Como planejar facilmente ações de engajamento para equipes remotas (Spoiler: divida as tarefas)

ações de engajamento nas empresas

A equipe de marketing do Trello é remota. Por isso, nossa reunião anual é a melhor oportunidade de nos conhecermos pessoalmente. As boas energias e as conexões criadas nesse evento se mantém por vários meses, já que nos esforçamos para sempre ter uma atitude positiva em nossas trocas.

Recentemente, o time inteiro - que tem gente dos EUA e do Canadá -  se deslocou para Chicago com o objetivo de entrosar, aprender e se desenvolver. Como responsável por planejar essa ação de engajamento da empresa (e uma nativa de Chicago! Go Cubs!), eu queria garantir que esse evento de 3 dias cumprisse os objetivos da empresa, ao mesmo tempo que todos se divertiam e conectavam.

A realidade do trabalho remoto

Quando membros do time não estão no mesmo lugar, as interações acabam acontecendo através de ferramentas virtuais, que podem às vezes esconder o lado humano das relações, ainda mais quando as pessoas não se vêem por muito tempo.

Existem várias maneiras de criar conexões entre pessoas por meio da internet, mas nada melhor que uma interação cara a cara na hora de reunir a equipe. Uma pequena interação pessoal pode ajudar na construção desses relacionamentos. É importante que os gerentes de equipes remotas entendam a necessidade de organizar ações de engajamento fora da empresa, com um objetivo claramente definido, sem esquecer da diversão.

Então, por onde começar? Como criar o evento perfeito? Separei alguns aprendizados para ajudar você a organizar eventos externos.

E essa história começa - como quase todas as outras da minha vida - com um quadro do Trello:

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5 Dicas para planejar o evento externo perfeito

A responsabilidade de criar um evento externo incrível não precisa ser toda do organizador. (Pense nisso por um segundo.) Entretanto, use essa responsabilidade a seu favor e defina claramente como você gostaria que sua equipe aproveitasse esse tempo juntos.

1) Defina objetivos claros

Todos os participantes devem entender quais são os objetivos do evento. Assim como aquelas reuniões que não possuem objetivos claros, uma ação sem uma meta definida pode ser uma grande perda de tempo. Alinhar o que precisa ser feito com os participantes dará propósito e uma sensação de dever cumprido conforme as tarefas forem cumpridas.

Para esse evento externo, o objetivo era engajar mais a equipe fazendo com que todos conhecessem a função, os projetos e os planos de cada um a longo prazo. Isso foi definido anteriormente em um quadro do Trello, e foi escrito também em um quadro branco no local do evento. A primeira coisa que fizemos lá (depois de uma dinâmica para quebrar o gelo), foi retomar esses objetivos do evento e deixá-los visíveis nesse quadro branco durante todo o encontro.

2) Alinhe as expectativas

Preocupe-se com cada participante. Parte do meu trabalho como organizadora é criar uma atmosfera que possa ser usufruída por todos no evento. Fisicamente, isso significa todos juntos em um mesmo espaço filosoficamente, as pessoas devem estar alinhadas não só com os objetivos, mas também com as normas do grupo, ou seja, o que a gente esperava em termos de  comunicação e colaboração de cada um para agregar ao evento.

Isso pode ser algo como “Seja respeitoso” ao designar uma pessoa para ser advogada do diabo em uma sessão de brainstorming por exemplo. Nós começamos o evento fazendo um brainstorming sobre essas normas e as colocamos também em um quadro branco, ao lado dos objetivos, onde ficaram durante toda a reunião.

Unir toda a equipe na hora de definir as normas garante que elas serão relevantes e entendidas da mesma forma por todos. Por exemplo, somos fãs de Kim Scott, então, uma das regras era “franqueza ao extremo = Seja honesto e cuidadoso!”. Também decidimos colocar “Arrisque-se!” e “Esteja presente” na lista. Foi interessante ver como as pessoas mudaram fisicamente, sorrindo e ficando mais à vontade depois que o tom da comunicação e as expectativas foram alinhadas.

3) Simplifique a logística

A parte mais difícil de um evento externo pode ser a logística para reunir todos os participantes. Mas esse problema pode ser solucionado facilmente com uma comunicação clara e com a ajuda de algumas ferramentas.

Minha metodologia:

  • Primeiro, enviei uma pesquisa pelo Typeform para descobrir a disponibilidade de todo mundo e escolhi a data da viagem sem enviar um e-mail sequer.
  • Então, coloquei as instruções no quadro do Trello para que cada um pudesse agendar seu voo individualmente. Conforme eles iam agendando suas viagens, iam também incluindo cartões com as informações do vôo no quadro para que todos pudessem ver.
    quadro para ações de engajamento
  • E ainda acrescentei um cartão com as informações do Airbnb e Breather, assim ninguém precisaria abrir e-mails.

4) Deixe seu time ser dono da programação

Pela minha experiência, para organizar um evento externo incrível, todos os participantes devem contribuir no planejamento e na programação do evento para que se sintam donos do mesmo. No nosso caso, criamos uma lista em um quadro do Trello onde eles podiam dar ideias sobre as atividades de que eles queriam participar ou até mesmo realizar.

As pessoas podiam votar também nas atividades em que tinham maior interesse, assim, tivemos uma ideia de qual era a procura para cada. Depois que as atividades foram definidas, criei uma lista para cada dia e daí, planejar a programação foi muito fácil. Era só mover os cartões das sessões de uma lista para outra conforme a disponibilidade de tempo dos participantes. Rapidinho a agenda ficou pronta.

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Brian, Gerente de Produto e excelente cozinheiro, se ofereceu para criar um menu personalizado para o jantar da equipe!

Revisamos e trocamos algumas partes para garantir que o evento fosse uma mistura de apresentações, brainstormings e atividades divertidas. Organizar todo o calendário no Trello facilitou que as pessoas visualizassem o evento como um todo e se dispusessem a ajudar nas atividades em que tinham interesse.

5) Deixe o tempo livre cheio de possibilidades

Eu me dediquei muito a esse evento, porque unia duas coisas favoritas minhas: meus colegas de trabalho e minha cidade, Chicago. Para muitos, era a primeira vez que iriam visitar e explorar a cidade, por isso vieram mais cedo ou ficaram mais dias. Com o quadro do Trello, pude compartilhar em um único lugar várias sugestões de restaurantes e bairros para conhecer, sem precisar mandar dezenas de e-mails.

5 Ferramentas práticas para organizar a agenda

Nenhuma caixa de ferramentas está completa sem, bem, ferramentas. Seguem as minhas favoritas para organizar um evento externo:

Airbnb

Eu amo usar o Airbnb para criar mais entrosamento na equipe porque é sempre um ganha-ganha: é muito mais econômico do que reservar hotéis e, em eventos externos, as pessoas simplesmente querem se encontrar e jogar papo fora. Especialmente quando o objetivo é criar relacionamentos, hospedar todos juntos facilita isso naturalmente.

Uma ressalva importante é que todos da equipe fiquem confortáveis com essa ideia, já que em Airbnbs as pessoas terão que dividir o banheiro e será mais difícil ter um tempo sozinho. Para me certificar disso, eu perguntei anonimamente (veja o Typerform abaixo) para ter certeza que o Airbnb era aceito por todos.

Escolhi dois Airbnbs espaçosos com decks na cobertura e mesas de sinuca, a poucos minutos de distância um do outro. Como economizamos bastante com o Airbnb, pude reservar um dia a mais para nos reunirmos e ficarmos mais tempo juntos. O mais caro foi o deslocamento, então ter um dia a mais foi ótimo para manter todo mundo focado e relaxado durante o evento e as reuniões.

Breather

Para reservar o local onde seriam realizadas as sessões e o evento, usei um app chamado Breather. É uma ferramenta ótima para reservar escritórios funcionais e descolados em grandes cidades. Escolhi um espaço a cinco minutos de carro dos Airbnbs. Os escritórios e espaços do Breather possuem uma boa estrutura para trabalhar com wifi, quadros, Apples TV e banheiros.

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O local selecionado era espaçoso e tinha uma grande mesa de reunião, assim como bastante espaço para dividir o time em grupos e fazer sessões de brainstorming.

Eliminar todos imprevistos (leia-se: internet ruim) deixa bem menos estressante a tarefa de planejar um evento externo.

Outro ponto forte do Breather é que eles ajudam com a alimentação. Eles me indicaram um serviço que oferecia opções para café da manhã e almoço. A minha única tarefa foi selecionar alguns menus e receber a comida no dia do evento.

Typeform

Após o evento do ano passado, apliquei uma pesquisa para ver como poderíamos melhorá-lo. Isso me ajudou no planejamento, evitando por exemplo sessões entediantes que poderiam ser feitas facilmente por videoconferência. Preferimos focar em atividades mais interativas, como brainstormings. Usei também o Typeform para identificar os interesses das pessoas, e logo após o evento, apliquei uma nova pesquisa para ter certeza que aprendemos com os erros do último ano (sim, internet ruim).

Cada membro da equipe conduziu pelo menos uma atividade durante o evento, e dois dos meus colegas de equipe uniram forças para liderar uma discussão sincera sobre preferências e melhores práticas sobre comunicação interna.

Duas semanas antes do evento, eles construíram uma pesquisa anônima no Typeform com perguntas sobre a comunicação do time e pediram que todos identificassem pontos que poderiam ser melhorados. Eles apresentaram as respostas no evento e acabou sendo uma fantástica e honesta discussão sobre o que estamos fazendo direito e o que podemos melhorar daqui pra frente.

WhatsApp

Durante o evento, é importante manter a comunicação transparente e centralizada, para que nada se perca em mensagens privadas. Criamos um grupo no Whatsapp, o que facilitou o compartilhamento de informação. Foi ótimo também para as pessoas compartilharem fotos e se sentirem incluídas, ao invés de só trocarem mensagens formais. Mesmo que a gente use o Stride para a comunicação da equipe, ter um grupo temporário de mensagens no celular deixou o bate-papo do Stride livre de conversas paralelas.

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Uma aula de culinária ao final da viagem resultou em um divertido trabalho em equipe.

É meio óbvio que no Trello a gente use quadros do Trello para fazer projetos. Mas no caso dessa ação de engajamento da empresa, ao usar o quadro combinado com uma série de outras ferramentas, melhorou a participação da equipe e me permitiu ir muito mais longe do que poderia ir sozinha. Individualmente, pude organizar um evento que em outra época teria sido preciso uma equipe inteira. Tudo isso graças a democratização do processo de planejamento, com a transparência e facilidade do acesso à informação fornecido pelas ferramentas colaborativas.

E, claro, foi muito divertido!

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