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Wie verwende ich ein Trello-Master-Board als Projekt-Dashboard?

Trello-Master-Board für das Projekt-Management

Überlege mal, wie viele E-Mails, Chat-Nachrichten und andere Kommunikationsformen täglich bei dir reinflattern. 

Sind es 10? 20? Mehr als 200?

Überlege nun, um wie viel diese Zahl sich wohl steigert, je höher du die Karriereleiter deines Unternehmens rauf kletterst, insbesondere, wenn du in einem großen Team arbeitest. Wenn Manager und Führungskräfte täglich Hunderte verschiedener Nachrichten auf mehreren Projekt-Dashboards und anderen Plattformen sortieren müssen, steigt die Wahrscheinlichkeit explosionsartig, dass Dinge übersehen werden oder verloren gehen.

Gleichzeitig musst du der Unternehmensführung weiterhin Informationen darüber liefern, woran du mit deinem Team arbeitest. 

Wenn diese Anhäufung von E-Mails nicht vermieden und der Fortschritt deines Teams nicht mitgeteilt wird, kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Laut einem Bericht des britisches Forschungs-Unternehmens Economist Intelligence Unit (EIU) ergab eine Umfrage mit über 400 Mitarbeitern, dass eine schlechte Kommunikation bei der Arbeit folgende Auswirkung hat:

  • Sie steigert Stress (bei 52% der Befragten)
  • Sie führt zu einer Verzögerung oder einem vollständigen Scheitern eines Projekts (bei 44% der Befragten)
  • Sie senkt die Arbeitsmoral (bei 31% der Befragten)

Schlimm, oder? Aber jetzt nicht die Hoffnung verlieren!

Trello macht es uns wirklich einfach, die richtigen Informationen der richtigen Leute zu erhalten. Lass uns diesen Executive-Dashboard-Workflow untersuchen, damit du ab sofort auf höchstem Niveau effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten kannst! 

Behalte den (Enter-)Preis im Auge

Um dein gesamtes Unternehmen von A bis Z auf Aufgaben und Ziele auszurichten, ist ein Projektmanagement-Dashboard erforderlich, das sowohl für alle zugänglich als auch umfassend ist. 

Das ist einfacher gesagt als getan. Sobald Funktionen hinzugefügt werden, wird es für den normalen Benutzer tendenziell komplizierter.

Trello Enterprise ist jedoch genauso einfach zu bedienen wie Trello. Durch Enterprise bekommst du Zugriff auf einige der wichtigsten Online-Tools, und zwar genau die, die den Managern und Geschäftsführern helfen, informiert und engagiert zu bleiben.

Zum einen hast du mit Trello Enterprise Zugriff auf Sicherheits- und Berechtigungsfunktionen, mit denen du die Unternehmensführung überzeugen kannst, dieses Projekt-Dashboard zu nutzen. Du kannst entscheiden, wer Boards erstellen kann, wer diesen Boards hinzugefügt werden kann und welche Power-Ups intern zulässig sind. Die Unternehmungsführung wird erleichtert aufatmen, wenn sie sich darauf verlassen kann, dass alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.  

Enterprise verfügt außerdem über eine unbegrenzte Trello-Nutzung. Dies bedeutet, dass dein Team so viele Karten erstellen, so viele Nachrichten senden und so viele Power-Ups benutzen kann, wie es benötigt. Wenn es dir wichtig ist, dass dein Team und die Unternehmensführung beständig miteinander kommunizieren, dann ist ein ziemlich wichtiger Faktor, ihnen die Möglichkeit zu geben, dies ungehindert tun zu können.

Gleichzeitig birgt genau diese unbegrenzte Kommunikation, dass viele Manager und Führungskräfte in Nachrichten und Arbeit ersticken. 

Anstatt den gleichen Fehler zu machen und eine weitere Nachricht hinzuzufügen, verwalte die Nachrichten mit einem Projektmanagement Dashboard, mit dem "Master-Board" von Trello.

Das Trello Master-Board: Weniger Aufwand, mehr Sichtbarkeit

Stelle dir vor, du arbeitest in einem Gebäude, in dem jeder einzelne Mitarbeiter ein eigenes Büro hat. 

Wenn du mit jemandem von Angesicht zu Angesicht kommunizieren möchtest, musst du deinen Schreibtisch verlassen und für diese Unterhaltung in dessen Büro gehen.

Stell dir nun vor, du müsstest jeden Tag persönlich mit jedem einzelnen Mitarbeiter sprechen. Du kannst jetzt entweder gute Laufschuhe anziehen oder einen Vorschlaghammer kaufen und anfangen, Mauern einzureißen.

Aber bevor du diesen Kraftakt in die Tat umsetzt, solltest du ein Trello-Master-Board für deine Projekt-Dashboards in Betracht ziehen.

Ein Master-Board ist im Wesentlichen ein Open-Office-Konzept.

Es bietet dir eine Übersicht aller maßgeblichen Karten aller deiner Boards. Du musst keine Zeit damit verschwenden, von Board zu Board (oder von Büro zu Büro) zu springen, um zu sehen, woran gerade gearbeitet wird. Auch nicht, um Informationen zu sammeln, die für dich, für dein Team und eure Projekte relevant sind.

Damit ein Projektmanagement-Dashboard funktioniert, brauchst du die Möglichkeit, Informationen zwischen mehreren Trello-Boards auszutauschen.

Das Unito Board-Synchronisierungs Power-Up macht dies mühelos, da Karten in mehreren Boards gleichseitig existent sein können. Unito verwendet die bidirektionale Synchronisierung (Zweiwege-Synchronisation) um sicherzustellen, dass Änderungen an einer Karte deines Master-Boards auch auf den anderen Projektmanagement-Dashboards angezeigt werden und umgekehrt.   

Führungskräfte integrieren

Trello-Master-Board

Für die Führungskräfte deines Unternehmens geht ein Master-Board über das einfache Aufgabenmanagement hinaus. Das gesamte Team, in der Abteilung oder im ganzen Unternehmen, erhält alle Informationen über dieses Projektmanagement-Dashboard, die einzige Quelle für alle. 

Wofür dein Team früher Zeit verbringen musste, zum Beispiel in verschiedenen Einzel- oder Team-Boards nach Karten zu suchen, auf E-Mails, Chats oder Besprechungen zurückzugreifen, um Updates von Dutzenden Mitarbeitern zu erhalten *keuch*, können Führungskräfte dies jetzt über ein speziell dafür vorgesehenes Executive Dashboard erledigen.

Karten, die zur Genehmigung anstehen, Vorgänge, die verbessert werden müssen, Produkteinführungen ... wirklich alles, was für Manager und Führungskräfte in einem Executive-Dashboard wichtig ist, kann einfach mit einem einzigen Master-Board synchronisiert werden—wir bezeichnen das oft als "Executive Overview".

Denke nur an all die Zeit und Mühe, die du sparen könntest. 

Durchschnittlich benötigt man 16 Minuten, um sich nach der Bearbeitung einer eingehenden E-Mail neu zu konzentrieren. Hinzu kommt, dass man Stunden pro Monat mit unnötigen Besprechungen verbringt. Das ist eine Menge vergebliche Zeit, die vielbeschäftigte Führungskräfte und jeder Mitarbeiter jetzt besser nutzen können. 

Es funktioniert auch im umgekehrten Sinne. 

  • Haben deine Mitarbeiter Schwierigkeiten, Zustimmungen der Führungsebene zu erhalten, oder ist es per se schwierig, mit den vielbeschäftigten Managern zu interagieren? 
  • Verlangsamt der verzögerte Genehmigungsprozess eure Projekte? 
  • Sind sich deine Kollegen nicht sicher, wann sie sich an Führungskräfte wenden sollen, oder sind sie sogar besorgt, sie zu belästigen? 

Diese Problematik kann durch ein gut gestaltetes Trello-Master-Board zusammen mit Unito behoben werden.

Nimm dir Zeit, deine Workflows auszuarbeiten!

Beispiele eines Trello-Master-Boards

Wenn es der springende Punkt ist, über das Master-Board Infos und Aufgaben mit den Mitarbeitern und Führungskräften zu teilen, bei der Organisation zu helfen und Prioritäten zu setzen, dann geht das nicht ohne Regeln und Strukturen. Wichtig ist, genau zu beschreiben, was an das Master-Board weitergegeben wird und warum.

Als Erstes, setze dir klare Ziele für das Master-Board! 

Was ist am wichtigsten für einen Manager? Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden? 

Du kannst entscheiden, ob nur ein Überblick bereitgestellt werden soll, um neugierigen Führungskräften zu zeigen, welche Arbeiten im Gange sind, oder, ob das Board benutzt werden soll, um die Arbeit mehrerer Teams zu überprüfen und Genehmigungen zu erteilen.

Sobald die Ziele festgelegt wurden, kannst du die Listen entsprechend erstellen. Eine Übersichtstafel enthält möglicherweise Listen für jedes Team in eurem Unternehmen. Ein Board, das für Arbeitsgenehmigungen vorgesehen ist, kann Listen für "Anstehende Genehmigungen" und für "Bewilligte Genehmigungen" vorsehen.

Wenn dein Board eingerichtet ist, kannst du jetzt deinen idealen Workflow erstellen und mit deinem Team teilen. Und wie könnte das aussehen?

Angenommen, dein Chief-Marketing-Officer (CMO) möchte alle derzeit laufenden Marketing-Inhalte überwachen. Dieser Workflow könnte dann folgendermaßen aussehen: 

Wenn dein Content-Team ein neues Projekt startet, kann der Marketeer das Vorhaben in eine Liste verschieben mit dem Namen "In Bearbeitung".

  • Mit Unito wird auf dem Board automatisch eine entsprechende Karte in der Liste "Content Work - in Bearbeitung" auf eurem Master-Board erstellt.
  • Möchte der CMO Feedback geben oder ist an Aktualisierungen interessiert, kann dies jeweils auf der Karte angefordert werden. Die Kommentare werden im Content- Team-Board angezeigt.
  • Wenn das Content-Team die Karte nach abgeschlossener Arbeit von "In Bearbeitung" auf "Done" verschiebt, verschwindet sie automatisch vom Master-Board.

All dies wird dank des Unito-Power-Ups zeitlich versetzt in Trello durchgeführt. Du siehst, es sind keine E-Mails, Gespräche, Anhänge oder sonst irgendetwas nötig.

Solange dein gesamtes Team über euren Masterboard-Workflow informiert ist, ist die Kommunikation auch mit der Führungsebene gewährleistet und wird zum Kinderspiel.

So erstellst du dein Trello-Master-Board 

Nachdem dein idealer Workflow festgelegt wurde, ist es an der Zeit, alle Synchronisierungen zu erstellen. Damit dein Master-Board funktioniert, müssen nun alle relevanten Trello-Boards mit dem Unito-Board-Sync-Power-Up synchronisiert werden.

Wenn du eine Guideline für das Einrichten deines Master-Boards benötigst, hat Unito ein hilfreiches Webinar für dich. Hier sind die Schritte:

  1. Aktiviere das Unito-Board-Sync Power-Up und starte deine kostenlose Testversion. Sobald du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke oben rechts in deinem Trello-Board auf die Schaltfläche "Board-Synchronisierung." 

    Unito-Board-Sync-Power-Up

    Unito-Board-Sync Schaltfläche

  2. Wähle die Option Spiegelsynchronisation.

    Unito-Board-Sync Anleitung

  3. Wähle auf der einen Seite das Master-Board und auf der anderen Seite das erste Trello-Board aus, das du synchronisieren möchtest.

    Unito-Board-Sync Setup

  4. Nun wird es interessant. In Unito können auch Filter verwendet werden, die bestimmen, welche Inhalte dem Board zugefügt werden. Dies ist wichtig, da ja nur Karten freigegeben werden, die für dein Führungsteam wichtig sind.

    Zunächst wird ein Trello-Label mit dem Namen "Master-Board" erstellt. Dann füge es zu allem hinzu, was du synchronisieren möchtest. Bei der Unito-Synchronisierung füge einen Filterhinzu, damit nur Karten mit diesem Label auf dem Master-Board zugefügt werden.

    So wird Unito mit Trello-Label synchronisiert

    Erstelle dann die Label auf dem Master-Board, die nach jedem zu synchronisierenden Board benannt sind (möglicherweise „Marketing“ oder „Vertrieb“). Bei Unito kannst du dann auf der Master-Board-Seite für jedes dieser Label einen Label-Filter hinzufügen.

    Anschließend klicke auf "Weiter".

    So werden Label in Trello synchronisiert

    So werden Unito-Board-Filter mit Trello konfiguriert

  5. Dadurch gelangst du zur Seite "Review synchronisieren".

    Klicke auf die Schaltfläche "Synchronisierung anpassen" und wechsel zur Registerkarte "Weitere Optionen". Stelle sicher, dass die Standardliste für jede Karte korrekt ist. Wenn du ganze Workflows anstelle einzelner Listen zuordnen möchtest, kannst du dies tun, indem du den Listen-Abschnitt unter "Map-Felder" bearbeitest. 

  6. Zum Abschluss klicke auf "speichern und synchronisieren"!

    Unito-Board-Sync-2

    Unito-Sync-Bestätigung

Beherrsche das Trello-Master-Board

Es ist wahrlich nicht zu leugnen, dass Führungskräfte viel am Hut haben. Eine Harvard-Studie ergab, dass CEOs tatsächlich 18,5 Stunden mehr pro Woche arbeiten als ein durchschnittlicher amerikanischer Angestellter. 

Macht diese Workflows zu eurer Unternehmenskommunikation! So stellt ihr sicher, dass sich Führungskräfte nicht überfordert und überlastet fühlen.

Ein einfaches Trello-Master-Board kann Zeit einsparen und das ständige Suchen nach Updates verringern und gleichzeitig die Bottom-up-Kommunikation im gesamten Unternehmen vereinfachen, d.h., dass Mitarbeiter auch am Ende der Organisationshierarchie ermutigt werden, Informationen an ihre Führungskräfte zu übermitteln.

Klicke auf die folgenden Links! Hier kannst du die Unito-Board-Sync Power-Up-Funktion zwischen zwei Karten testen.

Befolge diese Anweisungen auf jedem Board und beobachte, wie Kommentare synchronisiert werden! Bitte beachte: Beim Kopieren der Karten werden die Einstellungen nicht übertragen. 

Screen Shot vom 27. August 2019 um 23:49h

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Unito-Master-Board-2

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Entdecke das Unito-Board-Sync Power-Up mit einer kostenlosen 14-Tage-Testversion. Das Unit-Paket wird monatlich in Rechnung gestellt.


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Siehe auch: Änderungen bei Trello-Teams, Automatisierung mit der Butler-Power-Up, Map View und 13 Enterprise-Funktionen