O guia minimalista de como ser mais produtivo

Eu estou em uma jornada pessoal para adotar um estilo de vida minimalista, faz anos. Eu já assumi um guarda roupa minimalista, me livrei de toda tralha velha em minha casa, até me mudei para um apartamento menor, com menos lugar para guardar coisas, livrando espaço para mim.

Para mim, o apelo do minimalismo vem dessa ideia de que a sua vida pode ser simplificada, descomplicada e redimensionada sem sacrificar a qualidade.

E não havia me ocorrido, até recentemente, que essa ideia... qualidade versus quantidade, poderia ser aplicada em como ser mais produtivo no dia a dia do trabalho também. Quem não quer ter menos trabalho, fazê-lo melhor e, ainda assim, ter tudo feito e entregue? Hein?

Um estilo de vida minimalista começa por se sentir realmente (realmente realmente) confortável com a ideia de que mais não é equivalente a melhor.

O guia minimalista de como ser mais produtivo começa com uma teoria simples. Um monte de itens na sua lista de tarefas simplesmente não precisavam estar lá. Planejando seu dia de um jeito diferente e focando apenas nos seus objetivos mais importantes, você pode se dar ao luxo de gastar mais tempo nas coisas que realmente valem a pena e fazer um trabalho de mais alta qualidade.

Decida o que é importante

Você não é o Super-Homem. Você não tem que fazer tudo.

O minimalismo não funciona de verdade se você não tiver um objetivo claro e específico em mente. Você não pode decidir o que descartar sem saber o que você quer realizar. Ter um estilo minimalista de vida não se trata de jogar coisas fora. Significa ter tudo que você precisa para atingir seus objetivos... e nada mais.

Para decidir quais tarefas são importantes e quais podem ser cortadas, tente estreitar seu foco sobre o seu objetivo global. Defina uma declaração pessoal de missão que englobe seus objetivos.

No trabalho, a sua missão poderia ser “aumentar vendas em 300% nos próximos 180 dias e manter todos os meus clientes atuais”. Em casa, sua missão poderia ser “levar uma vida menos “tóxica” e reduzir o estresse pessoal”.

Crie a sua definição de missão e para cada tarefa que você acrescentar à sua lista, pergunte-se se ela auxilia em sua missão. Se não, é hora de dar um chega pra lá nessa tarefa.

Comece aprendendo a dizer “não” a tarefas e compromissos que não contribuem para seu objetivo nem em como ser mais produtivo. Como no caso da vida em geral, aprender a dizer “não” é uma das mais valiosas habilidades do minimalismo.

Defina suas “TMIs”

Comece cada dia com um planejamento. O que quer que seja que você use para acompanhar sua lista de tarefas, isso precisa ser usado, atualizado e pensado todo santo dia.

Acostume-se com o hábito de devotar alguns minutos por dia para organizar sua lista e priorizar tarefas.

Definas suas TOP 3 TMIs (Tarefas Mais Importantes) para o dia e estruture suas escolhas entorno delas. Pense nelas como em seu Produto Minimamente Viável (MVP). Se nada mais for feito, essas 3 coisas o manterão “vivo”.

Não tem como ser mais produtivo se distrações aparecerem (e elas sempre aparecem). Por isso, quando aparecem oportunidades inesperadas, quando você se sentir muito cansado e já tentado a tirar uma sonequinha de tarde, o que você deve fazer é aproveitar para pensar no que se dedicar em seguida, qual seu próximo passo levando em conta suas Tarefas Mais Importantes (TMIs).

Corte as distrações

Existe um monte de estudos por aí provando que se dedicar a múltiplas tarefas na verdade te torna menos produtivo. De fato, pesquisas da American Psychological Association explicam que nossos cérebros simplesmente não são destinados a multitarefa.

Existem três diferentes tipos de problema com o “multitarefa”, e todos eles exaurem nosso tempo, dinheiro e poder cerebral. O estilo de vida minimalista encoraja a focar na qualidade e, de um ponto de vista teórico, é uma perspectiva que não combina com essa ideia de multitarefa.

Identifique uma tarefa e bloqueie todo o resto enquanto a estiver completando.

Telefonemas? Seja mais presente com seus amigos, família e clientes e pare de passear pelo Facebook. Escrevendo um e-mail? Escreva direito, escreva rápido e opte por não responder aos 25 textos que apareceram enquanto trabalho nisso. Se você está realmente tentando ler um website ou um e-book, feche todas as outras 50 abas do seu navegador. Faça a escolha de focar em uma coisa de cada vez e pare de dividir sua atenção com um monte de outras coisas que na verdade não importam.

Checar o Messenger do Facebook ajuda você a alcançar sua missão pessoal? Isso é por acaso uma de suas TMIs do dia? O mundo (ou o seu negócio) vai explodir se você esperar mais 25 minutinhos para responder? Se a resposta para qualquer uma dessas hipóteses for não, você pode fechar as janelas do navegador, ignorar as notificações, e investir totalmente na tarefa em que você deveria estar trabalhando.

Lotes e automação

Uma vez eu conduzi um experimento em que eu mantive (de verdade) uma lista bem detalhada das tarefas que eu pensava que precisaria fazer todo dia, e uma das coisas que eu realmente fiz em cada dia, por 2 semanas inteiras. O que eu descobri foi que havia UM MONTE de tarefas repetidas.

Eu agendava Tweets diariamente. Eu atualizava informações no meu CRM diversas vezes ao dia. No decurso de 2 semanas eu devo ter entrado um milhão de vezes no meu programa financeiro.

Pensando em como ser mais produtivo e criar uma agenda mais eficiente, eu dei um tempo para descobrir opções de automação de tarefas, (como conectar minhas contas bancárias com meu programa financeiro, definir alguns e-mails automáticos para responder certos tipos de e-mails que chegam, e usar um “recipe” do IFTTT para compartilhar meus tweets em minhas outras redes sociais automaticamente). Então, eu reservei um tempo para fazer grandes lotes de trabalho de uma vez.

Existe um monte de opções de automação por aí desenvolvidas para algumas das mais simples e mais monótonas tarefas do seu “menu”. O IFTTT tem milhares de opções para ajudar com automações que vão desde informações em planilhas até o Trello.

Montar lotes é simplesmente o ato de combinar tarefas similares e completar todas de uma vez. Como, por exemplo, agendar uma semana de tweets em uma tacada só.

Descubra quais as tarefas de sua lista que podem ser automatizadas e quais podem ser combinadas em lotes e planeje sua agenda adequadamente. Só tente não ficar empolgado demais com a quantidade de tempo que vai conseguir economizar.

Menos é mais

Existem muitos apps à sua disposição. Não caia na armadilha de passar mais tempo atualizando sua lista de tarefas nos aplicativos do que realmente usando seu tempo para fazer as coisas. Não tem como ser mais produtivo agindo assim. Pode até parecer ridículo agora, mas isso pode acontecer com qualquer um.

Escolha apenas 1 lugar (app, caderno de anotações, lugarzinho na carteira para bilhetinhos) para servir como a base de seus projetos e recolha suas tarefas lá. Só lá.

Eu uso o Trello para gerenciar minha lista de tarefas assim como literalmente tudo em meu trabalho.

Seja flexível

Agendas rígidas e listas de tarefas cronometradas raramente funcionam bem para empreendedores. Nosso jogo é o inesperado, certo? Uma mentalidade minimalista é uma maneira excelente de como ser mais produtivo e vai te ajudar a não lotar sua agenda e te deixar com tempo para seus grandes compromissos.

Monte uma agenda flexível e não se sinta culpado por se afastar um pouco do planejado.

Minimalismo tem tudo a ver com qualidade superando a quantidade. Foque em criar e entregar um trabalho de alta qualidade e deixe a todos atordoados com seus impressionantes talentos.