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ワークフローとは?メリットや使用例を解説

ワークフローとは

さあ、今日は忙しくなりそうです!これまで順調に仕事を管理してきましたね。今日はそのすべてのTo Doリストを整理する日です。これまで作ってきたTo Doリストをすべて整理して、最も効率良く時間を活用できるよう正しい順序でタスクを実行しましょう。その中で、中断しているリストのこともすべて思い出すでしょう。

それでは、生産性を最大限に上げる方法を、じっくりリサーチしていきましょう。どんな方法でも、どうかご覚悟を。ただ間違いないのは、『ワークフローの設定』が大事らしいということです。

ところで、ワークフローとは何かご存知ですか?

知らなかったとしても大丈夫です。これから、ワークフローとその必要性について、基本からわかりやすく説明していきます。いくつかのワークフローの例も紹介するので、その中からあなたに最適なものを見つけましょう。

ワークフローとは?

ワークフローとは 「作業の開始から完了までの一連のプロセス」です。もう少しわかりやすく言うと、「作業」をしっかり終わらせるために予め決めておく手順のことです

ここで言う「作業」には、週毎のTo Doリストから詳細なプロジェクト(本の執筆、クライアントのための請求書システムの作成など)まで、あらゆることが当てはまります。

実際は気がついていないだけで、日々の生活の中で、さまざまなワークフローを実行しているはずです。たとえば、子供のサッカーの練習場に向かう途中にクリーニング店があり、お気に入りのデザートショップもその途中にあったとします。そして子供のサッカーの練習がある毎週水曜日は、あなたはクリーニング店で服を預けて、帰りにみんなで楽しくデザートを楽しんでいるとします。この経路に合わせて行動を最適化するというのが、最もシンプルな形のワークフローの一例です。

毎日の生産性に関して言えば、ワークフローがあれば、どれだけ人生が楽になるかに気がつくことさえないかもしれません。情報を見つけるためにメールや書類を引っかき回すなんて時間の無駄です。もっと簡単な方法があります!

おすすめのワークフロー & 知っておきたい例

ここからは「使ってみよう!」と思えるような、異なるタイプの代表的なワークフローをまとめて紹介します。

シンプルなDo Toと個人レベルの生産性

Trelloボードフォームの中で最も基本的なワークフローの1つは、To Do、Doing、Doneです。カードは作業中であってもリスト間で移動させることが可能です。

TrelloボードのTo Doリスト

リストの名前はいつでも自由に変更できます。また、To Do、Doing、Doneに加えて、「長期のTo Do」や「一時的に停止」などのリストを追加し、積極的に取り組んではいないものの、忘れたくないアイテムを保存するのに利用している場合もあります。

スクラムおよびアジャイル手法のワークフロー

多くのビジネスチームでは、アジャイルと呼ばれるワークフローの手法を活用しています。この手法は、基本的にプロジェクトのタスクをいくつかの短い期間(1〜2週間)に分けて構成します。これらの期間は、「現在のスプリント」と呼ばれています。すべてのタスクカードは、スプリント期間に入る前に、バックログリストと呼ばれる「待機用エリア」のキューに入れられます。

プロジェクトの進行にともない、カードをバックログから現在のスプリントのリストに移動し、割り当てられたスプリント期間が経過するまで作業を続けます。

スクラムとアジャイルのボード

現在のスプリントが終了すると、進行状況が記録され、レビューされます。同時に、チームは何がうまくいったのかと何が改善できるかを振り返ります(この作業は振り返り作業と呼ばれます)。振り返り作業によって得られたアイデアが反映されると、また新しいスプリントでプロセスが再開されます。

これは、異なるタスクを担当する人たちで構成されるグループにとって最適なワークフローです。定期的な進捗確認や円滑なプロセスを維持するための機会を持つことで、1つの目標に向かってグループが足並みをそろえられます。

こちらの 完全ガイド に、スクラムとTrelloを使用してチームを立ち上げ、稼動させるために役立つ情報を記載していますのでご覧ください。

新着リクエストのワークフロー管理

もう1つの一般的なワークフローは、頻繁に届く新着リクエストを管理するためのものです。他の人に割り当てるためにフィルターしたり、整理された順番で処理したりする必要があるリクエストを把握することができます。

たとえば、あなたが人気のフラワーショップを経営していて、人間の能力では処理できない速さで注文が殺到したとします。これを管理する最善の方法は、まずすべての注文を同じ場所に入れておき、次に適切な場所に移動させることです。

注文管理用ワークフロー

それがメールによる問い合わせ、オンライン注文フォーム、またはボイスメールであっても、すべて自動的にTrelloボードの一番左にあるリストのカードとして割り当てます。そこから、注文のニーズに応じて、別のリストに移動すればいいのです。

新着リクエストのワークフローは、メールの受信トレイの管理や、リードの生成、マネージャーや他のチームからの問い合わせの処理、あらゆる種類の新着チケットシステムなど、どんな事例にも適用できます。

引き渡しのワークフロー

その他の共同作業用のワークフローは、あなたの作業が完了した後に、他の誰かに次の作業を割り当てます。その人が作業を完了すると、またその次の人に引き渡し、次々と作業が引き継がれていきます。

たとえば、あなたが他の人たちと会社の新しいウェブサイトについて作業しているとしましょう。最初の人はサイトに載せる文章の作成を担当し、それを他の人に引き渡して文法とタイプミスの確認と編集作業をしてもらいます。さらに、その人はモックアップ作成のためデザイナーに送信し、次々と作業が引き継がれます。

エディトリアルカレンダー

各担当者の作業は、Trelloボード上では異なるリストに分割できます。あなたが担当するリストにカードが入ったら、必要作業を完了させ、コメントを付けて関連するコミュニケーションを添付して、そのカードを次の人の担当リストにドラッグします。

そのときに、次の人が自分の番が来たことを確認できるよう、カードのメンバーから自分自身を削除して、新たにその人をカードに追加することができます。次の人をカードに追加すると、その人には通知が届きます。また、「@ ericasueさん、私の編集作業は終了しました。カードを移動しましたので、素晴らしいデザイン作業の方、よろしくお願いします!」というようなコメントを残すことも可能です。

引き渡しのワークフローは、スムーズなプロジェクト管理を行うのに最適です。混乱や2人が同じタスクに取り掛かるのが避けられるのと同時に、1人が作業全体の流れを監督する必要性も減らすことができます。評判のよい引き渡しワークフローとして、編集カレンダーの管理があります。その詳細については、 こちらをご覧ください。

この記事が、あなたのプロジェクトにとって最適なワークフローを検討するのに役立てばうれしいです。それから、すべてのワークフローは柔軟で、ニーズに合わせて調整すべきだということも覚えておいてくださいね。あらゆるワークフローの最も重要な点は、どれだけプロジェクトを効果的なものにするかです。ワークフローを活用して、あなたの生産性が向上することを願っています!

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