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6 tips para hacer un teletrabajo exitoso y aumentar tu concentración

cómo ser responsable trabajando desde casa

Suena la alarma de las 7 a.m. avisándote que llegó la hora de levantarte pero... decides dormir 5 minutos más.

...ya en serio, es hora de empezar el día y terminar pendientes muy importantes. Sólo tengo que levantarme, hacer café y... ¿eso es harina para hot cakes? He querido probar esa receta para preparar un hot cake de tostada francesa desde hace tiempo.

Dos horas después, la cocina está hecha un desastre, el reloj marca las 12 del día y tú todavía no has encendido tu laptop y ahora sí, empiezas a sentir cómo la ansiedad se empieza a apoderar de ti. ¿Te suena familiar? Tal vez hayas caído en la trampa de la baja productividad del teletrabajo, pero no estás solo.

baja productividad en el trabajo

Desde comienzos del 2020, el 88% de las organizaciones han promovido o le han pedido a sus empleados trabajar desde casa (¡eso equivale a casi un tercio de la población en Estados Unidos!). Imagina la cantidad de recetas fallidas por kilómetro cuadrado desde que empezó el 2020, ¡qué desastre!

¿Cómo evitar las distracciones, mantener la concentración y una productividad alta en el trabajo cuando hay tantas distracciones a tu alrededor como Netflix, tu cachorrito, tus hijos, y para rematar, el refrigerador?

La respuesta es que tienes que hacerte responsable de tus acciones. Nosotros te ayudamos con algunos tips para que tengas una experiencia de teletrabajo exitosa. Llegó la hora de demostrar que los mitos sobre el trabajo remoto son falsos.

Tip para un teletrabajo exitoso: sigue una rutina a prueba de flojera

Las rutinas matutinas son excelentes por varias razones: te permiten construir hábitos, reconfigurar tu cerebro y le dan un ritmo a tus flujos de trabajo.

Algunas de las personas más exitosas en el mundo afirman que eso es la clave de su éxito.

Y la clave para una rutina matutina exitosa es entender cómo funciona tu cerebro y tu cuerpo durante las primeras horas del día. ¿Te despiertas con energía o te toma un rato sentirte listo para poder lidiar con las tareas importantes? ¿Eres más productivo después de hacer ejercicio? Crees que si te arreglas como si fueras a la oficina, ¿serviría para hacerle pensar a tu cerebro que estás listo para comenzar tu día?

Independientemente de tus hábitos, tu rutina matutina debe lograr enfocar tu mente en la lista de pendientes para el día. Algunas estrategias populares incluyen:

  • Afirmaciones positivas diarias
  • Café y un crucigrama
  • Bañarse y vestirse (con algo que no sea tu piyama)
  • Una salida matutina en bici
  • Una clase virtual de yoga
  • Repasar tus metas de largo plazo

Plantear metas diarias, semanales y mensuales

¿Cuando fue la última vez que planteaste una meta específica, es decir, una meta que se pueda identificar y cuantificar claramente una vez que la cumpliste? Es mucho más fácil lograr tus metas de largo plazo (que suelen ser intimidantes) cuando planteas objetivos diarios, semanales y mensuales.

Un estudio de Harvard Business encontró que la mayoría de las personas no tienen metas concretas, y las que sí las tienen, no suelen escribirlas. Sin embargo, el resultado más importante de este estudio fue que las personas que sí escriben sus metas son 10 veces más exitosas que las que no llevan un registro.

Entonces, un consejo para trabajar productivamente desde casa es escribir tus metas porque no sólo incrementa tu probabilidad de tener éxito, también experimentas la satisfacción de ir eliminando tareas de tu lista.

Puedes empezar escribiendo tres cosas que te gustaría hacer el día siguiente. Es una buena manera de terminar la jornada laboral y de recalcar las prioridades para el siguiente día.

Cómo usar las checklists avanzadas en Trello para hacer un buen teletrabajo

Las Checklists Avanzadas facilitan el trabajo de desglosar una meta general en objetivos más específicos. Puedes usar las Checklists Avanzadas para proyectos en equipo o individuales. Por ejemplo, puedes crear una tarjeta para una meta o proyecto general, dividirlo en varios pasos y asignar esos pasos a un miembro especifico del equipo (¡o a ti mismo!).

Puedes asociar fechas de vencimiento a cada elemento de la checklist forzándote a ser responsable durante todo el proceso.

Si un elemento de la checklist tiene demasiadas tareas secundarias, es muy fácil convertir la checklist en una tarjeta.

"Te permiten hacerte responsable a la vez que evitan que te sientas abrumado por tener que terminar todo de un sólo golpe. Por ejemplo, yo trabajo en el área de gráficos y las checklists me son muy útiles porque cuando estoy trabajando en un proyecto puedo usarlas para planificar cuándo voy a buscar información, terminar un borrador, entregar el producto final, terminar la impresión y entregar al cliente, y sin la necesidad de crear una tarjeta para cada paso. Se podría decir que es como un centro de control del proyecto."

- Ruth-Ann Brown, Coordinadora de Medios Digitales.

Al abrir el plano en la vista de calendario, se puede ver la checklist con las fechas de vencimiento y los plazos de los proyectos mayores. Las tarjetas y las checklists se diferencian fácilmente porque tienen estilos distintos:

Tu espacio de trabajo debe estar libre de distracciones si la meta es una alta productividad en el trabajo

A la mayoría de nosotros se nos dificulta concentrarnos cuando estamos en un ambiente con muchos estímulos. En un ambiente de oficina "normal" estás rodeado de colegas que también están trabajando arduamente así que no sientes la compulsión de irte al sillón, de ver el último episodio de tu serie favorita o de ir a prepararte un delicioso refrigerio.

Gloria Mark de la Universidad de California encontró que un típico trabajador de oficina trabaja en promedio 11 minutos antes de ser interrumpido y le toma 25 minutos en promedio volver a concentrarse en el trabajo después de la interrupción. A eso hay que sumarle las distracciones del hogar, así que sin duda ese número es mucho mayor para un teletrabajador.

A muchos les cuesta trabajo encontrar un lugar en la casa que les permita concentrarse sin interrupciones. Esto es particularmente difícil si tus roomies, pareja, o familia también comparten tu espacio pero para tener un poco de tranquilidad en tu jornada laboral, tienes que encontrar la manera de eliminar el ruido y las distracciones.

Estos son algunos consejos para trabajar desde casa y evitar las distracciones:

  • Tu lugar de trabajo debe ser cómodo con escritorio y silla propios.
  • De ser posible, que sea en un cuarto separado de los espacios comunes.
  • Silencia las notificaciones del celular durante la jornada de trabajo.
  • Planea el almuerzo, la comida y los descansos lejos de la computadora
  • Apaga la televisión
  • Haz una lista de música que te ayude a concentrarte
  • Ordena tu escritorio y el cuarto en el que estás trabajando
  • Acondiciona plantas que huelan bien y que refresquen tu espacio de trabajo

Aparta tiempo en tu horario exclusivamente para terminar las tareas más importantes

¿Tienes alguna tarea o tareas molestas que han estado en tu lista por varias semanas pero las sigues posponiendo? Es hora de que apliques la técnica del Timebox (caja de tiempo) y te sumerjas por completo en el trabajo.

La ley de Parkison dice que el trabajo se alarga de acuerdo al tiempo que le asignas para terminarlo. Aunque no es realmente una ley (es más bien una observación), tiene algo de cierto. Si sabes que una tarea es importante pero no urgente, tal vez termines posponiendo esa tarea hasta el último minuto posible (aunque sólo te tome un minuto hacerla).

Por ejemplo, si tu manager te pidió que siguieras capacitándote con un curso en línea para final de mes, podrías pensar "bueno, tengo todo el mes, ¿porqué hacerlo en este momento si tengo tareas más importantes?". Aunque es cierto, los plazos llegan más rápido de lo que uno piensa, si no quieres que te agarren las prisas es mejor apartar tiempo con suficiente anticipación (y prevenir con un margen de tiempo extra por si surge una situación inesperada en el último momento).

Estos son algunos consejos para que adquieras la disciplina que requieres para mejorar tu productividad en el trabajo desde casa: 

Abre tu calendario y programa una reunión contigo mismo. Suele ser útil apartar una parte de tu día (por lo menos una o dos horas) para realmente concentrarse y avanzar lo más posible en el trabajo pendiente.

Si piensas "de todos modos nadie más va a presentarse a la 'reunión', probablemente voy a terminar por cancelarla y priorizar otros pendientes". Es mejor pensar bajo esta perspectiva: no dudas en presentarte a las reuniones con tus compañeros de equipo o con tu manager, ¿verdad? Entonces, ¿porqué lo dudas cuando se trata de ti?

Marc Zao-Sander, CEO y cofundador de filtered.com, descubrió la técnica del Timebox hace siete años y cree que eso fue lo que le permitió duplicar su productividad.

✨Consejo de oro: los usuarios de Trello pueden integrar su Calendario de Google en sus tableros de Trello y sincronizar todas sus actividades. Para hacerlo, primero habilita la fuente de iCalendar y localiza la URL de iCalendar para tu tablero.

  1. Abre el menú del tablero
  2. En la pestaña de "Power-Ups", haz clic en "Calendario". Activa el Power-Up haciendo clic en "Agregar Power-Up"
  3. Ahí, haz clic en Editar Configuración de Power-Up. También puedes abrir el Power-Up Calendario desde la vista de tablero y hacer clic en el ícono de configuración.
  4. Copia la URL que viene en "Fuente de iCalendar".
Power-Up Calendario en Trello

Luego abre el Calendario de Google, y haz clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra en el lado derecho de "Agregar Calendario". Haz clic en "Desde la URL".

Instrucciones para integrar el calendario de trello a iCalendar o gmail

 

 

Copia la URL de iCalendar en la casilla y haz clic en "Agregar Calendario".

El Calendario de Google se agregará al calendario de tu tablero de Trello y le asignará un color. Encontrarás el calendario en la sección "Otros calendarios".

Nuestro ultimo consejo para trabajar desde casa: cuando nada funciona, ¡búscate un compañero!

Otro tip para un teletrabajo exitoso es conseguir un compañero de responsabilidad, una colaboración entre dos o un pequeño grupo de personas, en el que se comprometen a enseñar y dar retroalimentación mutua de manera regular.

Se pueden poner de acuerdo para hablar diariamente o semanalmente durante sesiones de retroalimentación en las que compartan sus logros y hablen sobre los retos a los que se enfrentaron.

¿No estás seguro de que esto funcionaría para ti? ¡Los números nos respaldan! La Sociedad Americana de Entrenamiento y Desarrollo encontró que las personas que se comprometen a cumplir sus metas frente otras personas, tienen un 65% más de probabilidad de lograr esas metas. La probabilidad de éxito incrementa hasta un 95% cuando también incluyen reuniones periódicas con sus compañeros para revisar su progreso.

Esto es lo que puedes hacer para mantener una colaboración sana y respetuosa con tu compañero de responsabilidad:

  • Sé claro en lo que quieres y en lo que necesitas
  • Elige a alguien que respetas y cuyas palabras son importantes para ti
  • Analiza la estrategia que sigue esa persona en su negocio o carrera profesional
  • Acuerden un horario y síganlo al pie de la letra

Más tips para un teletrabajo exitoso

Aunque trabajar desde casa puede ser todo un desafío, existen maneras fáciles y realistas de mejorar tu productividad en el teletrabajo y llevar un horario definido. Una vez que encuentras el sistema con el que te sientes a gusto, apégate a él y comparte tu proceso con otras personas que están pasando por una situación similar.

Asumir la responsable de terminar los pendientes te ayudará a ser más exitoso en tu carrera profesional pero también tendrás tiempo para otras cosas igualmente importantes, como preparar esas tostadas francesas.


Sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello).

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