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リモートワークを効率的にする おすすめツールとアプリ

リモートワークツール

テクノロジーは進化しています。最新のテクノロジーにより、テレワークは導入が可能になっただけでなく、人気のある働き方へと変化しました。状況によっては、在宅勤務が必須になることもあるでしょう。リモートで働く社員の多くは、成功の決め手は適切なツールを活用することだと考えています。

モバイルデバイスの使用、リモートでの作業、およびテクノロジーを多用するプロジェクトの増加に伴い、さまざまなツールやアプリが、これらの働き方をサポートしつつ、目覚ましい成長を遂げてきました。リモートチームのメンバーに適切なツールを導入することは、コミュニケーションのコンテキストづくりに大きく関わります。とても多くのソフトウェアが存在するので、新しいホームオフィスの環境に慣れながら、すべてを調べるのは現実的ではありません。 

経験豊かなリモートチームであれ、新たにリモートワークを始める人であれ、以下のツールは必須です。

  • 信頼できるビデオ会議ツール
  • チャットアプリ
  • ビデオアプリ
  • クラウド連携および文書化ツール
  • プロジェクト管理ソフトウエア

チームがリモートで働く際に必要なツール

テレワークを始めると間もなく、通常のオフィス環境の外で働くことは、ただノートパソコンを持って自宅のソファに座り込むだけの単純なことではないと気づくでしょう。最高のパフォーマンスを発揮するには、明確なプロセス、定期的なコミュニケーション、および強力なデジタルスタックが必要です。 

ここからは、チームがテレワークを成功させるために必要なツールを紹介します。

Google Docs でフィードバックを得る

場面: すばらしいプロジェクトの企画を書き上げて、チームからのコメントをもらう準備ができたとき。

理由: チームは Google Docs 内で、自由なリアルタイムのやり取りを必要に応じた人数ですることが可能です。Google Docs は、ドキュメントの作成、編集、完成を簡単にする、洗練されたテンプレート、スマート編集、コラボレーション機能を備えています。さらに、モバイルでのアクセスも提供しているため、ユーザーは外出先でも編集が可能です (オフラインでも編集できます)。 

デジタルワークプレイスを整理するための Confluence 

場面: リモートチームが信頼できるニュースソースと整理されたデジタルワークプレイスを必要としているとき。

理由: Confluence なら、ナレッジ管理とドキュメントの整理を 1 か所で行えます。すぐに使えるミーティング議事録から刺激的なプロジェクトの企画まで、リモートチームのメンバーは柔軟性のあるワークプレイスで積極的に関わりあうことができます。Confluence は、リモートチームが成功するために必須の、会社全体への通知やアップデートを共有し、企業文化を強化するために役立つ空間を提供します。

迅速なコミュニケーションのための Slack

場面: 急なアップデートやちょっとした質問があるとき、またはインスタグラムのフィードで見かけた可愛いカバの赤ちゃんを共有したい衝動にかられたとき。

理由: Slack のチャットフィードなら簡単リモートチームは、さまざまなチャンネルを作成する機能を利用して、プロジェクト名、部署、仕事に関係するトピックごとに会話を分けることが可能です。メンバーはいつでも時間があるときに返信できるため、ビデオ通話に比べると中断が少なく、メールよりも簡単にコミュニケーションできます。 

多くのリモートチームは異なるタイムゾーンに分かれているため、メンバーの就業時間に配慮することが大切です。Slack のチームタイムゾーン拡張機能 (PRO プラン向け) は、メンバーの就業時間をビジュアル化して確認およびアップデートが簡単にできる、リモートチームにとって役立つツールです。午前 3 時に仕事の通知を受け取りたい人はいません。本当の悪夢になってしまいます。

悪夢からの目覚め

込み入った話し合いのための Zoom

場面: ビデオ会議でプロセス、問題、突然思いついたアイデアなどについてしっかり議論する、またはリアルタイムで画面を共有する必要があるとき。

理由: (たとえビデオ通話でも) 対面のコミュニケーションは、その人の口調、説明、反応がわかり、より複雑な考えを理解するのに良い方法です。多くのリモートチームでは、オフィス環境が作り出す人と人との直接のつながりがありません。しかし Zoom では、メンバーが週末の予定を話したり、込み入ったプロジェクトでのコラボレーションも可能なため、どんなに遠く離れていてもつながっていると感じることができます。 

安全な共有のための Dropbox

場面: 安全な方法でファイルやプレゼンテーションを同僚に送る必要があるとき。 

理由: USB メモリの共有はもう必要ありません。Dropbox を使うと、誰にでも簡単にファイルを安全に送信でき、共有したファイルで簡単に共同作業ができます。Dropbox なら、チームがすべてのファイル、コンテンツ、ウェブページのショートカットを整理できます。そのため、最新のファイルを探すのにかかる時間を減らし、プロジェクトを実行するために時間をかけることが可能になります。 

視覚的なコラボレーションのための InVision

場面: 設計仕様書やスクリーンショット、新しい製品フローへのフィードバックが必要なとき。 

理由: InVision は、詳細を簡単に捉えることができます。InVision ではコラボレーションを容易に行えるため、リモートデザインチームは真のマスターピースを生み出すために一丸となって作業できます。プロトタイプに直接コメントを書き込め、リアルタイムでのシームレスなフィードバックが可能です。複数の同じプロジェクトを表示、リアルタイムのフィードバックやコメント、ブレインストーム用のデジタルホワイトボード、同期、プレゼンテーション、画面の共有など、面白い機能がたくさんあります。 

アプリをつなげるための Trello

場面: 異なるチームが異なるアプリで同じプロジェクトの作業をしていて、すべてを把握するプロジェクト管理ツールが必要なとき。

理由: 複雑なプロジェクトを最新の状態に保つには、たくさんの可動部分が必要となります。Trello は、最も重要なプロジェクトと関わるすべての人を一元管理、整理、統合、およびコラボレーションさせる役割を果たします。リモートチームは、1 か所でのコミュニケーションが可能で、複雑な手間を省ける Trello がお気に入りです。結果として、イライラするメールのやり取りを減らすことができます。

Power-Up という魔法のような統合機能は、ユーザーにカレンダー表示、カスタムフィールド、そして (この記事のリストにあるような) Slack、Google Drive、Dropbox、InVision、Zapier などのアプリをつなげる強力な機能を提供します。 

プロセスの自動化のための Zapier

場面: つまらないタスクのデジタルメンテナンスをたくさんしていると気づいたとき。 

理由: テレワークのメンバーは、時間管理に特に気を配る必要があります。繰り返しのタスクを手動でアップデートするのは、賢明な時間の使い方ではないと誰もが感じています。Zapier は、あなたのお気に入りのアプリとつながり、ワークフローを自動化して、より重要な作業に集中する時間を提供します。Zapier は、ヒューマンエラーと昔からある単純な物忘れを防いでくれます。 

ファインディングニモミーム

仕事から離れるときのための Headspace

場面: 打ちのめされているとき。

理由: 居間で働いている場合、締め切りや会議で長い一日が終わった後に、完全に仕事を忘れることは難しいかもしれません。Headspace は、ストレスを減らし、マインドフルネスを向上させ、テレワークのメンバーを燃え尽き症候群から守る瞑想と健康的な生活のためのアプリです。在宅勤務の場合、仕事から離れることがとても重要です。 

これらのアプリをリモートワークツールボックスに追加する

テレワークに慣れようとしているとき、チームが同じ考え方を持つために常に同じ場所にいる必要はないことを思い出してください。今回紹介したツールを、チームやプロジェクトの管理にお役立てください。使いにくいツールや、退屈なオフィスの小さく区切られたワークスペースとは永遠にお別れできますように。 


皆様からのご意見、ご要望をお待ちしております。Twitter (@trello) もぜひご覧ください。

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