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Construye una rutina diaria de trabajo efectiva con Trello

Rutina de trabajo en vista de calendario

Esos entusiastas de la productividad lo quieren todo, ¿verdad? Los rituales matutinos, los rituales vespertinos, ¿y ahora también quieren una rutina de trabajo semanal?

Aunque parezca excesivo tomarse un tiempo todas las semanas para hacer checklists de pendientes, este tipo de hábitos son de los que te ahorran tiempo, energía y además te encaminan hacia la dirección correcta. Por algo lo recomiendan los expertos en productividad como David Allen, escritor de Getting Things Done (GTD).

Pero, ¿por qué es tan importante que te tomes un tiempo, todas las semanas, para organizar tus tareas diarias y planear para la siguiente semana?

Las 4 ganancias de hacer una rutina de trabajo

Organización

El mayor beneficio de tener una rutina de trabajo semanal es que te permite concentrarte en tus metas y ayuda a no sentirse abrumado. Si sólo consultas cómo va tu progreso una vez al mes (o menos), tardarás mucho en darte cuenta que te has desviado de tu meta. Podrías estar trabajando en algo que no es importante, o podrías pasar por alto que no estás progresando al ritmo que habías planeado.

Practica y mejora

Según este estudio de Harvard, analizar una tarea es mejor que repetirla. Esencialmente, la práctica hace al maestro, pero sólo si te tomas el tiempo para pensar sobre lo que estás haciendo. Una rutina de trabajo te permite detenerte para revisar tus proyectos y así determinar cómo los puedes mejorar. Esto es crucial para seguir creciendo, y si te tomas el tiempo para analizar, puedes de hecho ir mejorando un poco más cada semana en cualquier actividad que estés llevando a cabo.

Impulso

Una rutina de trabajo semanal también te ayuda a empezar la semana sintiéndote organizado y realizado. Goals Infinite dice que tienes una victoria casi asegurada si te organizas y preparas para la semana. No sólo eso, tomarse el tiempo para analizar lo que lograste en las semanas anteriores, te da ese impulso extra para seguir empujando hacia adelante hacia nuevas tareas y proyectos

Planeación realista

¿Te ha pasado que agregas más de lo realmente que puedes terminar en tu lista de pendientes? Es fácil dejarse llevar y atiborrarse de pendientes durante el día (y semana). Una rutina de trabajo semanal puede ayudarte a planear, de manera realista, tu semana. De esta manera te aseguras que estás incluyendo la cantidad adecuada de trabajo en tu horario.

Construye tu propia rutina de trabajo

Consejos para tu rutina diaria de trabajo

Te gustaría experimentar todos esos beneficios, pero ¿cómo implementas tu propia rutina de trabajo semanal? Una rutina de trabajo semanal contiene tres elementos clave: hábito, análisis y planeación. Aquí te muestro algunos consejos prácticos para estructurar tu rutina de trabajo:

1. Comprométete con tu rutina

Sí sólo haces tu rutina de trabajo una vez al año o una vez al mes, no verás ninguna diferencia, ¡debes crear un hábito! Todo tiene una razón de ser y esta rutina es semanal por una razón, así que tendrás que tendrás que crear un hábito.

  • Empieza fijando un día y un horario cada semana para hacer tu proceso de planeación. Mike Vardy, presentador del programa Productivityist, hace su planeación semanal todos los sábados. Personalmente prefiero hacer mi rutina los domingos en la mañana. Eso sí, debes planificar tu rutina de trabajo antes de empezar un nuevo ciclo de tareas. No es recomendable hacerlo a mitad de semana, más bien justo después de haber acabado con las tareas anteriores, cuando te estés alistando para la siguiente semana.

  • Siguiente, escoge el lugar en el que quieres hacer tu planeación semanal. Aunque viajes y no siempre estés en el mismo lugar, siempre es de ayuda tener un lugar específico adónde ir cuando estás planeando tu semana. Puede ser en tu casa - en tu oficina, en el sillón de tu sala o en la mesa de la cocina. A mí me gusta el café que está a cinco minutos de mi casa. Me gusta cambiar de ambiente y me emociona pensar en salir de mi casa y lograr terminar pendientes todas las semanas.

Estás comprometido a crear un hábito... y así es como se puede ver tu rutina.

Checklist de rutina de trabajo en Trello

2.Analiza la semana anterior

¿Recuerdas los beneficios de repetir y analizar lo que has estado haciendo? Para poder hacer esto, ¡tienes que revisar lo que has hecho y tomarte un tiempo para analizar! Estas son algunas maneras prácticas en las que puedes lograr esto.

Revisar las tareas que has terminado

Revisar las cosas en las que estuviste trabajando la semana pasada. Esto me parece fácil de hacer porque yo organizo mis tareas semanales en un tablero de Trello.

Ejemplo de tablero de Trello de una rutina de trabajo y social

Puedo revisar fácilmente todo lo que está en la columna de "Hecho". Ayuda "tocar" todos los proyectos y hacer una nota cuando quedó algo por hacer o cuando quieres escribir el siguiente paso para un proyecto. También es importante saber qué fue lo que no se pudo hacer y determinar porqué no se logró.

¿Hice más planes de los que podía manejar? ¿Hubo algo que me detuvo? Si noto que surgen patrones (cómo planificar demasiado trabajo, o que alguien o algo me retrasó), lo tomo como una señal para hacer algunos ajustes.

Revisar el valor agregado

La rutina de trabajo semanal sirve en parte para confirmar que estás trabajando en algo relevante y te ayuda a crear una manera de atribuirle valor a todas las tareas en la que estás trabajando. Yo agrego una versión modificada de los puntos de historia a cada tarea cuando estoy planeando mi semana.

Reverso de tarjeta

Nota: Un punto de historia es un número que te dice cuánto esfuerzo estás invirtiendo en algo pero me parece que es mejor asignar un número que refleja el valor más que el esfuerzo. Esto me ayuda a saber cuánto valor suma una tarea en relación con otras tareas de la lista.

Al final de la semana, sumo el total de los puntos y veo cuáles son las tareas con menor valor. A veces encuentro la manera de eliminar por completo esas tareas, de lo contrario, encuentro la manera de hacerlas más rápido.

Revisar la gestión del tiempo

Gestionar el tiempo es una excelente manera de darte cuenta si en realidad estás haciendo lo que piensa que haces. Es fácil presumir y decir que trabajamos mucho, o que estudiamos mucho, o cualquier otra prioridad, pero ¿realmente lo hacemos? Gestionar tu tiempo es la mejor manera de darte cuenta. Y es más fácil de lo que piensas.

Puedes usar un Power-Up de Trello, como Harvest, que sirve para gestionar el tiempo en tu tablero semanal, o una herramienta como Toggl o Timing App, o simplemente la vieja confiable, una hoja de cálculo. Define tus prioridades y determina cuánto tiempo le estás invirtiendo realmente a cada una. Aprovecha tu rutina de trabajo semanal para analizar cuánto tiempo le estás invirtiendo a esas prioridades. ¿Es lo que tu pensabas? ¿O no coincide?

Revisa tu diario

Cuando revises tu rutina semanal aprovecha para revisar tu diario. No es exactamente el diario que solías escribir en la secundaria... es más bien una manera de organizar tus ideas. Tener un diario trae muchos beneficios, y aunque no te consideres una persona creativa, vale la pena intentarlo. Durante tu rutina de trabajo semanal, revisa las entradas de la semana anterior y analiza las tendencias que observas.

Revisa tu bandeja de entrada de ideas

Cada semana tienes nuevas ideas... ¿pero qué haces con ellas? La peor respuesta es "nada", y la segunda peor es "¡las intento todas tan pronto como me vienen a la cabeza!"

Una mejor manera de organizar todas tus ideas es recolectándolas en lo que a mi me gusta llamar "la bandeja de entrada de ideas". Puedes lograr esto muy fácilmente con Trello: sólo tienes que crear una lista para tus "ideas" y agregar una tarjeta cuando se te ocurra una. Ni siquiera tienes que entrar a Trello, sólo tienes que mandar un correo a tu tablero de Trello.

No actúes en cuanto tengas la idea - sólo registrala. Esto te permitirá distanciarte un poco para que puedas evaluarla mejor después y compararla con otras ideas que se te han ocurrido anteriormente. Al final de la semana, revisa tu bandeja de entrada de ideas. Algunas ya no te van a parecer tan geniales, otras sí valdrán la pena agregarlas a tu calendario, a tu lista de lecturas o a una lista de proyectos para el futuro.

3. Planea para la siguiente semana

Ejemplo de lista "Por hacer" Una vez que que has pasado cierto tiempo reflexionando, estás listo para el siguiente paso: la planeación. Toma todo lo que aprendiste en el tiempo que estuviste analizando, y ¡prepárate para ir con todo la siguiente semana! Estas son algunas cosas que deberías tomar en cuenta cuando estés planificando.

Alista tu lista

Encuentra un lugar en dónde colocar la lista de todas la tareas de la semana. Para mi, este lugar es Trello. Para mi es fácil navegar entre todo lo que he logrado en Trello, pero también es un buen lugar para organizar mis tareas de la siguiente semana. No importa si usas papel, si usas Trello o cualquier otro programa, es importante mantener todo esto en un solo lugar.

Agrega tareas a partir de tus metas más generales

Si estás leyendo este post, casi seguramente te gusta planear y tienes metas mayores por cumplir. Cada semana cuando estés planeando, necesitas revisar esa lista de metas para asegurarte de que estás agregando proyectos que te acercan a esas metas.

De hecho, SOLO deberías tener tareas en tu lista "Hacer" que se relacionen con esas metas... ¡todo lo demás es una distracción!

Agrega tareas desde tu calendario

La rutina de trabajo semanal es la oportunidad perfecta para revisar el calendario para esa semana. ¿Hay algo que necesites preparar para un evento o reunión? A mí me gusta agregar eventos como si fueran tarjetas en mi tablero de Trello porque eso me ayuda tomarlos en cuenta en mi semana. También es fácil usar mi tablero de Trello como calendario habilitando el Power-Up Calendario. Puedo agregar tiempos y fechas a esas tarjetas que representan reuniones y eventos y que se pueden visualizar fácilmente en mi horario semanal—sin tener que salir de Trello!

Vista de calendario de la rutina de trabajo

Todo debe definirse claramente

Deberías tener una lista de tareas para la semana que se base en tu calendario y en tus metas a largo plazo. Todas las tareas deben estar definidas claramente.

Una tarea está definida claramente cuando...

  • Es claro cuando has acabado: No dudas del cuándo acabarás con este proyecto.
  • Es medible: Existe una diferencia entre "avanzar en mi libro" y "escribir 10 000 palabras".
  • Es específico: No se supone que debas leer una tarea muchas veces para saber qué es lo que se supone tienes que hacer.

Me gusta usar la función de checklist de Trello para definir mejor las tareas y poder desglosarlas en tareas aún más pequeñas. Es genial ir tachando las tareas menores y ver mi progreso.

Ejemplo de checklist

Aparta tiempo para estas tareas

Sabes cuáles son tus tareas, ahora toca planear el horario en el que vas a trabajar en estas tareas, para esto, agrégalas a tu calendario. Muchos expertos en productividad creen firmemente que "si no está en el calendario, no lo harás".

Una buena manera de saber si planeaste una cantidad realista de trabajo para esta semana es agregarla a tu calendario y ver si todo cabe. Haz un calendario de eventos para escribir ese blog, ir a correr...¡cualquier tarea que estés planeando! Sólo asegurate de tener un cierto margen de tiempo - no llenes todos los minutos disponibles en tu calendario o ¡vas a acabar por agotarte!

Algunas personas les encanta apartar tiempo en su calendario, pero eso no es para todos. Yo personalmente prefiero un poco de flexibilidad en mi horario para poder trabajar en cualquiera que sea el proyecto que me entusiasma en ese momento. Dale la oportunidad al apartado de tiempo, ¡pero no te aferres a eso si sientes que te está deteniendo en vez de ayudarte!

¿Listo para planear tu rutina diaria y semanal de trabajo?

Una rutina de trabajo no tiene porque ser algo complejo, y no debería tomarte mucho tiempo planearla. Sólo necesitas tomarte el tiempo para reflexionar sobre la semana anterior y planear para la siguiente.

Una vez que te acostumbres a esto, se convierte en algo que disfrutas y anhelas, y pronto verás que los beneficios valen el tiempo que te toma hacerlo.


Traducido con amor por Brenda Vargas.

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