Esteja você na sua mesa ou em casa, no home office, as conferências à distância têm substituído as reuniões presenciais. Mas... E quando existe a necessidade de uma reunião com vídeo?
Aí está um grande tabu da nossa sociedade contemporânea, uma vez que a mera possibilidade de uma reunião via vídeo aterroriza muita gente – sem falar nos códigos de conduta, como as roupas mais apropriadas, por exemplo –, sendo que, com isso, muitas pessoas perdem a oportunidade de terem reuniões realmente produtivas.
Mas, especialistas que somos, vamos responder algumas das principais questões a respeito de como fazer vídeo conferências para que você desenvolva a confiança para marcar uma horinha com a sua equipe, o seu supervisor e até mesmo com alguns prospects.
É hora de quebrar alguns tabus que diminuem sua confiança em como fazer vídeo conferências de uma vez por todas. Vamos lá?
6 Perguntas que você sempre quis fazer sobre como fazer vídeo conferências, mas tinha medo de perguntar
Quando, exatamente, o vídeo é uma boa ideia?
Além de explorar bem o seu melhor ângulo, a reunião em vídeo também pode servir para trazer um lado mais humano à conversa. Isso inclui a sempre bem-vinda linguagem corporal, sem falar no monitoramento da atenção de seus interlocutores.
Inclusive, em reuniões com clientes em potencial, o sorriso amigável é fundamental para criar um elo com a pessoa do lado de lá.
Para facilitar: uma video conferência sempre reforçará a importância do relacionamento a ser construído, nessa conversa, e o objetivo da reunião será alcançado mais facilmente.
Que ferramentas podem me ajudar a dar qualidade às minhas vídeo conferências?
Hoje em dia, basicamente todo aparelho já vem equipado com funcionalidades capazes de estabelecer o contato e mantê-lo com qualidade. Não vai precisar chamar o pessoal de TI.
E, se você ainda não tem familiaridade com o sistema audiovisual do seu notebook, que tal apostar nos seus dispositivos portáteis, como smartphones e tablets? Dispositivos móveis costumam proporcionar uma excelente vídeo conferência usando o join.me para iOS.
Agora, para que a conexão não falhe na hora H, convém abrir mão do sinal Wi-Fi, por alguns instantes, e conectar o seu aparelho – e evitar locais com acesso gratuito, como aeroportos e cafeterias, que costumam ter bastante tráfego.
Por fim, aposte em um headset (fone e microfone) para garantir que, além de imagens, seus interlocutores também recebam áudio de qualidade. Afinal, não tem como fazer uma vídeo conferência sem um som adequado, concorda?
Sinceramente: importa o que estou vestindo?
Caso você já tenha uma rotina bem definida no modelo home office, já deve existir o costume de não se vestir “tradicionalmente” para um dia de trabalho em casa.
Quem está alternando entre a rotina presencial e as vídeo conferências, e vai começar a usá-las em suas reuniões, uma dica: vista-se como você se vestiria normalmente se fosse trabalhar na empresa.
Se você está se encontrando pela primeira vez com um prospect, vale, inclusive, uma olhadinha no espelho, uns 15 minutos antes chamada: confira seu o visual está ok para você causar aquela boa impressão que você gostaria de causar, caso estivesse frente a frente com seus interlocutores.
De onde filmar, quando eu estiver em casa?
O trabalho remoto pode fazer com que lugar seja o seu espaço de trabalho, o que pode ser um empecilho. Mas basta se lembrar que você não necessita do cômodo perfeito para parecer profissional.
Basta observar os arredores, antes de entrar em uma reunião por vídeo. Ou seja: não deixe que a área capturada em vídeo seja uma distração para os outros e escolha um lugar onde você esteja em foco, com um cenário neutro, ao fundo, sem luzes fortes, muito sol entrando pela janela ou gente passando atrás).
Por outro lado, o bom senso deve prevalecer: a cama desarrumada, logo atrás de você, não passa uma boa imagem profissional, concorda?
Outra coisa: da mesma maneira que ocorre em uma reunião presencial, foque suas atenções na pessoa à frente, com contato visual constante. Caso contrário, você poderá passar a sensação de ser uma pessoa distraída, com pouco foco, pouco profissional etc.
Como fazer vídeo conferências em grupo menos constrangedores?
Tem se tornado uma prática comum no gerenciamento de equipes segmentadas – parte presencial, parte em outra cidade, país ou mesmo na cama, em casa.
Nesses casos, a videoconferência deve ser planejada para que todos se sintam representados e presentes no encontro.
Assim, evite conglomerar pessoas para dividir a mesma câmera e o mesmo microfone, pois isso dificulta a compreensão e a atenção em quem estiver com a palavra.
Cada um com sua câmera e microfone torna a reunião mais profissional, na qual todos sentem que possuem o direito à palavra e, também, em serem ouvidos.
Valem, aqui, algumas dicas para evitar constrangimentos nesse tipo de reunião, como evitar de comer ou beber nas videoconferências e, principalmente, em emudecer o microfone quando você não estiver com a palavra e, principalmente, entre um espirro e uma fungada mais forte, quando estiver com gripe.
Posso pedir uma vídeo conferência não programada com meu chefe se achar importante?
Sim, com certeza! Não tem como fazer uma vídeo conferência, de última hora sem pedir permissão para isso! Mas estabelecer algumas regras de comunicação pode dispersar a insegurança na hora de sugerir uma vídeo conferência rápida, quando achar necessário.
E isso pode ficar ainda mais fácil, principalmente se você usar provedores de vídeo conferência ágeis ao criar a conexão desejada – seja para poucas pessoas ou em grupo –, como o Join.me, tornando o processo mais organizado e orgânico, sem ter que criar uma super produção todas as vezes.
Por exemplo, você pode habilitar o Power-Up do Join.me para o quadro do seu time Trello e, assim, não terá que sair do seu fluxo de trabalho para fazer o vídeo acontecer.
Desmistificando os tabus das video conferências de uma vez por todas
Slack, Trello, mensagens, e-mails, ligações telefônicas, videoconferências… Com tantas opções de softwares colaborativos, hoje em dia, conectar-se com alguém para uma simples conversa tem se tornado uma tarefa até que complicada para reunir todos.
Como fazer uma vídeo conferência da maneira certa, levando tudo isso em consideração? Basta levar em conta essas 6 regrinhas de ouro para tornar suas reuniões em vídeo mais tranquilas:
- Pense no uso de vídeo para estreitar relações
- Tenha um equipamento funcional – e teste-o antes das reuniões
- Mantenha a postura profissional
- Fala com que todos os participantes se sintam parte da reunião
- Facilite o acesso ao vídeo para todo;
- Crie regras básicas de conduta para que as reuniões em vídeo sejam mais organizadas e facilmente controláveis
Assim que você quebrar cada um desses mitos, nós acreditamos que você poderá se surpreender com o retorno positivo dessa transformação!
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