Como criar uma rotina de trabalho em 3 etapas

Esses entusiastas de produtividade querem tudo, né? Rituais matinais, rituais noturnos e agora um ritual de revisão de trabalho semanal também?

Mesmo que pareça demais dedicar tempo toda semana revisando um checklist de coisas a fazer, esse tipo de hábito poupa tempo e energia, além de assegurar que você está na direção certa.

Existe uma razão de isso ser recomendado por especialistas em produtividade como David Allen, autor do livro A Arte de Fazer Acontecer (Get Things Done).

Mas porque é importante dedicar tempo toda semana revisando suas tarefas e planejando sua rotina de trabalho da próxima semana?

Os 4 ganhos de um processo de revisão semanal

No caminho certo

O principal benefício de ter um ritual de revisão semanal é que ele te mantém no caminho certo para seus objetivos, evitando qualquer sentimento de estar sobrecarregado. Se você só checa seu progresso uma vez por mês (ou menos), demorará muito tempo para perceber que está no caminho errado. Vai acabar trabalhando em algo pouco relevante ou não reparar que seu progresso não está como o planejado.

Repita e melhore

De acordo com esse estudo de Harvard, refletir sobre uma tarefa é melhor que repeti-la. Essencialmente, a prática leva a perfeição, mas somente se você parar e pensar o porquê de estar fazendo aquilo. Um ritual de revisão semanal te dá a chance de parar, olhar seus projetos e perceber o que pode ser melhorado. Isso é essencial para o crescimento, e se você reflete por um tempo, é possível realmente melhorar um pouco a cada semana qualquer coisa que você estiver fazendo.

Impulso

Criar uma rotina de trabalho e revisão semanal ajuda a começar sua segunda-feira com um sentimento de organização e realização. Goals Infinite diz que você estará pronto para qualquer nova atividade só de se organizar e preparar sua semana. Não só isso, mas também passar algum tempo refletindo sobre o realizado na semana anterior te dá energia extra para seguir em frente com novas tarefas e projetos.

Planejamento realista

Alguma vez você já adicionou coisas a mais na sua to-do-list do que era possível fazer? É fácil se deixar levar e encher seu dia (e semana) com coisas demais. O ritual de revisão semanal ajuda a criar um planejamento realista, garantindo assim que você coloque exatamente a quantidade possível de coisas a fazer na sua agenda.

Como criar seu próprio ritual de rotina de trabalho semanal

Você adoraria experimentar esses benefícios, então como criar um modelo de rotina de trabalho e revisão semanal? Um ritual apropriado possui três elementos: Rotina, Reflexão e Planejamento. Aqui vão algumas formas práticas de criar seu ritual de revisão semanal:

1. Tenha uma rotina

Você deve começar pela rotina, porque um ritual de revisão semanal não fará diferença se você o faz uma vez por ano, ou ainda uma vez no mês! É chamado de semanal por uma razão e isso deve se tornar um hábito.

• Comece definindo uma hora e um dia da semana para fazer sua revisão semanal. Mike Vardy, apresentador do programa Productivityist, faz seu planejamento semanal todo domingo. Pessoalmente, eu prefiro fazer o meu todo sábado de manhã. Você deve fazer isso antes de começar um novo ciclo de tarefas. Não deve ser no meio da semana, mas assim que você finaliza suas atividades e se prepara para a próxima semana. 

• Segundo, escolha um lugar onde você queira fazer sua revisão semanal. Mesmo que você viaje e nem sempre esteja no mesmo lugar, ainda assim ajuda ter um local específico para planejar sua semana. Pode ser dentro de sua casa - tipo no escritório, no sofá da sala ou na mesa da cozinha. Para mim, é na minha cafeteria preferida a 5 minutos de casa. Eu gosto da mudança de ares e fico querendo sair de casa e ver o trabalho que foi realizado toda semana. 

• Finalmente, você deve fazer um checklist e ter um plano do que será feito na semana. É mais difícil ter uma rotina afiada se você tem que pensar nela toda semana. Escreva o que você quer incluir na sua revisão semanal e tenha esse checklist em mãos toda semana. Uma forma fácil de fazer isso é criar um cartão recorrente do Trello chamado “Revisão Semanal” e incluir seu checklist assim:

Você está comprometido em transformar isso em rotina… agora veja como seria esse modelo de rotina de trabalho.

2. Reflita sobre a semana anterior

Lembra do benefício de refletir e melhorar o que foi feito? Para fazer isso, você deve revisar o que foi feito e passar um tempo refletindo! Algumas ideias práticas de como fazer isso.

Revise as tarefas finalizadas

Revise no que você trabalhou na semana anterior. Eu acho isso fácil de fazer, já que organizo minhas tarefas semanais em um quadro do Trello.

Eu consigo revisar facilmente tudo na coluna “Feito”. Um dica útil é clicar em cada projeto e anotar se tem alguma coisa que ainda falta fazer ou quais os próximos passos desse projeto. É importante também ver se algo não foi realizado e entender porque não foi feito.

Eu planejei mais do que conseguiria fazer? Teve algo que me impediu? Se eu reparo algo comum (como sempre planejar muito trabalho ou ficar parada por causa da mesma pessoa ou obstáculo), é uma boa dica para realizar alguns ajustes.

Adicione valor às revisões

Já que parte do ritual de revisão é ter certeza que está trabalhando em algo importante, é interessante criar uma forma de atribuir valor a cada uma das tarefas. Eu atribuo um story point para cada tarefa que eu planejo na semana.

Nota: O story point é um número que diz quanto de esforço uma tarefa precisa, mas eu descobri que é mais útil definir um número que reflete mais o VALOR da tarefa do que o esforço em si. Isso me ajuda a quantificar quanto de valor uma tarefa tem em relação a outras.

No final da semana, eu mensuro quantas tarefas com mais valor eu tenho e quantas tarefas foram de baixo valor. Algumas vezes, eu encontro uma forma de descartar essas tarefas, senão, eu vejo formas de fazê-las o mais rápido possível.

Acompanhe o tempo

Contar o tempo é uma ótima forma de ver se você realmente está fazendo o que acha que está fazendo. É fácil falarmos que estamos trabalhando muito, ou estudando ou fazendo outro projeto, mas realmente estamos? Acompanhar o tempo gasto em cada tarefa é a melhor forma de saber. E é mais fácil do que você pensa.

Você pode usar um Power-Up do Trello como Harvest para acompanhar o tempo das tarefas no seu quadro semanal, usar uma ferramenta como o Toggl ou Timing App ou anotar em uma boa e velha planilha do Excel. Defina a atividade e comece a acompanhar quanto tempo está gastando nela. Gastou o tempo previsto? Ou ficou fora do planejado?

Revise seu diário

Seu ritual semanal de revisão é um ótimo momento para revisar seu diário. Não é exatamente aquel diário que você escrevia no ensino médio… ao contrário, é uma forma de organizar sua mente. Manter um diário tem vários benefícios, e mesmo que você não se veja como uma pessoa criativa, vale a pena tentar. Durante sua revisão semanal, dê uma olhada nas suas anotações da semana anterior e reflita sobre alguma tendência que você tenha reparado.

Revise sua caixa de ideias

Toda semana você tem ideias novas… mas o que você faz com elas? A pior resposta é “nada”, e a segunda pior é “eu trabalho nelas assim que elas aparecem!”.

A melhor forma de trabalhar suas ideias é juntá-las no que eu gosto de chamar “caixa de ideias”. Você consegue fazer isso facilmente em um quadro do Trello: Só criar uma lista “ideias” e adicionar um cartão sempre que tiver uma nova. Você nem precisa logar no Trello, você pode simplesmente enviar um e-mail para o seu quadro do Trello.

Não trabalhe na ideia - guarde ela. Isso te dá uma pequena distância da ideia, assim você pode avaliá-la melhor depois e também compará-la com outra ideias. No final da semana, revise tudo da sua caixa de ideias. Vai ver que algumas não eram tão legais e talvez encontre algo para adicionar ao seu calendário, uma lista de leitura ou uma lista de projetos futuros.

3. Planeje sua próxima semana

Depois de passar um tempo refletindo, estará pronto para a próxima etapa: o planejamento. Pegue os insights que aprendeu com a reflexão e se prepare para ir com tudo na próxima semana! Algumas coisas a considerar enquanto planeja:

Prepare sua lista

Encontre um lugar para listar todas as tarefas da semana. Para mim, uso o Trello. É fácil para verificar o que eu realizei pelo Trello e é também um ótimo lugar para anotar as tarefas da próxima semana. Quer você use papel, Trello ou outro programa, o importante é manter tudo em um único lugar.

Adicione tarefas para suas metas maiores

Se você está lendo esse post, tem chances de que você seja uma pessoa que gosta de planejar e que tem algumas metas maiores. Toda semana, quando você faz o planejamento, precisa revisar sua lista de metas e ter certeza que está adicionando projetos que vão te deixar mais perto delas.

Na verdade, você deveria ter SOMENTE tarefas na sua lista que estão relacionadas a essas metas maiores… qualquer outra coisa é distração.

Adicione tarefas ao seu calendário

O ritual de revisão semanal é uma boa oportunidade para checar o calendário da semana. Tem algo para preparar para algum evento ou reunião? Eu gosto de adicionar as atividades como cartões no meu quadro do Trello, me ajuda a acompanhá-los durante a semana. Também é fácil usar meu quadro do Trello como um calendário habilitando o Power-Up do Calendário. Eu posso adicionar hora e dia para cartões de reuniões e eventos, e facilmente ver a agenda da minha semana - sem precisar sair do Trello!

Tenha certeza que tudo está bem definido

Baseado em seu calendário e metas, você deve ter sua lista de tarefas para a rotina de trabalho da semana. Um tarefa está bem definida quando:

• Fica claro quando a tarefa é finalizada: Você não tem dúvidas sobre quando e como terminar esse projeto.
• É mensurável: Existe uma diferença entre “escrever um pouco do livro” e “escrever 10.000 palavras.”
• É específico: Você não deveria ter que ler a tarefa várias vezes para entender o que deve ser feito.

Eu gosto de usar a funcionalidade de checklist do Trello para dividir tarefas em subtarefas. É ótimo dar o check em subtarefas e acompanhar o progresso.

Defina tempo para essas tarefas

Você sabe suas tarefas, agora dedique alguns minutos para planejar o horário que irá trabalhar nelas em seu calendário. Muitos experts da produtividade acreditam no mantra “se não está em seu calendário, não será realizado.”

Uma ótima forma de ter certeza que você planejou uma quantidade de trabalho realista é acrescentá-la em seu calendário e ver se cabe tudo. Crie uma atividade no calendário para escrever um post pro blog, sair para correr… qualquer tarefa que você quer realizar! Mas deixe um tempo de margem - não ocupe todos os minutos do seu calendário ou você irá ficar esgotado!

Enquanto algumas pessoas acreditam que definir tempo para tarefas é o ideal, ela é uma prática que pode não funcionar para todos. Pessoalmente, eu prefiro um pouco mais de flexibilidade em minha agenda, assim eu posso trabalhar no projeto que estou mais animada no momento. Dê uma chance para essa prática, mas não se prenda a isso se estiver te atrapalhando ao invés de ajudar.

Preparado para bombar sua rotina de trabalho?

Uma revisão do modelo da rotina de trabalho semanal não precisa ser algo complexo e não deve te tomar muito tempo. Só precisa que você pare e dedique alguns minutos para refletir sobre sua última semana e planejar a próxima.

Depois que você pega o hábito, começa a se tornar algo legal e que você não vê a hora de fazer. E rapidamente você verá que o tempo gasto vale muito a pena.

Você tem alguma outra ideia sobre como criar uma rotina de revisão semanal do trabalho? Quais são seus hábitos?