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チーム プロジェクト管理ガイド【完全版】

投稿者 | 公開日
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美味しいブランチを用意すると考えてみましょう。自家製のキッシュ、ベーコン、パンケーキ、パフェ、ミモザはどうでしょうか。十分ですね。

ちょっとしたごちそうで大仕事になりますが、どうにかできるでしょう。創造性とはそういうことです。

始める直前になってから、物事がうまくいかないと気付くことがあります。材料が揃っていないと必死に戸棚を漁ったりキッシュのクラストを作っている間、オーブンの予熱を忘れたりすることもあります。ベーコンを焼くのが早すぎて、他の料理が揃うより 1 時間も前に出来上がることもあります。

イライラしそうですが、どうでしょうか。これは、効果的なプロジェクト管理がなぜ非常に重要なのかを証明するものでもあるのです。

プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理とは、プロジェクトを成功させるためにプロジェクトを計画、実施、および監視するプロセスです。

基本的には、勘や経験を頼りにするのではなく、プロジェクトがその目標や要件に沿っており、時間通りに、かつ予算内で確実に実施できるように整理されたアプローチをとります。

プロジェクト管理は一般に、スキル、経験、ノウハウを持った専任のプロジェクト マネージャーが監督し、物事を追跡します。

しかし、必ずしもこのように監督できるとは限りません。特に、小規模なチームやプロジェクトの場合などは、別のチーム メンバーが昇格してこれを担当することもあります。

プロジェクトの進行や進捗管理を 1 人が担当すれば、誤解や混乱を避けられます。

プロジェクト管理の重要性とその理由

最初に挙げた大変なブランチの話でも、(手に汗を握りつつ) プロジェクト管理の重要性を理解するには十分だったと思われますが、ここではプロジェクト管理の主なメリットについていくつか取り上げて、この点を説明しましょう。

1. プロジェクト管理による連携の強化

プロジェクト、または組織全体の目標は明確であると思われがちですが、実際には驚くほどあいまいなことが多いのです。MIT スローン スクール オブ マネジメントの研究によると、企業の戦略実施を担当するリーダーの 3 分の 1 が、会社の戦略を遂行する任務を与えられたとしても、その企業の戦略上の優先事項を 1 つも挙げられないことがわかりました。

なんともはや。すぐに解決できる方法はありませんが、プロジェクト管理は正しい方向へ進むための第一歩になります。プロジェクトの開始時点では、プロジェクト チーム全体で、特定のプロジェクトの目的だけでなく、それがどのようにしてより広範なビジネス目標に寄与するかを検討し、理解する必要があります。

2. プロジェクト管理によるコラボレーションの向上

各個人が、自分が何を担当しているか、またはいつ個々のタスクを完了させる必要があるかを理解していないと、プロジェクトが暗礁に乗り上げることになります。プロジェクト管理では、プロジェクト計画を細かく作成する必要があり、これにはプロジェクト スコープ、役割、アクション アイテム、タイムラインの明確化も含まれます。

これによってプロジェクト チームは、物事がそれほど明確でないまま、いきなり作業を開始するよりはるかに効率的かつ効果的にコラボレーションできます。

3. プロジェクト管理によるリスクや落とし穴の回避

良く練られた計画に関する言い習わしをご存じでしょうか。脱線しやすいと言われているのです。チームが慎重かつ詳細にプロジェクト計画を作成しても、突然邪魔が入ることがあります。必要なリソースを回せなかったり、承認が得られず遅れが生じたりすることがあるでしょう。

プロジェクト計画と管理のプロセスでは、このようなタイプのリスクを予測し、バックアップ計画を見極めることが必要です。これにより、障害が発生しても、プロジェクト全体に影響を及ぼさずにそれを回避できます。

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4. プロジェクト管理によるキャパオーバーの解消

米国の 2,000 人超の従業員を対象とした調査では、回答者の 60% が週の稼働日のうち 3 日以上ストレスを感じていると述べています。その原因の 1 つが、精神的な疲弊ではないでしょうか。やるべきことが多すぎるのです。

誰が何をしているかを正確に把握できていないと、チーム メンバーの割り当てが意味のないものになりがちです。効果的なプロジェクト管理では、人のキャパシティが管理しやすくなり、各自が関与しているさまざまなプロジェクトのすべてで、ワークロードを適切に配分できます。

5. プロジェクト管理により、プロジェクトの成功をさらに確実に

最大のメリットは、プロジェクト管理によってプロジェクトの成功がさらに確実になることです。

堅実な計画を立てて慎重に進捗を監視すれば、プロジェクトの目標を達成し、要件を満たし、かつ予算内、タイムライン内に収めることがはるかに簡単になります。

さらに、プロジェクト管理プロセスによってプロジェクト チームはより頻繁に、必要に応じて柔軟に検証し、軌道修正する機会が得られます。何かが計画どおりにいかないとわかったら、多大な時間とエネルギーを費やす前に調整できます。

プロジェクト管理の 5 つの段階

ここまでは良いでしょう。プロジェクト管理は重要ですが、実際にはどのような仕組みなのでしょうか?

このトピックについては、プロジェクト マネジメント協会 (PMI) にいくつかの見識があり、同協会は一連のプロジェクト管理ガイドラインである、プロジェクト マネジメント知識体系ガイド (PMBOK) を編纂しました。PMBOK では、プロジェクト管理を 5 つの異なるフェーズに分けています。

  • 立ち上げ
  • 計画
  • 実行
  • 監視
  • 終結

チームとともにプロジェクトに取り組む際には、これらの各フェーズを順序どおり進みます。それぞれをもう少し詳しく掘り下げてみましょう。

1. 立ち上げ

プロジェクトは、昔ながらの計画セッションから始まるものでしょうか?そうではないでしょう。プロジェクトの詳細に進む前に、まずは、それを推し進める価値があるかどうかをチーム内で確認します。

これが、「立ち上げ」の段階で行う内容です。プロジェクトを大まかに定義し、ビジネス ケース、メリット、成果を特定します。チームにとって価値のあるプロジェクトだと判断できたら、(必要に応じて) 承認を得て、次のフェーズに移行します。

: チームで、製品のコア機能を紹介するデモ ビデオを録画するとします。これによってカスタマー サポート チームの手間を減らし、同時にお客様の数を増やせると考えています。

2. 計画

いよいよ計画に移ります。効果的な計画を立てれば、あなたとチームはコミュニケーションの乏しさ、不正確な時間の見積もり、不十分な目標など、プロジェクトの失敗につながる主な原因の大部分を回避できます。

計画プロセスの最初のステップは、プロジェクトの目標を設定することです。SMART ゴール フレームワークを使用して、以下のような目的を特定します。

  • Specific (具体性)
  • Measurable (測定可能)
  • Achievable (達成可能)
  • Relevant (関連性)
  • Time-Bound (期限)

目標例: カスタマー サポート チケットの数を 12% 削減して契約成立を 15% 増加させるために、製品のコア機能に関するデモ ビデオを作成します。このビデオは 2021 年 3 月 15 日までに公開するものとします。

何を重視すべきかを理解したら、スコープ、予算、リスク、チーム メンバー、マイルストーンなど、プロジェクトに何が必要か、何が不要かをチームで検討する準備が整います。

これは面倒に感じられますが、作業分解構造 (WBS) を作成してしまえば非常に簡単になります。ここではプロジェクト全体を、グラフィック形式で表示される個々のタスクに分割します。

たとえば、ビデオ プロジェクトは次の個別タスクに細分化できます。

  • ビデオ スクリプトを記述する
  • 製品のウォークスルーを録画する
  • ビデオを編集し、ブランディングを加える
  • 販売ページでビデオを公開する

指先ひとつで確認できる情報を活用すれば、関与すべきチーム メンバーや、作業を完了するまでの具体的なタイムラインを判断できるようになります。

タスクの例:

タスク: ビデオ スクリプトを記述する

タスク所有者: Carrie

締め切り: 2021 年 1 月 29 日


タスク: 製品のウォークスルーを録画する

タスク所有者: Ivan

締め切り: 2021 年 2 月 12 日


タスク: ビデオを編集し、ブランディングを加える

タスク所有者: Peter

締め切り: 2021 年 2 月 22 日


タスク: 販売ページでビデオを公開する

タスク所有者: Margaret

締め切り: 2021 年 3 月 5 日

3. 実行

このフェーズは最もわかりやすいものですが、一番の重労働が必要とされるものです。実行フェーズでは、チーム全員がプロジェクト タスクを介して連携し、作業を完了させます。

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4. 監視

監視フェーズは、実行と同時に行われます。タスクに集中しすぎ、プロジェクト全体を見渡して計画通り進んでいるかどうか確認することを怠ってはなりません。

実行フェーズ全体で、いったん下がってプロジェクト計画を再確認し、プロジェクトが締め切りに間に合うか、予算内に収まっているか、またさらに大きな目標を満たしているかを確認します。

もし計画通りでないなら、軌道に戻すためにいくつかの変更が必要であることがわかります。

例: マイルストーンをチェックしたところ、ビデオの録画が遅れていることがわかりました。タスク所有者 (Ivan) に、タスクがいつ完了するかを確認し、遅れを調整するためにビデオ編集の締め切りを数日延ばします。

5. 終結

チームの作業が終わりました。ビデオが公開され、プロジェクトが完了しました。それでは、次に進んでよいでしょうか。

まだです。プロジェクトをどのようにまとめるか、それが終結フェーズのすべてです。すべてをまとめ、プロジェクトを正式に終了させるのです。次のような作業があります。

  • ふりかえりの話し合いを持ち、プロジェクトで何がうまくいったか、もう一度やり直すならどこを改善したらよいかを検討します。
  • 最終的なプロジェクト レポートを作成します。
  • 今後の参考として、プロジェクトのドキュメントをファイリングし、保存します。

プロジェクトのキックオフには注目が集まるものですが、この重要なフェーズを省略することは、マラソンのゴールラインに片足が届いたとたんに立ち止まってしまうようなものです。プロジェクトでは、ゴールテープをしっかり切る時間が必要です。

3 つの効果的なプロジェクト管理のコツ

ここまでに、プロジェクトをアイデアの段階から始動まで進める手順を説明してきましたが、プロジェクト管理には、この 5 つのフェーズよりも多くのことが関わってきます。ここでは、チームが覚えておくべきプロジェクト管理のベスト プラクティスをいくつか紹介します。

1. 重要な用語を理解する

プロジェクト管理は複雑なものであり、独自の用語を使用していることもあります。依存関係やクリティカル パスなど、驚くような用語が多数あるでしょう。

しかし、恐れることはありません。最も一般的なプロジェクト管理の用語で、基本的な用語をいくつか挙げてみましょう。

  • クリティカル パス: 依存プロジェクト アクティビティの最長パス。クリティカル パスに遅れが発生すると、プロジェクト全体のスケジュールが遅れるというリスクが生じます。
  • 依存関係: 互いに結び付いており、一方だけでは存在できない、プロジェクトの要素。タスクの依存関係とリソースの依存関係の 2 つがあります。
  • キックオフ: プロジェクト チームがプロジェクトの目標、要件などについて議論する最初のミーティング。
  • ライフ サイクル: プロジェクトが移動する、最初から最後までの段階。上記の 5 つのフェーズがプロジェクト ライフ サイクルを構成しています。
  • マイルストーン: プロジェクト内の具体的な進捗の締め切り。
  • リソース: プロジェクトを完了するためにチームが必要とするもの。リソースには人、予算、材料、設備、またはソフトウェアやスペースなどがあります。
  • スコープ: プロジェクトに含まれる正確な内容の詳細。「スコープ内」、「スコープ外」などと呼ばれるものがあります。
  • 関係者: プロジェクトに関心のある、またはその影響を受ける人。

2. 依存関係を追跡する

依存関係を考慮していないプロジェクト計画は、正確なものではありません。上記のとおり、プロジェクトにはタスクとリソースの両方に依存関係があります。

たとえば、製品のビデオは録画するまでは編集できません。これがタスクの依存関係です。または、必要なビデオ録画ソフトウェアが別のチームに使用されており、2 月まで使用できない可能性があります。これがリソースの依存関係です。

プロジェクトの計画プロセスでは、チームがこのような依存関係を特定し、これを考慮することが重要です。これによって、より具体的なタイムラインを設定できるため、依存関係によって遅れが生じても非常事態の調整に慌てることはありません。

3. コミュニケーションを一元化する

プロジェクトのコミュニケーションがだらだらと長いメール スレッド、インスタント メッセージ、さまざまな会議メモなど、異なるツールに分散していては、プロジェクト管理の専門用語も慎重な計画も無用の長物に過ぎません。

専用のプロジェクト管理ツールやプロジェクト管理ソフトウェアを使用すれば、プロジェクト管理は大幅に容易になります。Trello はプロジェクト管理ツールとして優れており、すぐに使えるプロジェクト管理テンプレートも備えています。

これによってプロジェクト チーム全体が信頼できる唯一の情報源を持つことになり、進捗、ファイル、リソース、対話が一元的に保持されます。このため、チーム全員が必要な情報やコンテキストをすぐに入手できるようになります。

プロジェクト管理 = ストレスや混乱が減少

最初のブランチのシナリオを覚えているでしょうか。プロジェクト管理の原則を適用すれば、準備のストレスがどれだけ軽減されるかを考えてみてください。

正しい食材が揃っていることを確認し、レシピを読み、料理ごとにどのタイミングで始めたらよいか簡単なスケジュールを作成します。

キッチン中を慌ただしく走りまわるより良いと思いませんか。つまり、プロジェクト管理とは、予定通り進めることによってチームが、最も重要なもの、つまり最高のブランチを用意すること (プロジェクト) に集中できるようにすることです。

皆様からのご意見、ご要望はとても大切です。私たちの Twitter (@trello) もチェックしてください!

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