テレワークの経験の長さに関わらず、対面式会議から、電話を使ったバーチャル会議に切り替わったことがあるのではないでしょうか。では、いつビデオに接続したらいいのでしょうか?
ビデオ会議が常に最善の方法とは限らないので、ビデオと音声での通話をどちらか選ぶときに、音声通話をデフォルトとして選択するかもしれません。実際にビデオ通話には多くのタブーがあります。ビデオ会議に適さない服装から散らかった仕事場まで、ちょっとしたことがあなたとチームを、メリットの多い生産的なビデオ会議から遠ざけているのかもしれません。
この記事では、信頼できる会議のパートナーとして、ビデオ会議についてのよくある質問にお答えします。これを読めば、より自信を持ってチームやマネージャー、見込み客とのビデオ会議を進められるようになるでしょう。今こそ、ビデオ会議のクオリティを下げるタブーを打ち破るときです。
聞くのが怖いビデオ会議についての 6 つの質問
もう何も心配することはありません。あなたの抱える問題の答えは以下にあります。次回のビデオ会議ではダイヤモンドのように輝いて活躍できることでしょう。
ビデオを使うべきタイミング
ヘアスタイルが整っていれば、いつでもビデオをオンにしてもいいのでしょうか? 答えは「はい」です。でも、それだけではありません。
ビデオを使うと、会話に人間らしさを加えられる、ボディランゲージを読める、全員の注意を引きつけておけるなど、たくさんのメリットがあります。
ビデオは、詳細なプロジェクト計画や上司との有意義な会話に、分かりやすさと深みを加えます。さらに、親しみやすい顔の表情を見せることで、見込み客や顧客との人間関係を短時間で強化できます。
お勧めするルールはとてもシンプルです。以下のような場合にビデオを使いましょう。
- チームメンバーとマネージャーが 1 対 1 で会議をするとき
- ポジティブあるいは重要なフィードバックをするとき
- 質問の答えを得るために、チャットで 10 回以上メッセージのやり取りが必要と予想できるとき
- 議題が特に重要または複雑なとき
- パートナーに自分やチームメンバーを紹介する際に、相手もビデオを使用しているとき
生産的なビデオ会議をするために必要なツールとは?
ウェブカメラとマイク
すばらしいビデオ会議には、特別な機材も、社内の IT 部門へ連絡する必要もありません。現在使用しているデバイスには、すでにビデオ機能が内蔵されている可能性が高いので、必要なツールはもう手元にあるはずです。
多くの PC や MAC のノートパソコンは、ウェブカメラを内蔵しています。ウェブカメラが内蔵されているか分からなくても大丈夫。スマートフォンやタブレットでも簡単に使えます。
信頼できるビデオ会議プラットフォーム
Zoom、Google Hangouts、WebEx のような一体型のビデオホスティングプラットフォームが、さまざまなビデオや画面共有機能を提供しており、世界中のリモートチームによって毎日使用されています。
画面共有機能により、チームは簡単にプロジェクトやワークフローの詳細を見せたり、トレーニングやコラボレーションをすることができます。
Krisp のようなアプリは、子供、犬、屋外の騒音などのあらゆる雑音を、他の参加者に聞こえないようにします。
ビデオまたはオーディオ通話用のマイクが内蔵されたヘッドセットを使えば、テレワークがもっと快適になります。
安定したインターネット接続
Wi-Fi 接続が不安定な場合、ケーブルを使った有線接続をお勧めします。無料の Wi-Fi ネットワーク (空港やカフェを想像してください) は、たくさんのユーザーが使用して接続できなくなることがあります。そこで、本当に大切な会議の場合は、モバイルデバイスのプライベートホットスポット設定を使用してノートパソコンを接続した方が良いでしょう。この方法は安全でもあります。
ビデオ会議のときの服装は重要?
テレワークに慣れると、仕事用の服装はしていないかもしれません (実際に多くの人は、在宅勤務のときにパジャマで過ごすほうが好きです)。しかし、ビデオ会議をするときは、服装に気を使う必要があります。
慎重に判断して、いつもオフィスに行く服装と同じようにしましょう。見込み客や顧客との初めての会議の場合、どのような第一印象を与えたいかをよく考えてください。
プロのヒント: ビデオ通話の前に、鏡をチェックしたり、いろいろな調整をするために、開始前に 15 分間の「準備」時間をカレンダーで確保しておきましょう。
在宅勤務でビデオ通話に参加する場所は?
テレワークは文字通り、どこにいても仕事ができます。プロフェッショナルになるために完璧なオフィスを持つ必要もありません。それでも、ビデオ会議に参加する前には、周囲の環境について考える必要があります。
あなたの環境が、自分や他の参加者の邪魔をしないように気をつけましょう。他の参加者がビデオ通話に集中できる場所を選んでください (色調が鮮やかすぎない背景、明るいライトや太陽光が入り込まない、ランダムに横切る人がいないなど)。
クライアントとの毎月のミーティングの場合は、次のように考えてみましょう。対面式の会議では、汚い洗濯物やお皿の山が机の上にあることはないでしょう。ですから、ビデオ通話の背景にも入らないようにする必要があります。
そして、さらに重要なのは、よそ見をしてしまいそうな場所ではオンライン会議に参加しないことです。会議の参加者と通話中に、常にアイコンタクトを取れるようにする必要があります。あちこちに視線が動いていると、気が散っているように見え、つまらなさそう、プロ意識や集中力に欠けている、失礼な人などの印象を与えてしまいます。これらは決してプラスにはなりません。
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大人数でのビデオ通話で気まずくならないようにするには?
大きなグループでのビデオ会議を進行するときは、特定の人に具体的な質問をしましょう。そのときには名前で呼ぶようにしてください。これで質問に答える人が明確になり、「いいえ、あなたが答えてください」とか「あなたではありません」といった気まずい状況を避けられます。
気まずさは、鼻をすすったり、ストローで音を立てて飲み物を飲むなどの、不快な音で気が散ったときにも起こります。音声の快適さをワンランク上げるために、自分が話さないときはマイクをミュートしましょう。犬が吠えたり、ドアのチャイムが鳴ったりしてノートパソコンの前を少し離れるときは、数分間マイクをミュートし、ビデオを切ります。そして、チャットでチームメイトにすぐに戻ると伝えてください。これは、不必要に会議を中断させずに席を離れる、礼儀正しい方法です。
マネージャーに直前のビデオ通話を依頼するのは、いつが最適?
ミーティングにビデオを追加するのは、複雑なことではありません。チームのコミュニケーションポリシーを設定すると、緊急のビデオ会議の気まずさを解消するのに役立ちます。
また、簡単につながるようにする必要もあります。チームのために Zoom のようなビデオ会議ツールを選んで、ミーティング設定リンクにアクセスする簡単な方法なら、プロセスが効率化されます。これにより、会議のたびに多くの作業をする必要がなくなります。Zoom と Slack のインテグレーションにより、非公開のミーティングリンクのチームメンバーへの送信が簡単になりました。
ビデオ会議のタブーを打ち破る
Slack、Trello、テキスト、メール、電話、ビデオ会議など、職場で人々がつながる方法は、さらに複雑になってきています。けれども、ビデオ会議のマナーを複雑にする必要はありません。
他に何もなければ、より良いビデオ会議を行うために、次の 6 つの黄金律を気にかけてください。
- 人間関係の強化のためにビデオを使用する
- 問題なく動作する機器を使う
- プロフェッショナルに見えるようにする
- 全員が参加していると感じられるようにする
- ビデオへのアクセスを簡単にできるようにする
- ビデオ会議をより管理しやすくなるように、チームのルールを決める
ビデオ会議のタブーを打ち破れば、意外なほどポジティブな反応が得られるでしょう。
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