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コミュニケーションを効率化する Trello と Zoom の使い方

Trello と Zoom の使い方

あなたはテレワークが好きか嫌いかは関係なく、とにかくテレワークをしていることでしょう。幸い、ツールのおかげでテレワークをするのは簡単になっています。けれども、通常の社内勤務のルールを無理に適用しようとすると、ソフトウェアの機能を最大限に活用できないかもしれません。 

リモートチームをうまく機能させようと、たくさんのツール (Trello も含め) が活用されていますが、ツールをきちんと使うことができないと、コミュニケーションがより難しくなってしまうかもしれません。たとえば、Zoom は家族や友人、専門家のチームが連絡を取り合うのに利用されており、Trello は生産性を保つために役立っています。世界中のチームが、Zoom と Trello を連携させて使えることを知っています。 

それでは、ここからはリモートチームが Trello と Zoom をスムーズに連携して活用する方法を紹介します。

リモートチームのコミュニケーションで考慮すること

新しくテレワークを始めた人たちに最も共通する悩みの 1 つが、異なるコミュニケーションスタイルに慣れることです。オフィスでのコミュニケーションのマナーに適応したように、テレワークのコミュニケーションにも考慮するべきことがあります。 

遠距離コミュニケーション

たとえば、コミュニケーションの種類を考えて、適切なツールを選ぶことです。

簡単なコミュニケーション: 答えが短くて済む、複雑ではない質問の場合は、チャットツールを使いましょう。チャットツールは、簡単な会話や質問の確認に適しています。また、チャットツールは雑談にも適しています (後ほど詳しく説明します)。 

ステータスの更新: 特定のタスクでステータスの更新が必要な場合は、関係する Trello カードを開いて、コミュニケーションを取りましょう。より簡単に参照できる記録が残ります。Trello のコメントアクティビティは、情報を把握したい人が誰でも簡単に関係のあるカードをチェックして、質問と答えを見ることができます。 

そして、次のようなコミュニケーションが最も重要かもしれません。

長いまたは慎重に扱うべきコミュニケーション: 微妙なニュアンスがある複雑な質問、または慎重に扱うべきトピックについて話す場合は、迷わずビデオ通話を使いましょう。チャットのほうが早いかもしれませんが、答えを書いているときにトーンやニュアンスの多くが失われてしまいます。 

相手は顔が見えず表情が読めないときに、あなたの意図をいつも推測しているとは限りません。だからこそ、直接顔を見ながらの複雑なコミュニケーション方法で、しっかり話し合うことが重要です。

アップデートと絆を深めるための Trello と Zoom の使用方法

Trello の使用例で人気なのは、チームミーティングボードです。

週次会議
ボードを開く

上の画像は、週毎のミーティングのリストです。テンプレートリストは毎週コピーされ、リストの名前は会議の日付に変更されます。 

会議の開始時間には、全員が Zoom のビデオ通話で集まり、進行役がその週の議題リスト上の各カードについての議論を進めていきます。 

  • 1 週間を通して誰でも議題カードを追加できます。これは、会議まで参加者が話す内容を忘れないようにしておくという手間を省ける、すばらしい非同期型のプロセスです。 
  • リストテンプレートにある繰り返し使用できるカードを使って、公開フォーラムでチームの勝利を祝ったり、失敗について話し合ったりします。 

 

先ほど紹介したチームミーティングボードを使用した Zoom と Trello のワークフローは広く活用されています。さらに一歩踏み込んでチームの絆を深める時間を作ってみましょう。これは会社全体でのタウンホール型ミーティング (対話集会) のような大きな会議にも使われ、その際 Zoom のブレイクアウト (グループ分け) 機能も活用されています。

重要なのは、会社全体が月に一度集合し、チームや部署を超えた通知や議論を行うためのタウンホール型ミーティングを開催することです。これは、他のチームの作業を理解したり、役員から幅広い会社の目標を聞くのに適しています。社員全員の参加が求められるので、リモートで絆を深めるよい機会にもなります。 

タウンホール型ミーティングの最後の 15 分間は、ブレイクアウトルームの時間として確保しておきます。Zoom ミーティングのホストは、ミーティングを小さなグループに分割することが可能です。グループは無作為に作成されるので、普段一緒に仕事をすることがない人たちのグループに入ることもあります。このグループでは 15 分間を、生活、趣味、家族、世界情勢などの雑談のために活用してください。 

Trello チャットボード

ボードを開く

ミーティング終了後に、グループのスクリーンショットを撮って、その週のミーティング用のチームの絆ボートに投稿します。各自が何について話したのかコメントを追加しましょう。 

Trello ボード上の全員がボードのアクティビティフィードをスクロールして共通の関心事を見つけることができ、皆が楽しめるでしょう。たとえば、あなたがこれから旅行を計画している場所に、異なるグループの 2 人が最近旅行したという情報が見つかるかもしれません。豊富な観光情報が得られるなんて、素敵ですね。 

Zoom のマナーについてのプロのヒント

ここでは、Zoom 上でチームメイトとの交流を始めたばかりの人に役立つ、Zoom でのコミュニケーションスキルを磨くための最適な方法を紹介します。

  • ハードウェア: ヘッドフォンの使用をおすすめします。マイクとサウンドをベストな状態で利用できます。

  • ディスカッション: 可能な限りいつでも、ビデオとマイクをオンにしておきましょう。すると、ミーティングがよりインタラクティブになり、直接会っている感じがします。他の人の会話を邪魔する周囲の雑音があれば、ミュートすることもできます。マイクをオンにしてのミーティングは、参加者が 40 人以下の場合に最適です。

  • 電話での接続: 電話会議のように、ミーティングの電話番号に電話をかけることも可能ですが、会議の質を低下させるので、困ったときにのみ使用してください。

  • 接続性: インターネットの調子が悪い場合は、ビデオをオフにしてみましょう。レイテンシーを改善できることがあります。または、コンピューターをインターネットに有線で接続してみてください。

  • チャット: ビデオ通話で言葉に出して話すのが、全員にとって心地よいわけではありません。チャット機能は、コメントや質問を入力するのに優れた手段です。誰かが話している間に、書き込むのはマナー違反ではありません。誰かがプレゼンテーションをしているときに、プレゼンターに代わって他の誰かをチャットに投稿される質問をチェックする係に割り当てるのがおすすめです。

  • アカウント: 無料の Zoom アカウントは人数無制限ですが、40 分間の時間制限があります。最後の数分間はカウントダウンで、制限時間が迫っていることを知らせてくれます。

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この記事からのヒントを始め、リモートワークに役立つ多くの情報を便利な無料ガイドにまとめました。こちらからダウンロードできます。 

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リモートチームの通話のプロになりましょう 

今回の Zoom と Trello のヒントが、基本的な操作方法の理解に役立ち、テレワーク体験の向上につながることを願っています。

最初はこの新しいコミュニケーション方法に違和感を感じるかもしれませが、何回か続けていくことでテレワークを円滑に進めることが可能になるでしょう。いつも会話や話し合った内容の記録を残すことができて便利です。そのうち、会社の休憩所で雑談をしているような親近感を感じられるようになるはずです。


皆様からのご意見、ご要望をお待ちしております。Twitter (@trello) もぜひご覧ください。 

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