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Trelloとメールの情報格差をなくす方法

Trelloとメールの使い方

完璧な世界を想像してみましょう。そこではすべての人々がゴミをリサイクルし、プロジェクトに関わっている全員(ゲストや閲覧者として関わる外部のクライアントや同僚も含む)が同じTrelloボードでコラボレーションしているはずです。

しかし現実には、コラボレーション用の新しいツールの使用しようとすると、それがたとえ簡単に使用できるツールでも、内部ポリシーや純粋にクライアントの意向の欠如によって承認されず、結果として石板やメールのような古い手段を使用して行わなくてはいけない場合があります。 

もちろん、だからといってプロジェクトを進めるために愛用しているTrelloボードの使用をあきらめる必要はありません。

ここからは、メールの使用をやめられないクライアントや同僚とTrelloで作業するために役立つヒントを紹介します。

メールからTrelloへの移行

誰かがメールでリクエストやアイデアを送信してきたら、まず受信トレイからTrelloに移動させます。そうすることで、他の仕事と一緒に整理して優先順位を決められるのです。

Trelloはメールを移動させるための機能やインテグレーション、Power-Upを提供しています。使用できるオプションは以下のとおりです。

Email-to-board(メールをボードへ)

EmailToBoard

各Trelloボードには、独自のメールアドレスがあり、このメールアドレスにメールを送信または転送することにより新しいTrelloカードを作成します。新しいカードが作成されるリストやポジションの選択も可能です。

新しく作成されたカードはメールの件名をカード名、メール本文をカードの説明として使用し、あらゆる添付ファイルをカードに追加できます。

設定方法は以下のとおりです。

  1. ボードメニューの[more..(さらに表示)]をクリックしてから、[Email-to-board Settings(メールからボードの設定)]をクリックする
  2. 新しいカードが作成されるリストとポジションを選択する
  3. 独自のメールアドレスをコピーし、そのアドレスにメールを送信してみる

✨プロのヒント各ボードのメールは長く、ランダムに生成された文字列なので、メールクライアントの中に覚えやすい名前で新しい連絡先を作成しておきましょう。

email-to-boardアドレスを使用してメールをボードに送信する場合は、以下のように件名を修正するといくつかの仕事が楽になります。

  • 件名に#labelname、#labelcolor、または #labelnumberを入力してラベルを追加する
  • 件名に@usernameを入力するか、TrelloメンバーのメールアドレスをCCに入れてメンバーを追加する

GmailおよびOutlook

Trello向けGmailアドオン

GmailまたはOutlookを使用している場合は、Gmail向けTrelloアドオンOutlook向けTrelloアドオンを使用してTrelloインテグレーションを活用できます。どちらのアドオンでも、受信トレイから離れることなく、Trelloの中のあらゆる場所に新しいカードが作成可能です。

どのボードとリストに新しいカードを作成するのかを選択、作成されたカードの名前と説明を編集できます。さらに、Outlook向けTrelloアドオンは、作成したカードに期限を追加することも可能です。

それでは、ここからはアドオンを使用し始めるために役立つリソースを紹介します。

Gmail

Outlook

SendBoard Power-Up

SendBoard-Wash-and-Cut

SendBoard Power-Upは、本当に素晴らしいPower-Upです。メールから新しいカードが作成可能なだけではなく、Trelloの中でいつまでも残っているメールに返信することやコミュニケーションの管理のすべてができます。 これで受信トレイを実際にTrelloの中に持ってくることができるので、チームは作業を完了させるために複数のアプリを行ったり来たりする必要がなくなるのです。

Email-to-board機能と似ていますが、この場合は既存のチームのメールアドレスとボード(例:sales@company.com)を関連付けることで、指定されたリスト上の各受信メール用に新しいカードを作成します。このPower-Upの利点は、チームがメールの返信でコラボレーションし、Trelloカードからリッチテキストエクスペリエンスを使用して直接メールに返信できることです。さらに添付ファイルも含められます。

.SendBoard Power-Upは、サードパーティの優良製品です。価格プランをご確認ください。

フィードバックをTrelloに戻す

EmailToCard-1

クライアントにチェックが必要な作業をメールで送信し、フィードバックを受け取ることがあるかもしれません。このフィードバックを直接Trelloカードにコメントとして送信するのは簡単です。それは、各Trelloボードに独自のメールアドレスがあるように、1枚1枚のTrelloカードにも独自のメールアドレスがあるからです。 

1枚、1枚、すべてのTrelloカード!🤯

ウェブ上でカードのメールアドレスにアクセスするには、カードをクリックして開き、カードの裏側のアクションセクションの中の[Share(共有)]をクリックし、カードのメールアドレスをコピーします。このアドレスから送信されたメールは、あなたからのコメントとしてカード上に表示されます。 

Butlerを使用してメールの更新を自動化する

最後に、Butlerを使用してプロセスを自動化して時間とクリックの回数を節約しましょう。Business ClassとEnterprise teamsには、ボタン、ルール、カレンダーおよび期日コマンド用のアクションとしてメールを送信することを含む、高度なButler機能が付随しています。

これにより、プロジェクトが前進したときに、クライアントへの自動的な情報提供が可能です。

例えば、カードが「Awaiting Client Feedback(クライアントのフィードバック待ち)」という名前のリストに移動すると、事前に用意しておいたテキストとButlerで変数を使用して引き出した情報を含めたメールを送信するというルールを構築できます。

TrelloのButler向けメール

この場合、以下の情報が含まれるメールをクライアントに送信します。 

  • メールアドレス
  • 件名{cardname}のフィードバック
  • 本文:

    お世話になっております。
    {
    cardname}の進捗状況をお知らせいたします。作業を進め、この仕事を完了させる前にフィードバックをいただければ幸いです。

    ご依頼内容の確認:



    ご確認いただくファイルは、共有Dropboxフォルダーでアクセス[here](www.dropbox.com)アクセスできます。

    {cardduedate}までにフィードバックをいただければ、合意済みの納品期日に向けて予定通りに作業を進めていくことが可能です。

    お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
    Brian

上記のように、時間を節約するために、メールの件名と本文フィールドに変数を組み込んでいます。Butlerは自動的に情報を引き出せるので、この設定が可能なのです。それぞれの変数の役割の詳細は以下のとおりです。

独自のメール送信用のButlerルールを構築するには、以下のステップに従ってください。

  1. Butler Power-Upをボード上で有効にしていない場合は有効にする
  2. Butlerのメニューで[Rules(ルール)]を選択する
  3. [Add Rule(ルールを追加)]をクリックする
  4. トリガーの設定は「when a card is ‘moved into’ list ‘Awaiting Client Feedback’(カードが「クライアントフィードバック待ち」リストに移動したとき)」を選択し、[+]記号をクリックしてトリガーを追加してください。
  5. アクションの設定は、メール送信フィールドを指定するために[chat icon (チャットアイコン)]タブをクリックする
  6. 自動的に送信したいメールのメールアドレス、件名、本文を入力して、[+]記号をクリックしてルールを追加する
  7. [Save(保存)]をクリックしてルールを保存すれば準備完了

Trelloを使用してコミュニケーションの溝を埋める

このように、Trelloはメールをワークフローに組み込む様々な方法を提供しています。

クライアントとの作業、見込み客の維持、カスタマーフィードバックのコラボレーションのいずれの場合でも、ヒヤリハットや重要なアップデートをメールに埋もれさせたりすることなく作業を完了できます。


皆様からのご意見、ご要望はとても大切です。Twitter(@trello)、またはsupport@trello.com までご意見をおよせください。

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