ポストモーテム ミーティングのために Trello と Confluence を連携して活用する方法

プロジェクトが終了すると、一つの時代が終わったように感じることがよくあります。プロジェクトは、初期のプロジェクト計画段階から最後のチーム ミーティングまで、メリット、デメリット、その過程で学んだ教訓から成る行程です。長期間に及ぶプロジェクトが完了すると、安心感と達成感を得られます。しかし、紙吹雪をまく前に、プロジェクトを「完了」と見なす前にやるべき仕事がまだ残っています。

面倒だと思わずに、この話をお聞きください。

多くのチームが、プロジェクトの最終ステップを稼働開始日、またはすべてのサブタスクが完了した時だと誤解しています。しかし、プロジェクトの本当の最終ステップは、チームで協力してプロジェクトの成功や失敗を熟考し、これらの結果を文書化し、次回に備えて物事を改善することであることを忘れています。

プロジェクト タイムラインでの最後のイベントは、ポストモーテム ミーティング (報告会、リフレクション、またはふりかえりとも呼ばれます) というおしゃれな用語が付けられています。プロジェクト計画に含めるとチームに非常に役立ちます。

ポストモーテム ミーティングとは?

この謎のミーティングではどのようなことを行うのでしょうか。ポストモーテム ミーティングのコンセプトは単純です。プロジェクトの最後に実施してプロジェクト全体を確認し、計画通りに進んだことや改善できることを決定することがポストモーテム ミーティングの目的です。

ミーティングが終了するまでには、チームは改善を進めるためのベスト プラクティスや機会を特定できているはずです。

チームがポストモーテム ミーティングを実行する必要がある理由

チームでのポストモーテム ミーティングによって、カレンダーにまた別のミーティングを追加することになりますが、延期したり拒否したりしてはいけないミーティングです。ポストモーテム ミーティングはプロジェクトのライフサイクルでの合理的な部分であるため、無視すると通常はチームの時間をほんの少し投資するだけでよいことに対して大きな利益を失う可能性があります。

バックログによると、効果的なポストモーテム ミーティングはチームにとって有益です。

• 効率の向上: プロセスを見直してプロジェクト終了後のミーティングを計画することによって、改善すべき領域を特定して、次回にタスクへ取り組むためのより適切な方法を見つけられます。
• コミュニケーションの改善: 指定した時間を提供してお互いに話し合って意見を聞くことによって、ポストモーテム ミーティングでは、チームがより緊密に作業して他のメンバーの作業状況に意識を向けられるようになります。
• 間違いから学ぶ: プロジェクトの苦境と成功を見直すことによって、うまくいかなかったこととうまくいったことを見つけ出します。
• 終結: ミーティングを行うのは、プロジェクトを正式に終了するための協調的な方法であり、最後に話したいことを話し、プロジェクトの完了をお祝いする最後の機会をメンバーに提供します。
• 情報の共有と文書化: チームまたは組織の他のメンバーとミーティングの結果を共有することで、他の全員がプロジェクトの価値や成功に関する主な意見 (またはそれらの欠如) を把握できます。その後、分析やメモをチームの共有ナレッジ スペースに文書化します。

Confluence と Trello を利用してポストモーテム ミーティングを管理する

作業チームに関するあらゆることと同様に、優れた組織が成功の鍵となります。そのため生産的なポストモーテム ミーティングをホストする際は、その他の重要なミーティングで行う時と同じ方法で取り組むようにします。準備を整えて集中し、その後文書化します。

ここで、「ポストモーテム ミーティングを実施し、その後結果を文書化するためにチームが使用すべきツールは何か」という質問が投げかけられます。世界中の多くのチームがこの答えを見つけています。その解決策には 2 つのツールが必要となります。両方のツールを連携して使用するとうまく機能するため、最高の組み合わせと言えるでしょう。そんな組み合わせが本当にあるのです。

Trello はポストモーテム ミーティングを含む、あらゆる種類のミーティングを企画するチームに利用されてきました。別の Atlassian 製品である Confluence は、コラボレーションの取り組みや知識とリソースの保存に適しています。これら 2 つのツールを利用すると、ポストモーテム ミーティングで得た情報を簡単に収集して整理し、後で参照するために永続的に保存できるようになります。

奇しくも「confluence」という言葉は、2 本の川の合流点と定義されています。ここでは、Trello と Confluence を 1 つのワークフローに組み合わせて、プロジェクトのポストモーテム ミーティングをスムーズに進行させる方法をご紹介します。

1. Trello でポストモーテム ミーティングの準備をする

チームがプロジェクトを分析するために適切な時間を得られるように、ミーティングの数日前にブレーンストーミングを開始できるデジタル スペースをチームに提供すると良いでしょう。

これを行うには、次のリストを使用して Trello ボードを設定します。

• 話し合いのテーマ: ブレーンストーミングに関する質問
• プロジェクトのパフォーマンス: ここに成功の指標や分析を追加します
• うまくいったこと: 肯定的なフィードバック
• うまくいかなかったこと: チームが今後変更を希望するプロジェクトの要素
• 学んだ教訓: 話し合いから得た主な要点

話し合いのテーマのリスト内にカードを追加して、チームがブレーンストーミングを円滑に行えるようにします。

次のような質問を含めます。

🏆 このプロジェクトは成功したか? 成功した理由、または成功しなかった理由は?

👍🏼 プロジェクトのどの要素が円滑に進んだか?

👎🏼 プロジェクトのどの要素に不満を抱いたか?

⌚ プロジェクトのタイムラインは計画通りに進んだか?

💭 次回、違うやり方で対処すべきことは何か?

🙌🏽 継続すべきことは何か?

プロジェクトの責任者に、「プロジェクトのパフォーマンス」リストに成功の指標を追加してもらうように頼みます。これらの指標はプロジェクトのタイプによって異なりますが、チームが元のプロジェクト目標を達成したかどうかについて、具体的なデータを提供してくれます。この指標は、ミーティング時に参照するのに役立ちます。

ミーティング前に、チームに「うまくいったこと」、「うまくいかなかったこと」のリストにフィードバックを追加してもらいます。各フィードバックを自分のカードに追加します。話し合いが進むにつれて、ミーティング中にこれらのリストを追加できます。

カード カバーを使用して、ボードに視覚的な手がかりを追加します。これを行うには、カードを開き、[カバー] を選択して、色、Unsplash から写真を選択するか、自分自身の画像をアップロードしてから、カード全体または半分のみに適用するかを決定します。

同じ考えやフィードバックに対してチーム メンバーに複数のカードを追加してもらうのではなく、投票 Power-Up を有効にして、複数のチーム メンバーが同意するフィードバックのカードがあれば、そのカードに投票してもらいます。この機能によって、チームの大多数が同意、または同意していないフィードバックを簡単に一目で確認できます。

投票するには、カード上にマウスを置き、キーボードの「V」を押します。すると、親指を立てる合図が表示されます。カードに投票した人数がカードの前面に表示されます。

2. Trello でプロジェクトのポストモーテム ミーティングをホストし、企画する

最近は多くのチームがリモート業務を行っているため、個人で集まることがない場合、チーム全員にビデオ経由でミーティングに参加してもらうことは有益です。表情が見えると、気まずさが減り、全員が集中できるようになります。

ミーティングのためにアサインする重要な役割が 2 つあります。司会と書記です。司会は通常、プロジェクト マネージャーか、別の関連するマネージャーが務め、時間、話し合いのテーマに気を配り、生産的な方法で会話を管理します。書記は几帳面な人である必要があります。タイピングが速ければ、それも役立ちます。

ミーティングを開始するには、プロジェクト全体がどのように進んだかという大まかな概要を全員が確認する必要があります。こうすることでプロジェクトの進行に関するコンセンサス (または、異なる意見) を形成し、即座に話し合いのテーマを強調します。

次のステップは、「プロジェクトのパフォーマンス」リストに挙げられた分析を見直して、全員が指標を理解していることを確認することです。その後、「うまくいったこと」と「うまくいかなかったこと」について掘り下げます。

これはミーティングのほとんどの時間を費やす部分です。そのため、チーム メンバー全員が参加するように促します。メンバーの意見やフィードバックが、会社での立場に悪影響を及ぼすことはないことを伝えます。心理的安全性を確立すると、誠実に、順調に話し合えます。

話し合いによって、チームがプロジェクトのどの要素を進めていくか、または完全に排除するかを決定できるようになります。この内容を決定したら、「学んだ教訓」リストに追加し、話し合いから得た主な要点を見直します。

どんな結果であっても、別のプロジェクトの終了やプロセスの改善を進める機会を一緒にお祝いするようにしましょう。

3. Confluence でプロジェクトの要点を文書化する

次に、これらのすばらしいインサイトのすべてをまとめて、チームや他の部門が次のプロジェクトに先立って確認、熟考、参照できる場所に保存します。さらに、特に終了間際のプロジェクト用に Trello ボードを作成した場合は、その過程で学んだ内容の記録を保持しながらボードをアーカイブできます。そこに Confluence が関連してきます。

Trello ボードや Trello カードを、ポストモーテム ミーティング用に作成したページに直接リンクさせる場合は、URL をコピーして Confluence スペースに貼り付けると、Trello プレビューが表示されます。

Trello と同様に、チーム メンバーへのタグ付け、ラベルの追加、ファイルの添付、スペースの整理などをお好きなように行えます。

Confluence を使うのは初めてですか? Trello の Confluence Cloud Power-Up をご利用いただくと、このプロセスをとても簡単に行えます。このフィーチャーでは、Trello カードでの作業の背後にある詳細と永続性を提供して、プロジェクト完了後に起きたことを再確認できるようにします。

Confluence ページではリアルタイムのコメントをサポートしており、Trello カードの裏面をチェックして、Confluence ページのアクティブ度を簡単に確認できます。また、Trello カードから Confluence ページを作成できるため、プロジェクトには必要な情報すべてが常に備わり、Trello ボードから簡単にご利用いただけます。

より生産的なプロジェクトのポストモーテム ミーティングのための強力なツール

次回、チームが困難なプロジェクトを完了する際は、プロジェクトのポストモーテム ミーティングを必ず実施して、最大限に尽力して将来に向けて改善しましょう。このプロセスを Trello と Confluence を組み合わせて行うと、簡単にミーティングを実施できるだけでなく、求めているインサイトを得て、今後使用するために保存して公開共有できます。本当に簡単にできましたよね。

前置きはこれくらいにして、お祝いしましょう。ポストモーテム ミーティングのエキスパートとして、プロジェクトを正式に完了できるようになりました。

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