Comment organiser ses tâches au travail avec Trello

Si vous n'en avez jamais entendu parler, le "bullet journal" est un complément amusant pour organiser ses tâches au travail ou vos projets personnels. Ils ont d'abord pris de l'importance chez les preneurs de notes hyper organisés, mais croyez-le, ils sont probablement plus bénéfiques pour les plus étourdis d'entre nous.

À mi-chemin entre un système organisationnel et un tableau blanc, le bullet journal est devenu un élément de base pour tous ceux qui jonglent avec une myriade de tâches et de projets (c’est à dire tout le monde, non?). Le bullet journal est conçu pour être un planificateur sophistiqué mais versatile, qui aide ses utilisateurs avec les dates, les listes, et les bonnes vieilles boîtes à idées. Il est souvent détaillé et plein de gribouillages. Il est donc un outil idéal pour organiser ses tâches au travail.

Bien que ce concept soit apparu en tant que "système analogique alternatif à l'ère numérique", aujourd’hui le partage des notes et des esquisses avec d’autres collaborateurs est devenu un besoin important chez les utilisateurs de bullet journal (les bujoteurs).

Voici un exemple de bullet journal numérique créé avec Trello qui pourra peut-être vous servir d’inspiration afin d’organiser vos tâches au travail.

Création du bullet journal

Il y a plusieurs façons de structurer les dates et les périodes, mais dans cet exemple les mois sont divisés par Tableau et les semaines par liste. Afin d'éviter le fouilli numérique (après tout, notre objectif est de mieux organiser ses tâches au travail et non pas le contraire!), chaque tableau ne contiendra au plus que quatre listes.

Nommez chaque liste "Semaine du [date]". Chaque carte contiendra vos notes et pensées de la journée - des notes basiques pour vous-mêmes à des des listes d'éléments à vérifier pour le jour même, voire, puisque notre bullet journal est numérique, annexer les liens que vous souhaitez lire postérieurement.

Une petite astuce de pro : au lieu de créer une carte individuelle pour chaque jour de la semaine, copiez / collez la liste des jours de la semaine dans une carte et Trello vous proposera immédiatement de créer 7 cartes.

Chaque carte peut représenter un jour de la semaine. Vous pouvez aussi ajouter chaque semaine une carte "Priorités" qui contiendra une liste des tâches que vous devez absolument faire cette semaine, indépendamment du jour. Pour mieux organiser vos tâches professionnelles et personnelles, créez des checklists séparées. Ajoutez des émoticônes pour que ce soit plus sympa !

Vous pouvez aussi annexer d'autres cartes Trello dans vos checklists pour y accéder rapidement à tout moment.

Une autre manière d’organiser vos tâches au travail est de créer une carte dans votre liste "Semaine du [X]" à chaque fois que vous pensez à quelque chose, plutôt que d'en faire une pour chaque jour de la semaine. Pour ce workflow mieux vaut ajouter des dates d'échéances pour chaque carte de manière à pouvoir utiliser la vue calendrier pour visualiser les tâches et leurs dates butoirs de manière conviviale.

Créez une équipe Trello pour vos tableaux bullets afin d’en faciliter l'accès :

Les extensions

Si vous avez déjà une application de prises de notes, aucun problème. Par exemple, supposons que vous utilisez déjà Evernote pour vos griffonnages numériques, cela va rendre votre tableau bullet encore plus intéressant.

Vous pouvez paramétrer un zap de Zapier pour faire en sorte que chaque fois que vous créez une nouvelle carte dans votre tableau Bullet, une nouvelle note Evernote toute fraîche soit jointe à votre carte. Si vous préférez Evernote pour griffonner rapidement vos idées, vous pouvez continuer à l’utiliser. Mais quand vous souhaitez accéder à cette note, vous trouverez facilement son emplacement sur Trello car elle sera localisée à une date spécifique - mois, semaine, jour correspondant à un tableau, liste et carte. La note Evernote se trouvera parmi d'autres éléments qui ont rythmé votre journée et que vous aurez joints à votre carte.

Pour ceux qui aiment ajouter des esquisses à leur bullet journal - ceux dont l'esprit fonctionne de manière visuelle par exemple, vous pouvez activer le power-up "Realtime Board" pour dessiner et faire de la cartographie mentale. Realtime board est gratuit et vous permet de dessiner des diagrammes, des croquis, des "post-it", et des images. Tout ça prouve que le griffonnage n'est pas un art perdu à l'ère numérique.

Enfin, une dernière fonctionnalité qui va permettre d’améliorer votre organisation des tâches au travail, ce sont les étiquettes. Utiliser des étiquettes de différentes couleurs pour catégoriser et mieux organiser vos tâches permet non seulement de les filtrer, mais aussi de leur donner un aspect plus attrayant. Vous pouvez filtrer uniquement vos tâches relatives à l’organisation de vos prochaines vacances aux îles canaries par exemple, afin de vous concentrer sur cette tâche fondamentalement importante.

Les avantages d’organiser ses tâches avec un Bullet Journal

Voici quelques raisons pour vous inciter à créer un bullet journal numérique :

• Accessibilité : on aime les calepins car ils sont faciles à transporter, et il suffit d’un simple crayon et un papier pour les utiliser. C’est indubitablement vrai, mais les calepins peuvent être encombrants si vous n'avez qu'une poche ou un petit sac. Avec Trello, votre bullet journal est avec vous tout le temps et partout sur votre téléphone ! La technologie a tellement évolué que les outils numériques comme Trello et Evernote sont disponibles hors-ligne. Donc même si vous ne pouvez pas vous connecter à internet, vous pouvez toujours accéder à votre bullet journal, et même y ajouter de nouvelles notes.
• Plus rapide : C'est tout bonnement plus rapide et plus facile d'écrire sur votre bullet journal numérique. Si vous avez besoin d’y retranscrire des notes écrites ailleurs, rien de plus facile que de copier et coller les notes (plutôt que de recopier à la main des pages manuscrites).
• Rien n’empêche de soigner son apparence ! Et ceci grâce à une pléthore de fonctionnalités. Entre les arrières plans des tableaux, les étiquettes, les stickers, et les couvertures des cartes, vous ne manquez pas de possibilités pour embellir votre tableau bullet. De quoi rendre l’organisation de vos tâches au travail ou de vos projets personnels plus conviviale. Et vous pouvez toujours griffonner à l'ancienne et prendre une photo avec votre téléphone à partir d'une carte trello. Elle sera automatiquement annexée à la carte.

De quoi contenter tout le monde: les adeptes de gribouillages, de cartes mentales, de créateurs de checklist et de preneurs de note. Le tableau bullet offre une nouvelle façon amusante de coucher sur le “papier numérique” vos idées et vos notes. Voici le tableau utilisé en exemple :

Copiez-le et modifiez-le !

Est-ce que vous utilisez trello pour vos tableaux bullet, pour organiser vos tâches au travail et vos projets personnels ? Dites-nous tout !