Trello のカードの繰り返し: チームの時間を毎日節約する簡単な方法

仕事と生活は、多くの場合、繰り返しのタスク、期限、日常的な作業で埋め尽くされています。それらは覚えておく必要がある非常に重要なことであるにもかかわらず、実際、認めたくないほど頻繁に忘れてしまうことでもあります。

いずれにしても、Trello の カードの繰り返し Power-Up が役立ちます。あなたが定期的にコピーまたは再作成しているカードに予定された自動化を追加することで、時間とクリック作業を節約できます。

メンバーが出勤してくる前でも、カードの繰り返しによってチームが定期的に毎週やるべきことをすべて自動的に Trello ボードで準備することで、月曜日の作業が楽になります。さあ、始めてみましょう。節約した時間でもう一杯コーヒーを飲んで、Trello に自動化を実行してもらいましょう。

カードの繰り返しの仕組み

Trello カードは、毎日、毎週、毎月、毎年など、指定した時間に作成する新しいコピーに対して設定できます。母親の誕生日プレゼントを忘れてしまったら、もう言い訳できません。

繰り返しのカードには、親カードからのメンバー、説明、チェックリスト、拡張チェックリスト機能などが含まれており、チームはワークフロー内での時間をさらに節約できます。

繰り返しのタスクのためのカード作成を自動化して、脳の貴重なスペースの一部を解放できる方法は多数あります。考えられる方法は次のとおりです。

• 1 対 1 のミーティングを定期的にスケジュール: 定期的に 1 対 1 のミーティング、チェックイン、レビューを行うマネージャーと人事チームのメンバーは、繰り返しのカードを設定して、今後のミーティングについてチームに知らせるだけでなく、ミーティング時に話し合うアイテムを一覧にしたり要点を記入したりする場所も提供できます。

• 月末会計処理のリマインダー: 毎月の帳簿の締め切りに関して、財務チームや運用チームは必要なステップのすべてにカードを作成して、たとえて言うならばソファでお金が紛失しないようにできます。

• 繰り返しのレポートを自動化: 売上に関して、週次、月次、年次の営業レポートを作成する必要がある営業チームは、既にカードに添付されている Google スプレッドシートのファイルを利用して、それらのタスクを To Do リストに追加できます。

• マーケティング向けの定期的なコンテンツ作成: 定期的にニュースレターを送信したりブログ投稿を公開したりするマーケティング チームは、既にカードに追加されているニュースレターの担当者であるコンテンツ マネージャーによって作成されたカードや、完了する必要があるすべてに関するチェックリストを利用し、思いどおりのマーケティング メールを送信できます。

• 定期的にパスワード変更を実行する IT チームは、更新する必要があるパスワードを把握してセキュリティ侵害のリスクを最小限に抑えられます。

もちろん、仕事ばかりしていては面白みのない人になってしまいます。オフィス以外で、生活の中で他のチームとカードの繰り返しを利用できる方法をいくつかご紹介します。

• あなたと仲間が Trello チームを作っていて、フィットネスの目標をお互いにうまくやりこなせるようにするには、定期的なワークアウトの習慣をカードに設定して、毎日実行する必要があるワークアウトにはチェックリストを追加します。
  
  
• ミートローフの月曜日が肉なしの月曜日に切り替えられたことがあるかもしれませんが、食事計画は今も実際に信頼されています。家族が望むお気に入りのすべての料理に対して食事計画ボードに自動化をいくつか追加すれば、翌週の夕食の献立やその献立に合わせるワインについても、それほど悩まずに済むようになります。
  
  
• 保護者と教師の組織 (PTO) では、タスクを委任した保護者に繰り返しのカードをアサインして設定することで、常に年間イベント、資金調達イベント、月次ミーティングの準備を整えられて、今秋のベイク セールを見落とさなくなります。

Trello のカードの繰り返しを有効にする方法

その他の Power-Up と同様に、カードの繰り返しを有効にできます。設定するボード上で、[メニュー] > [Power Up] > [カードの繰り返し] の順に移動します。そこから、さまざまなカードの繰り返しの設定を編集できます。

カードの繰り返し Power-Up はボード特有であることにご注意ください。

プロのヒント: 繰り返しのカードすべてを保管するボードに、専用のリストを用意しましょう。カードの裏面で簡単に設定を編集できます。カードをアーカイブしても繰り返しに影響しませんが、カードを削除すると影響します。

*編集者注: この投稿は 2016 年 8 月に公開されて、2020 年 8 月に新しいアイデアと情報が多数追加されました。

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