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効果的な Trello ボードを設定するための 5 つの成功事例

Trello に注目した画像

真っ白な Trello ボードを見たときの反応は、次のうちのどちらかです。

  1. 発生するあらゆるタスクを整理し、処理しようというモチベーションが高まる。

または

  1. ヘッドライトに照らされた鹿のように、茫然と立ちすくんでしまう。


Trello はまっさらなキャンバスなようなものであり、アイデア、期限、チームのコラボレーションを自由に書き込めるデジタル ホワイトボードです。しかし、その反面、整理することが多過ぎるようにも感じられます。では、どこから始めればよいのでしょうか。

ステップ 1: 自分の Trello ボードを作成する

Trello にはまだ熟達していなくても、そのノウハウはすでにご存じだと思います。Power-Up の驚くような機能を目にされたことがあるかもしれませんし、Butler の性能をすでに体験されているかもしれません。便利なキーボード ショートカットを利用されている方もいらっしゃるでしょう。チームがすでに始動していて、次回プロジェクトのコラボレーションの準備が整っている、という方もいらっしゃるかもしれません。しかし、まずは、その新しいボードを作成する必要があります。

開始するには、新しいボードを作成 (左上隅の [ボード] ボタンをクリックし、下にスクロールして [新しいボードを作成] を選択し、素敵な名前を付けるだけの簡単な作業) して、適切な背景を選択します。

しかし、重要な作業はその次であり、自分のニーズを満たすためにボードを構成する必要があります。Power-Up と Butler の自動化ルールが役に立つことは間違いありませんが、新しいボードを設定するときはいつでも基本的な成功事例を心に留めておくことが重要です。

次に、Trello ボードを真に成功させるための実践方法をご紹介します。わかりやすく、チーム メンバーの意思統一を図れて、詳細に漏れがないボードを作る必要があります。

ステップ 2: 使いやすい Trello ボードにする

チーム メンバーの意思統一が図れなければ、コラボレーションは成り立ちません。プロジェクト担当者は毎日 Trello ボードを見るかもしれませんが、他のチーム メンバーはプロジェクトの関連事項をたまにしかチェックしないかもしれません。自分が初めてボードを目にしていると想像してみてください。何が起こっているかをすぐに把握できるでしょうか。

「ボードの機能」Trello カードを作成する

タイトルの後に来る、左上のカードはチーム メンバーが最初に目にするカードであるため、そのカードを使って、普段使わない人にもボード内で何が起こっているかを説明しましょう。

「ボードの機能」という名前のカードを作成し、その中に、ボードの中でカードを移動させる方法や、それぞれのリストの状況を確認する方法についての詳細な指示を記入しておきます。

次のような質問に対する回答を記載します。

✅ このボードの主旨は何か

✅ 誰がこのボードを使用するのか

✅ 各リストの目的は何か

✅ このボードはどの Power-Up を使用しているか

✅ このボードには Butler の自動化ルールがあるか

✅ カードが特定の場所に移動したときにタグ付けの対象となる人がいるか

✅ タスクが完了したことをどうやって判断するのか

✅ 特定のラベルを使用する必要があるか、それらのラベルは何を意味しているか

✅ 質問がある場合は誰に連絡すればいいか

このようにすると、チーム メンバーに詳細なリソースを提供できて、生産性の合理化を図れます。

Trello ボードのスクリーンショット

わかりやすいリストと明確なビジュアルを使って整理する

他のチームからの質問、ブレインストーミング セッション、未割り当てのタスクなど、新着のタスクや新しいアイデアのための明確な場所を作りましょう。[Incoming (新着)] リストを使用すれば、チームが今後の予定を把握できるほか、未処理のカードを明確にしたり、チームにブレインストーミングの場を提供したりできます。

もちろん、予防こそが最善の策ですから、わかりやすいリスト タイトルを使用して一目見ただけで誰でもわかるようなボードにしましょう。

カード カバーと色を使用すると、新しいボードをさらに整理できます。カードの添付ファイルを前面にフルサイズのカバーとして表示できます。カード全体の色の変更もできます。カードの色をリスト ヘッダーやリスト セパレーターとして使用すると、各リストの中で簡単にカードを視覚的に並べ替えられるため、大変便利です。

カード カバーと色のスクリーンショット

ステップ 3: ボードの責任者を決定する

世界最高のワークフローも、うまく機能していることを確認する担当者がいなければ、失敗してしまいます。ボードの担当者を割り当てるか、週ごとに担当者を切り替えましょう。このような担当者がいれば、しばらく動いていないカードをフォローアップしたり、新しいカードが正しい場所にあるかどうかを確認したりできます。

また、カード エイジング Power-Up を有効にして、このようなジョブを Trello にも実行させられます。その場合、直近の 1 週間に編集や移動をしていないカードの色が薄くなります。このようにして、新しいカードや色が薄くなったカードに気付いた人がいたら、その人がオーナーシップを持ち、そのタスクをフォローアップするというように、チーム全体に責任を持たせられます。

Trello ボードのスクリーンショット

チームが新しい Trello ボードを使い始めるときには、ボード全体に注意を払う担当者 (または何人かのグループ) を置くようにしてください。

ステップ 4: プロセスの変化にボードを適応させる

最初から完璧なボードにする必要はありません。実際、基本的なフレームワークを考えてから、チームにとって最適になるようにボードを微調整するのは良い方法です。ボードがアジャイルになるほど、ワークフローもアジャイルになっていきます。

ワークフローの流れが悪い場合は、その理由を考えます。ブロックされたタスクのための場所がボードにないからかもしれませんし、メールでのやり取りによる処理に戻るという悪しき習慣を排除しなければならないかもしれません。

特に、タスクをさまざまな視点から見る必要があります。3 列のボードをチェックリスト付きの 1 枚のカードに簡単に変更できるかもしれません。また、扱いにくくなったカードやチームにとって細か過ぎるカードを、独自のボードにする時期になっているのかもしれません。

Trello カードの裏面の画像

チェックリストがあまりにも大きくなって多数のアクションが必要になり、実際にボードにする必要がある場合があります。

Trello ボードのリストの画像

プロジェクトや優先度は変化しますが、優先度に合わせてボードを変更しても何も問題はありません。

ステップ 5: 迷ったらテンプレートを使用する

結局のところ、Trello の素晴らしい (ときには物怖じしそうになる) 点は、どんなワークフローにも合うようにカスタマイズできることです。ただし、すべてを自分でやらなければならないわけではありません。Trello テンプレート ギャラリーを閲覧して、To Do リスト、プロジェクト、ワークフロー、チーム タイプに合わせたボード テンプレートやサンプルを見つけてください。状況にぴったりのボードがなくても、自分のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。

以下のようなセクションがあります。

📈 ビジネス

プロジェクト管理

🏡 プライベート

💪🏽 チーム管理

💻 テレワーク

💸 セールス

🎨 デザイン

その他多数用意されています。

Trello テンプレート ギャラリーのスクリーンショット

自分のチームにとって何が有効なのかを考えてみましょう。情報を得るために自分のボード以外に行く場所はないと思えたとき、的確なボードを作成できたと判断できます。


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