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主要な従業員が退職や休職をするときの対策

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マネージャーはその役割として、誰がチームのトップ パフォーマーなのかを認識して、その社員がチームに確実に留まるようにする必要があります。しかし、時にはそれが不可能なこともあります。その場合は、エース社員に別れを告げなければなりません。

エース社員が辞めるときは、その理由が退職か長期休暇かに関係なく、その穴埋めに苦戦を強いられることがあります。どのようにしてチームに知らせたらよいでしょうか。どのようにしてその穴を埋めて、その社員が辞めたことによって生産性を損なわないようにできるでしょうか。また、残された社員をサポートして社員の退職がチームに影響しないようにするには、どうすればよいでしょうか。

エース社員が辞めることを他の社員に伝える

マネージャーは、エース社員がチームを (退職によって) 完全に、あるいは (休暇のために) 一時的に去ることを知る最初の人物、あるいはそのうち 1 人です。つまり、そのニュースを他の社員に伝える責任はマネージャーにかかっています。

社員が辞めることを他のチーム メンバーに伝える方法の鍵は、状況が許す限り、オープンかつ率直であることです。

ブランドとカルチャーの代理店である The Blazing Group 創設者兼 CEO、ビジネス講演者、「The Currency of Gratitude: Turning Small Gestures Into Powerful Business Results」の著者である Michele Bailey 氏は、「[エース社員が辞めること] に対する効果的な対処方法は、できる限り透明性を保つことです」と述べています。「プライバシーを考慮しつつ、辞めることをできる限り伝えることが重要です」

社員が休暇を取る場合は、このプロセスは比較的簡単です。その社員は休暇で不在になりますが後日戻ってくると伝えられます。また、状況によっては、休暇の理由を伝えられない場合があります。たとえば、一般的に従業員が産休を取る場合は、チームに伝えられます。しかし、社員が医療の診断を受けるために休暇を取る場合、その情報は自分だけに留めておく必要があります。詳細を同僚に伝えるかどうか、そしていつ伝えるかの判断は、休暇を取る社員に任せます。

社員が退職する場合、状況はもう少し複雑です。その社員が退職することを他の社員に伝えられますが、マネージャーが退職理由を伝える必要はありません。

そのルールに例外はあるでしょうか。社員が退職する理由が組織的な問題であり、他の社員がその問題を十分認識している場合は、「問題を認識した上で、どのように解決するかを示すことが鍵になります」と Bailey 氏は述べています。たとえば、ある社員がリーダーシップ チームのメンバーと公の場で議論した後に退職する場合は、チームでその問題に対処して、将来に同じような問題が発生しないように回避策を考える必要があります。

ビジネスとリーダーシップのコーチである Michael O’Brien 氏は、「困難な状況を認めることは役立つが、それを繰り返してはならない」ことを常に意識すべきだと述べています。「代わりに、マネージャーはその状況がどのように全員の成長と前進を促すかに集中すべきです」そのため、前述の例を使用すると、会社がより強固な問題解決のトレーニング プログラムに投資することを、状況に応じてチームに伝えられます。そうすれば、リーダーシップ チームがその問題、そして社員の退職にいたった経緯を認識していることをチームが理解して、将来に同じような問題が生じた場合でもその影響を懸念する必要はなくなります。

チームにニュースを伝える方法も非常に重要な点です。「できる限り個人に宛てることが重要です」と Bailey 氏は述べます。「全社的なメモでは非人間的で冷淡になりがちで、必要以上に不明点が生じることがあります。[この種の] ニュースを伝えるには、たとえバーチャルでも対面することが推奨されます」

質問に答える時間を設ける

同僚が辞めることをチームに伝えた後、確実に想定されることはどのようなことでしょうか。さまざまな質問が予想されます。マネージャーとしては、このような質問に答えるための時間とスペースを設けることが重要です。

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「マネージャーが受ける最も一般的な質問としては、その退職理由が挙げられます」と Bailey 氏は述べます。

それは当然でしょう。チームのエース社員がなぜ退職するのかが気になる、これは当然です。そのため、マネージャーは率直に応えることが重要です。「退職の理由が不明瞭だと噂や憶測を呼び込み、士気や取り組みの姿勢、生産性に影響する可能性があります」と彼は語ります。

エース社員がチームを去る理由を明確に理解できれば、次の質問は、その退職がチーム自体、その作業負荷、残りのメンバーに対してどのように影響するかが中心になります。具体的には、「最も一般的な質問は作業負荷、期待値、そのポジション補充の面接がいつ始まるかです」と O’Brien 氏は述べています。

Bailey 氏によると、チーム内でこのような質問を通して議論する際は「各社員がそれぞれ抱く作業負荷に対する懸念や不安」に対処することが重要です。ある社員の退職によって、自分やチームの他のメンバーに仕事のストレスが増えるのではないかと感じる場合があります。そのため、この時点でマネージャーとしてこれを解消する必要があります。

退職する社員について、またその退職によってどのような影響があるかについて、チームのすべての質問に確実に答えられないとしても、彼らの懸念事項に対処する時間を設ければ、その不安を解消して前進できます。

ゲーム プランを立てる

あなたは、同僚がチームを (完全に、または一時的に) 辞めることをチームに伝えました。そして、最初の質問や懸念事項に対処する時間を取りました。

いよいよゲーム プランを立てるときです。その最適な方法は何でしょうか。チームとプランを共同作成することです。

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「サイロ化された状態で計画を立てるのではなく、最初から社員を参加させて、その懸念事項や提案に耳を傾けましょう」と Bailey 氏は述べています。「社員が解決に参加していれば、移行計画の実践への士気がさらに高まります」

社員とのミーティングをスケジュールして、退職する社員が何に取り組んでいたか、それがチーム ワークフロー全体にどう適合するのか、退職した社員の仕事をどう配分しなおして、プロジェクトチームの他のメンバーに役立てるかを詳しく検討します。

「誰かが辞めるとき、いくつかのイニシアチブを一時的に中断または停止して、社員への仕事の再配分に取り組んだほうがよい場合があります。結局はリーダーが最終的な判断を下さなければなりませんが、チームと協力できれば、事態を前進させてエンゲージメントを向上させる助けになります」と O’Brien 氏は述べています。

残った社員と話し合いを続ける

計画していれば、退職する社員抜きでどのように業務を進めていくかという方向性をチームに明確に示せます。ただし、計画と方向性を定めても、その退職によるチームに対する継続的で潜在的な影響を最小限に抑えられるわけではありません。

たとえば、重要な社員が退職すると、残りの社員の定着率低下の原因となることがあります。「エース社員が退職すると、他の社員にも自分も退職したらどうなるだろうかと考えるきっかけになります。つまり、残りの社員に社外の可能性が示されるのです」O’Brien 氏は述べています。

退職によって、残りの社員が負担を感じてやる気を失い、さらには動揺する可能性があります (退職した社員と仲が良い場合には特に顕著です)。

そのため、この段階では、残りの社員と話し合いを続けて全員が何をしているかを把握し、この変化の中で社員をどうサポートできるかについて考えておくことが特に重要です。

エース社員が退職した後の数週間は、チームの社員と話し合うために定期的なミーティングを設けてください。それぞれが何をしているか、チームの取り組んでいることをどう思うか、またこの変化に対応していくためにチームとして何が必要かを質問します。これらの定期的な話し合いは、士気、生産性、エンゲージメントに関する問題を常に把握する際に役立ちます。また、それがチームとしての機能が低下するような、大きな問題になる前に対処できます。

たとえば、話し合いによって、残りの社員のうち数人が、エース社員の退職後にチームの結束の低下を感じていることが分かったとします。その場合、チーム ビルディングのイベントを追加でスケジュールできます。あるいは、退職した社員の後を引き継いだために担当分が増えて、負担に苦しんでいる社員がいると分かったとします。その場合は、優先順位を入れ替えられる部分を探します。また、チームの作業負担をできるだけ減らしていくことをただちに周知させます。

重要なのは、エース社員の退職は、その退職後も長期間、チームに悪影響を与える可能性があるということです。マネージャーとしては、チームと話し合いを続けてその退職に関連する問題に対処し、正しい方向へ前進するために必要なものがすべて整えられるようにすることです。

今回のアドバイスを活用して、エース社員が辞めてからの士気を維持する

エース社員の喪失は簡単に見過ごせるものではありません。しかし、これでエース社員が退職したり、休暇を取ったりした場合に何をすべきかを理解して、状況に対応するために必要なものが揃いました。そして、チームがこのような状況から確実に回復できることを理解しました。


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