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Toujours dans le rush? Pourquoi travailler dans l’urgence mine la productivité de l’équipe

 

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Tout comme un mauvais rhume a tôt fait de contaminer tout le monde dans un open space, le phénomène du « rushing », ou autrement dit, travailler dans l’urgence, s’abat sur les équipes et met sa productivité en péril.

Si vous courrez d’une tâche à une autre, obsédé par un manque de temps, alors c’est que vous travaillez dans l’urgence. Lorsque vous ressentez de l’anxiété à cause de la pression des délais et que vous pensez qu’il n’y aura jamais « assez de temps », vous entrez dans un état de stress chronique qui vient directement influencer votre sens du travail accompli et votre confiance en vous.

La pire manifestation de cette situation est un état appelé la « maladie de l’homme pressé, » qui est un type de comportement qui peut miner votre capacité à penser clairement, à prendre les bonnes décisions et vous mener à un burn-out au travail ou à une sous-performance chronique.

Une personne qui éprouve le besoin de travailler dans l’urgence affecte également ses proches. Il a été prouvé que l’angoisse ressentie par le fait de courir tout le temps afin de répondre à des demandes à la suite l’une de l’autre est contagieuse dans un groupe — et subir le stress d’autrui est un facteur aggravant qui brise la bonne communication et nuit à l’efficacité au travail. Donc plus votre équipe va travailler dans l’urgence, pire seront les symptômes.

Il existe cependant différents moyens pour couper à la racine cette mauvaise habitude de travailler dans l’urgence (si vous pouvez prendre le temps de vous asseoir et de les lire, bien sûr !). 😉

Trop occupé pour penser

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« Travailler dans l’urgence » découle précisément de la difficulté que la plupart des gens ont à organiser leur travail et à gérer leurs priorités. Avez-vous déjà senti cette poussée d’adrénaline lorsque vous sautez de réunion en réunion, tout en gérant vos e-mails, et en rayant des lignes de votre liste de tâches entre temps ?

La sensation de se sentir indispensable en remplissant votre calendrier à profusion peut vous donner une sensation de sécurité dans votre travail (même si vous vous sentez stressé par la charge de travail).

Il est normal de chercher cette sensation d’indispensabilité. Si la productivité est mesurable par le rendement, alors plus vous en faites, plus vous êtes productif ? La fragile frontière entre être occupé et être débordé est le moment où l’urgence entre en jeu et a un impact sur la dynamique de l’équipe.

Selon le Wall Street Journal, les personnes classées comme « aimant travailler dans l’urgence » ont tendance à déstabiliser les normes sociales avec des comportements tels que :

  • Couper la parole
  • Prêter attention à leur téléphone ou à leur écran avant que la communication ne soit terminée.
  • Accroître le stress en insistant sur la nécessité d’aller toujours plus vite.
  • Pousser les autres à se poser des questions sur leur propre capacité car ils ne démontrent pas le même niveau de débordement.

 

Leur comportement s’en ressent même physiquement dans leur démarche rapide, ou l’habitude d’interrompre les gens à des moments inopportuns. Dans les chats ou e-mails, ils n’attendent pas assez de temps les réponses ou relancent de vieilles discussions de manière inappropriée.

Les managers qui ne savent que travailler dans l’urgence arrivent difficilement à gérer les priorités, fixent des délais ou des charges de travail irréalistes (obligeant les employés à être réactifs plutôt que proactifs), ou encore gèrent les interactions individuelles de manière insensible et arrogante.

Mais, comme souligné par diverses personnes interrogées par le Wall Street Journal, le fait de travailler dans l’urgence est souvent dû à un manque de conscience de la personne qui met la pression sur les conséquences réelles de ses actes. En effet, son intention est d’être la plus productive possible. Au lieu de cela, elle brasse de l’air. Résultat, impossible de prendre de bonnes décisions et de produire un travail de qualité.

Pour les personnes souffrant de la maladie de l’homme pressé, ne pas être capable de prendre du recul peut conduire à des difficultés de respect des délais.

Travailler dans l’urgence : Pourquoi le stress d’autrui est contagieux ?

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Il y a des indices tant biologiques que culturels qui expliquent pourquoi les humains arrivent si facilement à se stresser les uns les autres, surtout quand il s’agit d’angoisses liées au fait de travailler dans l’urgence.

Un type de cellule cérébrale appelée neurones miroirs a été récemment découvert et se déclencherait de la même manière lorsqu’une personne observe un comportement et lorsque le cerveau vit l’action elle-même. Les neurones miroirs expliquent, par exemple, la grimace que vous faites lorsque vous regardez une vidéo d’une autre personne en train de se blesser. Des études d’imagerie cérébrale humaine ont montré que les mêmes mécanismes étaient mis en jeu, que la douleur soit ressentie par soi-même ou par quelqu’un d’autre.

Ce type de réaction est fondamental pour faire preuve d’empathie, mais cela signifie malheureusement qu’il est possible de ressentir du stress via cet effet miroir. D’autres études suggèrent même que l’odeur de transpiration induite par le stress déclencherait de l’anxiété chez l’observateur.

Il est donc très facile d’augmenter et de propager le stress au travail lorsque certains travaillent dans l’urgence, sans même s’en rendre compte.

Associez la biologie à des expressions populaires communes qui renvoient à une certaine satisfaction telles que être « claqué », « surbooké », ou « essayer de garder la tête hors de l’eau », comme le dit HBR, et vous verrez émerger une culture compétitive où l’objectif est d’être plus occupé que son voisin. C’est notre santé mentale qui en pâtit, lorsque nous travaillons dans une réalité où nous n’arrivons pas à faire comprendre aux autres les causes de notre stress, ou lorsque nous croyons qu’au moins 80 heures de travail hebdomadaire sont nécessaires pour nous rassurer sur notre travail.

La situation est d’autant plus ironique que tous les membres d’une équipe se sentiront obligés de travailler dans l’urgence alors que le manque de temps ne vient pas d’une pression externe – mais des habitudes, et les habitudes d’organisation du travail peuvent être modifiées.

Jusqu'à ce que les entreprises établissent des normes positives de groupe instituant que travailler constamment dans l’urgence et suivant un rythme accéléré ne constitue pas une exigence requise pour être considéré comme compétent, la maladie de l’homme pressé continuera à se répandre.

Conseils pour un rythme productif

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Faire appel à son intelligence émotionnelle peut être une solution quand il s’agit de changer les habitudes organisationnelles des équipes afin de transformer la réactivité en proactivité. Trois conditions sont nécessaires pour bâtir une équipe optimale : « confiance entre les membres, sentiment d’appartenance au groupe, et sentiment d’efficacité du groupe. »

En particulier en ce qui concerne le facteur d’urgence, les points suivants pourraient être un bon départ pour promouvoir des normes collectives positives:

  • Assurer à chaque membre de l’équipe que tous les points de vue seront pris en compte au moment de la planification et la définition de la cadence de travail.
  • Établir des limites en ce qui concerne les habitudes de communication, temps de travail et charges de travail, et confronter les membres qui les enfreignent.
  • Organiser une réunion d’équipe une fois par mois afin de parler du stress au travail et de réajuster en fonction les charges de travail et les échéances.
  • Stimuler une prise de conscience que le succès n’est pas lié à la quantité de travail mais aux résultats.

Plus concrètement, il faut établir des priorités et un rythme de travail pour les processus de planification et la gestion de tâches quotidiennes. Chaque décision à propos de ce qu’il faut ajouter à la pile des activités à réaliser devra être en lien avec le résultat final et avec vos responsabilités quotidiennes.

L’ajout d’une structure pour fixer des objectifs d’équipe, tout comme l’utilisation de la méthode trimestrielle OKR (“Objectives and Key Results”) crée des limites objectives sur ce que les gens peuvent raisonnablement s’engager à faire durant cette période de temps.

Pour ne plus avoir besoin de travailler dans l’urgence, adoptez une approche projet par projet, en mettant en évidence les tâches essentielles et les évaluant selon des tailles standards comme pour les t-shirt (S, M, L, XL). Vous pouvez également quantifier les heures/jours nécessaire ; cela permettra d’établir un rythme de travail raisonnable et des dates d’échéance acceptables pour tout le monde.

Et même si certaines demandes considérées urgentes par quelqu'un d’autre ne le sont pas nécessairement pour vous, elles peuvent facilement être englouties par la marée de tâches journalières et les éléments de dernière minute. C’est là où la règle des cinq peut vous être utile.

Ce concept a été intégré dans Trello par le co-fondateur Joel Spolsky, où la « règle des 5 » demande à ce que chaque membre de l’équipe limite leurs priorités et rapports d’activités à :

  • Deux tâches sur lesquelles ils travaillent actuellement.
  • Deux tâches sur lesquelles ils ont l’intention de travailler ensuite.
  • Une tâche qu’ils ne seront pas en mesure d’effectuer (même si les gens s’attendent à ce qu’ils le fassent).

Obliger la priorisation sur une poignée d’éléments aide les managers à avoir une vue d’ensemble sur les directions générales des efforts de leurs équipes et donne aux employés la chance d’accomplir réellement quelque chose en fixant leurs propres limites.

Laisser le sentiment d’urgence se propager dans votre entreprise est aussi facile que de propager un rhume. Tout le monde est toujours surchargé, et le stress et l’anxiété sont partagés entre tous les collaborateurs. Maintenant, vous savez que « travailler dans l’urgence » est plus une question d’habitude plutôt qu’un manque de temps réel. Vous avez fait un grand pas vers l’apaisement des angoisses qui mettent en péril la bonne productivité de votre équipe.

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