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働き方を変える Trello の機能 5 選

投稿者 | 公開日 | 2 分 (読む時間)
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テレワーク環境とプロセスを採用する人、チーム、組織が増えるにつれ、生産性を維持し、コラボレーションを促進する優れたデジタル ツールのニーズも高まっています。分散した環境では、Herman Miller の極上の椅子でクルリと回って、四半期ごとのプレゼンテーションを同僚に頼んで手伝ってもらったり、オフィスの周りを見渡して誰が何に取り組んでいるかを確認したりできません。

Trello や Slack のようなデジタル コラボレーション ツールは、こういったオフィスでの体験をオンラインでシミュレートし、あらゆるタイプのチームのための仮想の職場を作り出します。チームや経営陣の誰もがすべての企業プロジェクトで、誰が誰と何に取り組んでいるのかを完全に把握できます

Trello はリモート チームを念頭に置いて構築されました (また、当社は 10 年近く企業としてリモートで運営してきました!)。会議からプロジェクト計画に至るまで、そしてその間にあるすべてのチームの構築活動も含め、Trello はリモートでのコラボレーションを本当に楽しくするための素晴らしい機能を備えています。

新しいユーザーであれ、熱心なファンであれ、プラットフォームの新機能とコア機能は、タスクへの取り組み方やチームでの作業方法に変革を起こします。

Trello Chrome Extension をオンにする

Trello Chrome Extension によって、ブラウザとプラットフォーム間のクリックと切り替えにかかる時間を大幅に節約できます。

Google Chrome を使用している場合は、この拡張機能をダウンロードして、ブックマーク バーに Trello アイコンを追加できます。Web ページ上でいつでも、特定のボードの Trello カードに簡単に切り替えられます。

たとえば、業界内の最新のニュースやトレンドをチームに伝える役割を担っている場合を考えます。Trello ボードを作成して、見つけた記事をすべて保存し、チームが余暇で読めます。何時間もコピー アンド ペーストを繰り返すのではなく、ブラウザで Trello アイコンをクリックして、ドロップダウン メニューからボードを選択し、[Attach [Link name] ([リンク名] を添付する)] チェックボックスをチェックするだけで済みます。リンク付きのカードが自動作成されます。

これに加えて、Chrome 拡張機能を使用して Trello ボードをシームレスに検索できます。ボードが膨大になっている場合、または特定のプロジェクト ボードを見つけるためにクリックとスクロールを繰り返したくない場合は、この Chrome 拡張機能が便利です。

Trello for Chrome では、検索で「t」を押してからスペースを押すと、Trello で直接検索が開始されます。そこから、ボード名の任意の部分を入力すると、結果がドロップダウンとして表示されます。任意のボードを選択すると、そのボードが表示されます。

生産性の救世主: キーボード ショートカット

Trello ボードで、次のよく使われているキーボード ショートカットやそれほど知られていないキーボード ショートカットを試してください。それによって、クリック回数が減り、貴重な時間が節約でき、指がつることもなくなります。

  • B — ボード メニューにアクセスします。すべてのボードを俯瞰できます。移動して Enter を押すと、ボードが開きます。
  • N — 新しいカードをリストに追加します。
  • Q — 自分のカードのみを表示します。これにより、素早く絞り込み検索して、ボード上の自分に割り当てられた Trello カードを表示できます。
  • F — 絞り込み検索機能に簡単にアクセスして、キーワード、ラベル、メンバー、期限でボードとカードを絞り込み検索できます。
  • D — カードを表示するときは、このショートカットを使用して期限を設定します。期限ピッカーを開き、日付に移動します。
  • C — カードをアーカイブします。カードをきれいに整理できます。
  • スペース — カードに自分自身を割り当てます。このショートカットは、その特定のカード/タスクにあなたを追加します。
  • ? — 他のショートカットも利用したいですか?ボード上で「?」を押すだけで、Trello で使用できる豊富なショートカットが表示されます。

カード カバーでコラボレーションをカラフルにする

カード カバーと色を使うと、Trello ボードとカードをより見やすくできます。自分で写真をアップロードするか、Unsplash ギャラリーを使用して Trello カードにカバー表示を設定できます。

カードの裏面にある「カバー」という名前のボタンをクリックして、添付ファイルをカード名 (以前の動作方法) の上に表示するか、カードの高さ全体に表示するかを選択するだけです。

リモート チームでは、社内の全員に会ったり、知り合ったりできません。そこで、チーム メンバーの顔を覚えるのに便利な Team Directory ボードの出番です。ボード上の各リストは部門であり、各チーム メンバーは自分の写真をカード カバーに使用できます。カードによって、企業はすべてのチーム メンバーの住んでいる地域や趣味を把握できます。

 

拡張チェックリストを使用して、チームのためのタスクに関する情報を整理する

Trello は、プロジェクトやタスクを計画するための視覚的かつ構造的なツールですが、プロジェクト ボード上のカードが多すぎて煩雑になる場合があります。タスクの細かな詳細を調べたい場合やそのタスクを達成するためにいくつかの期限やスタッフが必要な場合、拡張チェックリストによってこれらの不確定要素を明確に整理できます。

Business Class サブスクリプションで、この機能を使用できます。任意のカードにチェックリストを追加し、リスト上の項目としてタスクを書き込み、チーム メンバーと期限をタスクに割り当てます。これにより、すべてのチーム メンバーが、誰が何に取り組んでおり、それらのサブ タスクをいつレビューまたは完了する必要があるかを明確に把握できます。

ボードでカレンダー Power-Up が有効になっている場合は、割り当てられたチェックリスト項目も確認できます。あなたとそのチームは、拡張チェックリストを使用することですべてのタスクを確実に把握できます。

Butler Automation でより良いワークフローを構築する

Butler は、文字通り仕事のやり方を変える Trello 機能の 1 つです。

期限を確認したり、カードを「完了」リストに移動したりなどの日常的なアクションに忙殺されているなら (ただ、この紙吹雪機能はみんな大好きです)、自動化を検討すべきです。

Butler によって、Trello ボードに自動化、ルール、コマンドを設定して、繰り返し作業を減らせます。何より、Butler に高度なコーディング スキルは不要です。自動化は、自然言語を使用して簡単に作成できます。

パワフルな自動化を実現する Butler をボードに追加するには、ボード メニューの Butler アイコンをクリックします。それだけで、ボードに Butler の操作をさせることが可能になります。次のタイプの自動化を作成できます。

  • ルールは、設定されたアクションによって瞬時にトリガーされます。
  • ボタンは、カード上またはボード全体のアクションを 1 回のクリックで実行します。
  • 期限コマンドは、迫っている期限または過ぎた期限に関連して実行します。
  • カレンダー コマンドは、設定されたカレンダーの間隔で実行します。

たとえば、Trello カードを「完了」リストに移動すると、期限が自動でチェックされ、チェックリスト内のすべての項目にチェックマークが付けられ、すべてのメンバーがカードから削除されるというルールを設定できます。

カード ボタンを使用しても、Trello カードにさまざまな要素を設定できます。たとえば、1 つのカード ボタンをクリックしたときに、そのカードが指定したリストに移動し、2 日後の期限とボード メンバーを追加し、指定したラベルを付けられます。

Butler によって Trello の可能性が大きく広がるので、ぜひ自動化を含め Butler のさまざまな機能を試してみてください。使用すればするほど、AI 機能によってあなたの行動を学習し、よりあなたに合った推奨を行うようになります。まず、これらの 5 つの簡単な Butler ルールを試してみてください。

すべての Trello ユーザーが、Butler を使用できます。また、Business ClassEnterprise には、さらに高度な機能や自動化の性能が含まれています。

ボーナス: ダーク モード!

生産性がピークに達している場合でも、目にはまだ負担がかかっている可能性があります。iOS と Android 用の Trello アプリダーク モードを有効にできます。次に夜中に素晴らしいアイデアが浮かんだときやモバイルの従来のフォーマットに疲れたときなど、時間を問わず 1 日中 Trello をお楽しみいただけます。

Trello でダーク モードを有効にするには、デバイスの設定に移動してオンにして自動でダーク モードに切り替えるだけです。Android デバイスの場合、Trello アプリの設定でもダーク モードのオンとオフの切り替えが可能です。

Trello のその他の素晴らしい機能を活用する

生産性と効果的なコラボレーションには常に改善の余地がありますが、時間と献身があれば、素晴らしい仕事をこなすための準備をすることは世界中のどこからでも可能です。Trello には、あなたの仕事を次のレベルに引き上げるための楽しさと素晴らしい機能で溢れています。ぜひ他の機能もお試しいただき、その効果を実感してください。


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