Un rituel de planning hebdomadaire pour faire le point ultra efficace sur Trello

Les amateurs de productivité veulent tout, n'est-ce pas ? Les rituels du matin, les rituels du soir et maintenant aussi un rituel de planning hebdomadaire pour faire le point ?

Ça vous semble too much de se promener avec une liste de choses à faire dans la main, toute la semaine, toutes les semaines ? Pourtant, ce type d’habitude vous fait gagner du temps et de l’énergie et vous permet de progresser dans la bonne direction. Des experts en productivité, tels que David Allen, auteur de Getting Things Done, le recommandent.

Mais pourquoi est-il si important de passer du temps chaque semaine à examiner vos tâches et à planifier la semaine suivante ?

Les 4 clés d'un processus de planning hebdomadaire

Rester sur la bonne voie

L’avantage principal d’un rituel hebdomadaire pour faire le point est qu’il vous permet de progresser dans la réalisation de vos objectifs, tout en évitant la sensation d’être submergé. Si vous ne vérifiez vos progrès qu´une fois par mois (ou moins), il vous faudra trop de temps pour savoir si vous êtes en retard, si vous travaillez sur quelque chose qui n’est pas pertinent et vous pouvez ainsi rater le fait que vous ne faites pas autant de progrès que prévu.

Itérer et améliorer

Selon cette étude de Harvard, il vaut mieux réfléchir à une tâche plutôt que de la répéter bêtement. Bien sûr, s’exercer permet d’atteindre la perfection, mais seulement si vous faites une pause pour réfléchir à ce que vous faites. Un rituel de planning hebdomadaire vous donne l’occasion de vous arrêter et de regarder vos projets et de voir ce que vous pouvez améliorer. C’est essentiel pour progresser, et si vous passez du temps à réfléchir, vous pouvez réellement améliorer la manière dont vous faite quelque chose, peu importe ce que vous faites.

Dynamisme

Un rituel de planning hebdomadaire vous aide également à commencer la semaine en vous sentant organisé et accompli. Goals Infinite dit que vous partez gagnant rien qu'en vous organisant et en vous préparant pour la semaine. De plus, le fait de passer un peu de temps à réfléchir à ce que vous venez de réaliser la semaine précédente vous donne un élan supplémentaire pour avancer dans de nouvelles tâches et de nouveaux projets. 

Planification réaliste

Avez-vous déjà ajouté à votre liste plus de tâches que ce que vous pouvez réellement accomplir ? C’est facile de s’emballer et d´accumuler trop de choses dans la journée (et la semaine). Un rituel hebdomadaire pour faire le point peut vous aider à planifier votre semaine de manière réaliste et à vous assurer de mettre la bonne quantité de travail dans votre emploi du temps.

Mettez au point votre propre rituel hebdomadaire

Vous aimeriez profiter des avantages d’un planning hebdomadaire de vos tâches, mais comment le mettre en place ? Une réunion hebdomadaire appropriée contient trois éléments: Routine, Réflexion et Planification. Voici quelques moyens pratiques pour structurer votre rituel hebdomadaire.

1. Entrer dans la routine

Vous devez commencer par la routine, car votre rituel de planning hebdomadaire (exemple de tableau ici) ne changera rien si vous la faites une seule fois par an, ou même une fois par mois ! S´il faut le faire chaque semaine, c´est qu´il y a une raison et il faut en faire une habitude.

• Commencez par définir un jour et une heure pour votre processus de planning hebdomadaire. Mike Vardy, animateur du Productivityist Show, fait sa planification hebdomadaire tous les dimanches. Personnellement, je préfère la faire le samedi matin. Il est primordial que cela soit avant de commencer un nouveau cycle de travail. Cela ne devrait pas être au milieu de votre semaine, mais juste au moment de terminer le cycle et de vous préparer pour celui de la semaine suivante.

• Ensuite, définissez un endroit où vous souhaitez effectuer votre processus de planning hebdomadaire. Même si vous voyagez et n’êtes pas toujours au même endroit, il est toujours utile d’avoir un endroit spécifique où vous vous rendez lorsque vous planifiez votre semaine. Cela peut être chez vous - dans votre bureau, sur votre canapé ou votre table de cuisine. Pour moi, c’est mon café préféré à environ cinq minutes de chez moi. J'aime le dépaysement et j'ai hâte de sortir de la maison pour préparer ma semaine.

• Enfin, vous devez définir une checklist et disposer d’un plan d’activités à effectuer chaque semaine. Il est plus difficile de créer une routine si vous devez y réfléchir chaque semaine. Notez les éléments que vous souhaitez inclure dans chaque planning hebdomadaire et gardez cette checklist à disposition pour chaque nouveau cycle hebdomadaire. Un moyen facile de faire cela est de créer une carte Trello que se répète automatiquement chaque semaine que vous pouvez appeler « Point hebdomadaire», avec sa checklist. Cela pourrait ressembler à ça :

Vous êtes déterminé à en faire une routine… voici maintenant à quoi cette routine peut ressembler.

2. Réfléchissez à la semaine passée

Vous vous souvenez des avantages de la réflexion et de l’itération sur ce qui a été accompli ? Pour ce faire, vous devez revoir ce que vous avez fait et passer du temps à réfléchir ! Voici quelques façons pratiques de le faire.

Examiner les tâches terminées

Examinez ce sur quoi vous avez travaillé la semaine passée. Je trouve cela facile à faire puisque j'organise mes tâches hebdomadaires dans un tableau Trello.

Je peux facilement passer en revue tout ce qui se trouve dans la colonne «Terminé». Il est important d'aborder chaque projet et de noter s’il reste quelque chose à faire ou quelle est la prochaine étape. Il est également primordial de voir ce qui n’a pas été achevé et de comprendre pourquoi.

Ai-je surestimé mon temps ? Y a-t-il quelque chose qui m'a retenu ? Si je remarque des schémas récurrents (comme planifier toujours trop de travail, ou être retenu par la même personne ou le même obstacle), c’est un bon moyen pour commencer à procéder à des ajustements.

Examiner la valeur ajoutée

Dans la mesure où une partie du rituel de votre point hebdomadaire consiste à vous assurer que vous effectuez un travail estimable, il est utile de créer un moyen d’attribuer une valeur à chacune des tâches sur lesquelles vous travaillez. J'ajoute une version modifiée des story points à chaque tâche lorsque je planifie ma semaine.

Remarque: un story point est un nombre qui vous indique combien d’efforts sont nécessaires, mais j’ai trouvé plus utile d’attribuer un nombre qui reflète davantage la VALEUR plutôt que l’effort. Cela m'aide à quantifier la valeur ajoutée par une tâche, par rapport aux autres tâches de ma liste.

À la fin de la semaine, je compte le nombre total de points de valeur que j’ai obtenus et quelles tâches étaient peu valorisantes. Parfois, je peux éliminer complètement ces tâches, sinon, je trouve des façons de les accomplir plus rapidement.

Suivi du temps

Le suivi du temps est un excellent moyen de voir si vous faites réellement ce que vous pensez être en train faire. C’est facile de se vanter et ensuite dire que nous travaillons beaucoup à côté, que nous étudions ou que nous avons une autre priorité. Mais est-ce vrai tout ça ? Garder une trace du temps de travail est la meilleure façon de le savoir. Et c’est plus facile que vous ne le pensez.

Vous pouvez utiliser un Power-Up Trello comme Harvest pour garder un suivi du temps sur votre tableau hebdomadaire, un outil comme Toggl ou Timing App, ou même simplement un bon tableur. Définissez vos types de tâches et commencez à suivre le temps que vous passez réellement à travailler pour chaque groupe de tâches. Votre point hebdomadaire est un bon moment pour analyser combien de temps vous passez dans vos tâches. Est-ce ce que vous aviez pensé ? Ou est-ce un peu moins ?

Relisez votre journal

Votre rituel de planning hebdomadaire est le moment idéal pour relire votre journal. Il ne s'agit pas d´un journal intime comme ceux que l´on peut tenir adolescent. Il s´agit d´un support pour organiser votre esprit. Tenir un journal présente de nombreux avantages, et même si vous n’êtes pas sûr de vu pour commencer, cela vaut la peine d'essayer. Pendant votre planning hebdomadaire, parcourez rapidement ce que vous avez écrit la semaine précédente et réfléchissez aux tendances que vous observez.

Passez en revue votre boîte à idées

Chaque semaine, vous avez de nouvelles idées… mais qu'en faites-vous ? La pire réponse est « rien du tout » et la deuxième pire réponse est « je les mets toutes à exécution dès qu'elles me viennent en tête ! »

Une meilleure façon de trier vos idées est de les rassembler dans ce que j'aime appeler une "boîte à idées". Vous pouvez le faire très facilement dans un tableau Trello : créez simplement une liste "idées" et ajoutez une carte à chaque fois que vous en avez une nouvelle. Vous n’avez même pas besoin d’entrer dans Trello, vous pouvez simplement envoyer un email à votre tableau Trello.

Ne donnez pas suite à l’idée immédiatement. Enregistrez-la seulement. Cela crée une certaine distance qui vous permettra de mieux l’évaluer plus tard, et de la comparer à d’autres. À la fin de la semaine, passez tout en revue dans votre boîte à idées. Certaines de vos idées ne sont peut-être pas si géniales que ça et d’autres valent la peine d´être ajoutées à votre calendrier, à votre liste de lecture ou à une liste de projets futurs.

Une fois que vous avez passé du temps à réfléchir, vous êtes prêt pour la prochaine étape : la planification. Utilisez ce que vous avez appris à l'étape précédente pour vous préparer à attaquer la semaine suivante sur les chapeaux de roue ! Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification.

Préparez votre liste

Trouvez un endroit pour répertorier toutes vos tâches de la semaine. Pour moi, c’est Trello. C’est facile pour moi de faire le tri de ce que j’ai accompli sur Trello et je trouve que c´est aussi un endroit formidable pour organiser mes tâches de la semaine à venir. Que vous utilisiez du papier, Trello ou un autre programme, il est important de tout centraliser au même endroit.

Ajoutez des tâches à partir de vos grands objectifs

Si vous lisez cet article de blog, il y a de fortes chances pour que vous soyez un grand planificateur et que vous ayez des objectifs ambitieux. Chaque semaine, lorsque vous planifiez, vous devez examiner cette liste d'objectifs et vous assurer que les projets que vous ajoutez à votre semaine vous rapprochent de ces objectifs.

En fait, vous ne devriez avoir sur votre liste de tâches que des tâches qui se rapportent à ces objectifs globaux… toute le reste n’est que distraction !

Ajouter des tâches à partir de votre calendrier

Le rituel d’examen hebdomadaire est une bonne occasion de consulter votre calendrier pour la semaine. Avez-vous besoin de préparer des événements ou des réunions ? J'aime ajouter mes réunions sous forme de cartes sur mon tableau Trello pour m'aider à visualiser ma semaine. Il est également facile d’utiliser mon tableau Trello comme calendrier en activant le Power-Up Calendrier. Je peux ajouter des heures et des dates aux cartes qui représentent des réunions et des événements et visualiser facilement le programme de ma semaine, sans jamais quitter Trello !

Assurez-vous que tout est clairement défini

Selon votre calendrier et vos objectifs généraux, vous devriez avoir votre liste de tâches pour la semaine. Assurez-vous que chaque tâche est clairement définie.

Une tâche clairement définie doit être:

• Claire : vous savez ce à quoi la tâche « terminée » doit ressembler : vous n'avez pas de doute quand à la pierre qui finalisera ce projet.

• Quantifiable : il y a une différence entre « écrire une partie de mon livre » et «écrire 10 000 mots ».

• Spécifique : vous ne devriez pas avoir à lire une tâche plusieurs fois pour comprendre ce que vous êtes censé faire.

J'aime utiliser la fonction de checklist de Trello pour définir plus précisément les tâches en fragmentant celles-ci en tâches plus petites. C’est génial de valider tout un tas de petites tâches et de voir les progrès rapides réalisés.

Bloquer du temps pour ces tâches

Vous avez identifié vos tâches, passez maintenant quelques minutes à les planifier en les ajoutant à votre calendrier. De nombreux experts en productivité ne jurent que par le mantra suivant : "si ce n’est pas planifié dans votre agenda, c'est vite oublié."

Un excellent moyen de vous assurer que vous avez prévu un nombre de tâches réaliste pour la semaine est de les ajouter à votre calendrier et de voir si tout s´emboîte. Créez un événement de calendrier pour la rédaction de cet article de blog, pour une course… toutes les tâches que vous prévoyez d'exécuter ! Assurez-vous simplement de garder un peu de marge - ne remplissez pas chaque minute de votre calendrier, sinon vous vous épuiserez !

Certaines personnes ne jurent que par des plages horaires bloquées sur l'agenda, mais ce n’est pas pour tout le monde. Personnellement, je préfère un peu plus de flexibilité dans mon emploi du temps pour pouvoir travailler sur un projet qui me passionne pour le moment. Vous pouvez essayer les plages horaires prédéfinies, mais ne vous obstinez pas si vous voyez que cela vous freine au lieu de vous aider !

Prêt à dynamiser votre routine ?

Un rituel de planning hebdomadaire pour faire le point n’a pas besoin d’être complexe, ni très long. Il faut juste que vous preniez une pause de quelques minutes pour réfléchir à la semaine précédente et planifier la prochaine.

Une fois que vous en aurez pris l'habitude, cela deviendra quelque chose que vous appréciez et vous découvrirez bientôt que ça en vaut la peine.

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