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これからの働き方に必須の非同期型コミュニケーションとは ― 導入のメリットや導入企業の事例

投稿者 | 公開日
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あなたが 1914 年の典型的な労働者だと想像してみてください。現在私たちが知っている 9 ~ 5 時の労働時間が標準化された産業革命の末期です。あなたは自動車工場の組み立てライン (ヘンリー・フォード氏が前年に導入) で働いています。唯一の仕事は、車がコンベアー ベルトに沿って移動する際に、車輪を取り付けて次の車を待つことです。

同僚はあなたと同様にその場にいる必要があります。同僚がいなければ、車は次の重要な部品が取り付けられないままでラインを移動してしまい、あなたは重要な情報を伝えられなくなります。「インスタント」メッセージに最も近いものと言えば電話ですが、ほとんどの人は自宅にすらありません。仕事を家に持ち帰って後で終わらせますか? 重い機材を扱っているのですから、それは問題外です。

しかし、あなたは 20 世紀初期米国の典型的な労働者ではありません。今日では、プロセスを最適化してタイム ゾーンを越えたコラボレーションを可能にするテクノロジーがあります。また、あなたがこのブログを読んでいるなら、機械を操作する肉体労働者ではなく、おそらくコンピューターの前で一日を過ごす知識労働者ではないでしょうか。

では、異なる時代に生み出された労働モデルに今も従っているのはなぜでしょうか?

以降で、非同期型の働き方のメリット、「非同期ファースト」に移行している企業、そしてあなたも切り替えるべき理由についてご説明します。

しかし最初に、非同期型の働き方とは何でしょうか?

同期型と非同期型の働き方の比較

同期型の働き方では作業は同時に行われますが、非同期型の働き方では作業は同時には行われません。

同期型の働き方ではチーム全員が同時に作業します。機械のように、平日の同じ時間に起床して業務をこなし、一貫したエネルギー レベルで繰り返し可能な成果を生み出すことを前提としています。

組み立てラインという状況では、同期作業は理にかなっています。各従業員が 1 つの繰り返しタスクを担当して安定した予測可能な成果をあげ、チーム全員が物理的に立ち合って部品を組み立てる必要があります。

しかし、今日の知識労働者には、場所や時間に縛られない働き方が適しています。また、習慣のメリットはたくさんありますが、全員の理想的な習慣がチームの他のメンバーと一致するとは限りません。

非同期型の働き方では、チーム全員が自分が選んだ時間に働いて人によってニーズが異なることを認識することで、真の柔軟性と自由を実現します。

非同期優先チームの4つの成功事例

しかし、非同期の働き方は本当にうまくいくのでしょうか? うまくいくことを証明している次の企業をご紹介します。

Trello

Trello はリモート ファーストの会社です。私が協力しているコンテンツ チームは Trello を利用してブログ投稿を割り当て、私のようなフリーランスのライターのワークフローを管理しています。ミーティングを行う (または必要とする) ことはなく、メールのやり取りもほとんどしません。記事を予定どおりに提出すれば、私が仕事をする場所や時間は関係ありません。

ボード、カード、リストの Trello のシステムによって、このことが可能になりました。開始から公開まで、編集プロセスのすべての段階でリストを、すべての記事でカードを利用します。コメントを介してコミュニケーションを取って、記事ごとに割り当てられた編集者とライターはカードのステータスが変更されると通知を受信します。

Trello アプリでは完全な透明性が提供されるため、編集プロセスに関与する全員が記事の進捗をいつでも確認できます。このようにして、私たちはしっかり調査されたコンテンツを毎年約 150 件、Trello ブログに掲載しています。

Gumroad

Gumroad はデジタル製品を販売するプラットフォームであり、正確には非同期ファーストの会社ではありません。非同期のみの会社です。

「完全にリモートに移行して良かったです。しかし、真のメリットは完全に非同期型の働き方にしたことでした」と Gumroad 創設者の Sahil Lavingia 氏はツイートしました。

つまり、同社にはミーティングはありません。本当です。その代わり、チームは GitHub や Slack を介してコミュニケーションを取って、24 時間で応答するように期待されています。

「スタンドアップや『同期』がなく、一部のプロジェクトではコラボレーションに費用のかかるフィードバック ループが必要になることがあるため、このような働き方では明確で思いやりのあるコミュニケーションが必要です」と Lavingia 氏は述べています。

Gumroad では非同期はうまくいっているようです。同社の年間収益は 1,100 万ドルで、前年比 85% 増となっています。

Mibo

Mibo は気軽なたまり場やチームとの絆を深めるためのビデオ チャット アプリで、参加者は仮想世界を歩き回れます。しかし、Mibo チームは同期ツールを開発しているにもかかわらず、明らかに非同期型です。従業員は完全にリモートで働いています。全員がヨーロッパに拠点を置いて大まかに 9 ~ 5 時で働いていますが、用事、家族との時間、または生産性のピークの時間を自由に調整できます。

「労働時間の設定は重要ですが、業務の遂行に関してもお互いを信頼しています」と Mibo のマーケティング責任者である Baz Hand 氏は話します。「適切なコミュニケーションによって、頻繁なリアルタイムの話し合いが不要になります」

非同期型の働き方を実現するために、Mibo は Loom、Slack、Shortcut などのツールを利用しています。Hand 氏が発見した最大のメリットは、集中力が高まったことです。

「自分が最高の仕事を特定の時間に行いつつ、それが他のメンバーと一致するように期待するのは、ちょっとおかしいですよね」と話します。「非同期によって、課題を熟考したり、考えをまとめたり、他のメンバーと共有したり、大事な作業に取り組んだりする時間ができたおかげで、カレンダーの予定が差し迫ってくることがなくなりました」

2021 年 4 月には、Mibo は開業資金 100 万ユーロを調達して、次のアプリ アップデートの構築に集中して取り組んでいます。

GitLab

DevOps プラットフォームの GitLab は完全にリモートです。1,300 人を超えるチーム メンバーは 65 か国に広がっており、会社が所有するオフィスはありません。GitLab の副次的な価値観の 1 つは「非同期コミュニケーションへのバイアス」であり、非直線的な勤務日を支持しています。

GitLab の Web サイトの記事で、チーム メンバーの 1 人の非直線的な勤務時間について読者に説明しています。この実際の例では、Darren は午前 6:30 ~ 8:30 は働いて、午前 10 時~午後 3 時は家族とスキーに出かけ、午後 4:30 ~ 10:30 まで仕事に戻ります。驚きますよね? Darren の例を共有した後に記載された内容は次のとおりです。

「私たちはこの時点で立ち止まって、今も時間が相対的であることを認識する必要があります。Darren が業務を午後 4:30 に再開した時には、標準の 1 日 8 時間勤務であれば、あと 6 時間働く必要があります。現地時間に捉われないようにすることが重要です。午後 4:30 は仕事を再開するにはおかしな時間のようですが、チームのさまざまな他のメンバーにとってはその時間は朝、午後、夜なのです。

非直線的な勤務時間は時間を仕事から切り離して、非同期ワークフローを導入するための強制的な役割として機能します。現地時間は、会社が同期型に依存して業務を行うほどの重要性しかありません」

GitLab が示したのは、非同期型の働き方に切り替えるには考え方を変える必要があるということです。つまり、業務を遂行「するべき」方法について教えられてきたことを、完全に捨て去ることです。

非同期型の働き方を導入するべき7つの理由

これまで、いくつかの企業が非同期ファーストの文化を採用して成功した例を見てきました。非同期型の働き方を導入するべき理由についても概説しましょう。

1. より公平である

同期型の働き方は同一性を前提としていますが、人々の好みや生活環境は異なるために不平等が生じます。

たとえば、子育てに加えて仕事をしている親を考えてみましょう。多くの企業では従業員に 9 ~ 5 時で働くことを期待していますが、その時間帯に学校の送り迎えが必要な子どもがいる可能性は考慮されていません。金銭的に余裕がある親は、ベビーシッターを雇ったり学童保育を選択したりできます。ただし、そうでない親は自分自身で解決する必要があります。

しかし、非同期型の働き方では、親は家族のニーズに合わせてスケジュールを自由に作成できます。

「より優れた結果を出せること以外に、非同期型は 3 人の活発な子どもと間もなく生まれるもう一人の子どもを持つ私のライフスタイルにはぴったりです」と Hand 氏は話します。「妻をサポートできますし、仕事と家庭でよりリラックスしたバランスを保てます」

2. 優秀な人材を雇用できる

会社の現地のタイムゾーンで 9 ~ 5 時の業務スケジュールのみに固執すると、その地域に居住していない膨大な人材が除外されます。非同期型に切り替えると、同期型では働けなかった世界中の優秀な候補者を受け入れられます。

3. コミュニケーションの効率が向上する

通常のミーティングを考えてみましょう。Zoom や会議室のミーティングでも、開始時間から数分間、遅れてくる人を待ちますよね? ようやくミーティングが始まると、メンバーが長々と話を脱線させたり、音声に異常があると繰り返さなければならなかったりします。

非同期コミュニケーションでは、そのような非効率性を排除できます。リアルタイムで起こることは何もないため、着席して誰かの到着を待つ必要はありません。すぐ返信するプレッシャーがないため、従業員は時間を取って慎重に正確なメッセージを作成できます。

4. 中断が少ない

リアルタイムのコミュニケーションは、リアルタイムの中断を意味します。しかし、非同期型では中断は極めてまれです。どうしたらそうなるのでしょうか? 非同期ファーストの文化では、すべてを中断してすぐ返信するプレッシャーはありません。理想としては、プッシュ通知を完全にオフにして、メッセージをチェックして返信するための時間を用意します。確かにこれには自己管理と戦略が必要ですが、その両方が備わっていれば、捉えどころのない大事な作業に自由に没頭できるようになります。

5. 仕事をするのが理にかなっている時にのみ働く

午後の不調を乗り越えるためにコーヒーをもう一杯飲むのではなく、つかれた時には素直に休憩を取ってはどうでしょうか? その時点でやるべきタスクがなくなっているのにコンピューターの前に座って忙しそうに見せるのではなく、とにかく休憩を取るのはどうでしょうか?

非同期型の働き方では、エネルギー レベルや現在の仕事量に基づいてスケジュールを作成するため、最高の仕事ができるようになります (可能な時はいつでも)。

6. 非同期ファーストの文化は透明性を育む

チームメイトは必ずしもあなたと同じ時間や場所で働く必要はないため、非同期ファーストの文化では透明性が必要になります。同僚はあなたの業務を確認できる必要があります。言ってみれば、進捗状況を確認できるということです。これを、次の 2 つの重要なメカニズムによって実現できます。

  • 職場のドキュメント: プロセスとポリシーを概説した書面のガイドライン。
  • プロジェクト管理ツール: 誰もがログインできて、プロジェクトの進捗、依存関係、ブロッカーを確認できる 1 つの場所。

7. チームが望んでいる

ミーティングを好きな人がめったにいないことは、言うまでもありません。Clarizen-Harris 世論調査によると、アメリカ人従業員の 46% は、別のステータス ミーティング (報告会) に出席するよりは、ペンキが乾くのを観察したり歯の根管を抜いたりなど、不愉快なアクティビティの方を選ぶということです。

チームには非同期でコミュニケーションを取って業務を行ってもらい、休憩を取らせましょう。

非同期型が適さない場合は?

上述のチームも時には同期型で働きます。同期型がチームの既定ではないというだけのことです。同期型の働き方が最適である状況をいくつかご紹介します。

緊急事態

緊急事態では、即時のコミュニケーションが不可欠です。非同期ファーストの企業も例外ではありません。自社を「完全な非同期型」と呼んでいる Gumroad でさえ、サイトがダウンした場合などの例外を認めています。

チームの紹介

第一印象について一般的に言われていることをご存知でしょう。チーム メンバーやクライアントのオンボーディングなど最初に誰かに会う際は、リアルタイムで紹介することにこだわって最高の印象を与えることが最適です。

チームの絆

確かに、非同期コミュニケーションでも絆を深められますが、関係を築くにはリアルタイムが最適です。誰かが冗談に笑っているのを聞いたり、同僚が良いニュースをあなたと共有したときに目を輝かせるのを見たりできることに勝るものはありません。

非同期型の働き方で新たな革新を

組み立てラインが自動車の製造方法に革新をもたらしたように、非同期型の働き方はテレワークの方法に革新をもたらすものです。しかし最初に、産業革命の遺物を手放す必要があります。産業革命は、現在私たちが脱却しようとしている、同期型の 9 ~ 5 時の業務時間を導入した時代です。


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