの量のタスクを処理します。複数のプロジェクトに同時に対処し、メールに返信し、お昼に軽くスナックをつまみ、さまざまなビデオ会議に入ったり出たりするという忙しさの中で、最初に取り組むべきタスクをどうすれば決められるでしょう? それぞれのチーム メンバーがどのタスクに取り組んでいるのかどうすればわかるでしょうか? タスクが時間どおりに完了しない場合に考えられるボトルネックを、どのように特定しますか?

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タスクの管理は、簡単な To Do リストを作成してそれに取り組むだけでは済むものではありません。タスクに優先順位を付け、時間を管理し、締め切りを守るには、成功間違いなしのプロセスが必要です。これをタスク管理といいます。詳細を見てみましょう。

タスク管理とは?

タスク管理とは、タスクに優先順位を付け、最初から最後までの手順を理解し、サブタスクをチーム メンバーに任せ、すべてが時間どおりに完了するように締め切りを設定するプロセスです。

タスクには、電子メールの送信のような単純なものから、電子書籍の作成のようなはるかに複雑なものまであります。後者では、執筆、編集、デザインの作成、PDF へのフォーマットなど、より堅牢なワークフローとサブタスクが必要になります。これらのタスクの多くは、別々の締め切りとチーム メンバーも必要となるかもしれません。

そのため、タスク管理を個人レベルではなくグループ実習として考えることが多くの場合において重要になります。それにより、自分の仕事を完全に把握しつつ、チーム メンバーが締め切りに間に合うようサポートできます。タスク管理のもう 1 つの重要なメリットは、バランスの取れた仕事量を保てることです。タスクを調整して委任し、締め切り⁠を調整できる柔軟性により、あなたとあなたのチームメンバーが過労にならないようにします。

チームのタスク管理を簡単にする方法

チームの作業が複数の異なるプロジェクトに分散しており、またおそらく複数のタイム ゾーンにもまたがっていることから、進行状況や途中で発生するかもしれない問題を容易に見失ってしまいます。

ツールを使用してチームのタスクを管理することで、何が起こっているのか、プロセスでの自分の役割が何であるのかを全員が把握できる透明なプロセスを作れるため、チーム全体にとってのブロッカーや不要なストレスを防げます。

自分のタスクとチームのタスクを簡単に管理する方法を探しているならば、ほかでもありません。Trello を使用したいくつかのソリューションがあります。

透明なワークフローを作成する

最初に決めなければならないのは、タスクが「完了」段階に到達するために通過する必要のあるステップの、長大なリストです。ワークフローは、「To-Do、Doing、Done」のように単純なものから、「アイデアの収集、執筆、編集、デザインの作成、スケジュール作成、公開」のようなかなり複雑なものまであります。

電子メール チェーン内のタスクの状態を見失わないようにする作業を想像してみてください。それらのタスクにプロジェクト数と管理すべき人数をかけてみましょう。考えたくもないでしょう? どうりで、あなたの 1 日がとてつもなく高いストレスで始まるわけです。

ですが、実際のところ、見失ってはいけないものをすべて追跡するための、もっと良い方法はあるのです。Trello です! Trello ボードでプロセスを視覚化することは、誰が何に取り組んでいるか、タスクまたはプロジェクトが完了までの段階のどこにあるかを確認するための透明性を向上させる優れた方法です。このレベルの透明性は、すべてのコミュニケーションが電子メール スレッドにしまい込まれ、重要な情報がコンピューター上のさまざまなドキュメントの中で動かせなくなっている場合には達成が困難です。

チームワークの透明性を最適化してキャパオーバーを感じるのを最小限に抑えるのに役立つ、Trello テンプレートの 3 つの例を紹介します。

  • カンバン テンプレート: このボードは、全てのタスクを可視化して進行中のタスクを制限し、チーム作業の効率を最大限に引き上げるのに役立ちます。
  • OKR ボード: この Trello ボードを使用すると、新しいレベルの組織の透明性を作成して、トップレベルのタスク イニシアチブの進捗状況とチームの優先順位を表示できます。
  • プロジェクト管理: このボードには、大小のプロジェクト内でのチームの理想的なワークフローを構築するための基本構造があります。

チームのタスクに優先順位をつける

そろそろ、最も重要なタスクに優先順位をつけ始めても良いころでしょう。でも、その方法は?

これ以上にないというレベルの優先順位付けの方法をいくつか用意しました。自分が最も快適と思える方法を選んで始めさえすればよいのです。こちらに 2 つの例を紹介します。

  • アイゼンハワー マトリクス: タスクを 4 つの優先度レベル (重要/重要ではない/緊急/緊急ではない) に分けるために役立つシンプルなフレームワーク。
  • 優先順位付けマトリクス: チーム レベルまたは部門レベルのいずれかで使用して、優先順位を、必ずやること、できればやること、今はやらないことに定義する技術です。

各タスクの重要性のレベルを決定したら、Trello ボードのラベルを使用して、すぐにアクションが必要なものを速やかに特定できます。色覚バリア フリー モードもあります!

Trello ボード内で優先順位を決定するもう 1 つの方法は、優先順位の自動化を使用するものです。優先順位レベルの名称を設定することにより、優先順位を決めて重要度に応じてカードを並べ替えられます。優先順位が最も高いカードではカードの表面に赤いバッジが表示されるため、どのカードが最も必要とされており今すぐ対処する必要があるかをすばやく確認できます。

優先順位の自動化
 

全員で認識を共有する

チームの大きさに関係なく確実にタスクを時間通り完了するために必要なキーは、コラボレーションです。実証済みの真のコラボレーションのベスト プラクティスは、Trello ボード内のすべてのファイル、フィードバック、メモ、アイデア、プロジェクト履歴を共有することにより、全員をまとめて認識を共有することです。

例えば Trello ボードのリストのように、チームがタスクを実行する際に必要となる可能性のあるすべての重要なリソースを含む共通の場所を設定します。そうすれば、チーム メンバーは必要なときにいつでも同じ知識のプールを利用でき、「ねえ、このプロジェクトのタイムラインはどこだったかな?」という絶え間ない確認作業を回避できます。

仕事量のバランスを保って見失わないようにする

最近のハーバード ビジネス レビューの調査で、他の人に容易に任せられる重要性の低いタスクに労働者が費やしている時間は、平均して 41% であることが判明しました。

ワークフロー内でタスクの透明性を追跡することにより、どのタスクの重要性がより高いか、またはより多くの時間を割くべきかを全員が理解でき、チームがその時間を計画でき、より効果的に締め切りに間に合うようになります。

Trello では、Business ClassEnterprise のユーザーは高度なチェックリストを使用してメンバーと期限をチェックリスト アイテムに割り当てられるため、1 つのカード表示だけで誰がいつ何をしているのかを誰もが把握できます。好みに応じて、これらのチェックリスト タスクを Trello ホーム画面の「アイテム」タブに加えて、カレンダー表示でも見られます。

Trello ボード

チームの生産性を上げるためにタスクを自動化する

人間の介入がすべてのタスクの完了に必要というわけではありません。自動化ツールで実際にいくつかのステップは自動処理できます。Trello には、指 1 本動かさず好きなように Trello ボードとタスクを整理できる Butler というあなた用のパーソナル ロボットがあります。

Butler によりチームは、投入するほとんどすべてのタスクを実行できるルール、コマンド、ボタンを作成することで、生産性を高めて精神的なオーバーヘッドを取り除けます。チームの効率アップのために自動化できるタスクの例をいくつか示します。

  • 「毎週月曜日に X カードを作成する」や「毎月 1 日に新しいリストを作成する」などの繰り返しのタスクの作成
  • 全てのチェックリスト アイテムが完了したら、カードを「Done」リストまたは、次のステップに移動する
  • カードが特定のリストに移動したときにメンバーをカードに割り当てる
  • その他にもたくさんのことが可能です!

小さなことでも祝って大きな勝利に繋げましょう

To Do リストにより効率的に取り組むことができると感じられたら、盛大に行きましょう。ちょっとしたことと大きな勝利を祝うことは、少しずつ増えていく成果を追跡してはるかに大きなゴールに向けて取り組むための重要な方法です。ハーバード ビジネス レビューのある調査により、日々の小さな勝利の積み重ねが労働者のモチベーションを高めることがわかりました。

Trello では、チームが「完了」リストに移動するすべてのタスクを祝いたいと思います。画面に文字通り紙吹雪が表示され、チームメンバーに笑顔が広がってゆくのを見てください。選択したリストのタイトルに 🎉 を追加するだけでよいのです。

ToDo リスト

また、タスク管理とは、タスクに優先順位を付け、プロセスを最初から最後まで理解し、タスクを割り当てて管理し完了段階に到達すること、そしてその道程を祝うことであることを忘れないでください。


皆様からのご意見、ご要望をお待ちしております。Twitter (@trello) もぜひご覧ください。

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