7 maneras de organizar tus tareas diarias en Trello

Organizar tareas en Trello

No importa cuánto trates de estar al día con todo, las fechas límite llegan más rápido de lo que a ti te gustaría y el título de tu trabajo no coincide con lo que realmente haces día a  día. Mantenerte al tanto de las tareas diarias es necesario no sólo por salud mental sino también porque previene retrasos para todo el equipo y estrés innecesario para el jefe (o el jefe del jefe).

Para asegurarse de que todo lo que está en tu lista mental de “Hacer” termine en la lista “Hecho”, veamos siete maneras que pueden ayudar a que tus tareas diarias no pasen desapercibidas.

Agrupa  todas tus tarjetas

¿Te gustaría ver todas las tarjetas que te han sido asignadas, de todos los tableros, de todos tus equipos en un único y práctico lugar? ¡Claro que se puede! Este lugar se llama página de Tarjetas. Para tener acceso a esta página, haz clic en tu avatar (que se encuentra en la esquina superior derecha de Trello) y selecciona “Tarjetas” en el menú o haz clic en este enlace.

Organizador de tareas diarias

En la página de Tarjetas, tus tarjetas asignadas (es decir las tarjetas en las que se ve tu avatar) se pueden ordenar por tablero o por fecha de entrega. Puedes escoger entre visualizar las tarjetas de todos tus equipos o de un solo equipo y aplicar un filtro para saber cuándo estuvieron activas por última vez- por día, semana, mes, año, o todos los anteriores (lo que podría invocar al Fantasma de los Proyectos Pasados –referencia al personaje del Fantasma de las Navidades Pasadas de la obra “Un cuento de Navidad” de Charles Dickens).

Organización de tareas

Lo mejor de poder organizar tareas diarias por tablero o por fecha de entrega es que puedes visualizar tu trabajo de dos maneras distintas. Si la mayor parte de tu trabajo no involucra el uso  de fechas de entrega entonces la organización de tareas por tablero facilita la lectura de las tareas más relevantes.

organizador de tareas

Si tu trabajo tiene un límite de tiempo y dependes de las fechas de entrega, entonces la organización de las tareas por fecha de entrega hará que aparezcan las tarjetas con plazo vencido, seguido de las que tienen plazo de entrega próximo. Al terminar estas tarjetas, se encuentran todas las tarjetas marcadas como terminadas cuyos plazos se lograron cumplir (¡felicidades!) y enseguida todas las tarjetas que no tienen fecha de entrega.

¿Necesitas moverte a una tarjeta para empezar a hacer las tareas? Haz clic en la tarjeta para empezar de inmediato, o abre una tarjeta en una nueva pestaña del explorador. ¡De ahora en adelante ya no tienes excusas para seguir olvidando tarjetas!

Mantente al tanto

A veces quieres mantenerte al tanto de lo que está pasando con una tarjeta que no necesariamente tiene una tarea asignada para ti. Agregarte a ti mismo a la tarjeta te mantiene notificado aunque tu página Tarjetas podría comenzar a llenarse y confundirte sobre quién está trabajando en qué.

tareas diarias

Aquí es donde suscribirte a la tarjetas toma importancia. Posiciónate sobre una tarjeta y haz clic en el botón Suscribir para que te lleguen notificaciones de cualquier acción importante que se lleve a cabo en la tarjeta. Esto también sirve para mantenerte informado sobre las tarjetas que necesitan un seguimiento. Para aquellas personas que necesiten todavía más información, se pueden suscribir a listas o tableros completos pero deben tener en cuenta que probablemente les empiecen a llegar un montón de notificaciones.

Ordena tus listas

ordena tus listas

¿Tus listas son cada vez más largas y te preocupa perderle la pista a las tarjetas vencidas que acechan bajo la superficie? Haciendo clic en el menú de la lista y seleccionando Ordena por Fecha, automáticamente aparecen y se ordenan las tarjetas con fechas de entrega vencidas para esa lista. Al hacerlo esto puedes ver cómo las tarjetas en esa lista se ordenan en una sucesión por fecha de entrega (las cartas marcadas como hechas y las que no tienen fecha de entrega aparecen hasta el final). Todas las personas en esa lista podrán ver la nueva organización de tareas así que todos estarán al tanto de las fechas límite más próximas, que es justamente de lo que se trata la perspectiva compartida.

Una nueva vista de tu lista

Resaltar las fechas de entrega en una lista individual puede ser de mucha ayuda pero visualizar las fechas de entrega en todo el tablero es mucho mejor. Habilita el Power-Up Calendario para generar una nueva vista de los pendientes que te permitirá ver las tarjetas en el tablero en una línea de tiempo semanal o mensual. Esto te permite ver la organización de las tareas que están distribuidas en distintas listas.

Power-Up Calendario para organización

Si se tiene que cambiar una fecha de entrega, sólo arrastra y suelta la tarjeta en una fecha distinta sobre el calendario. La fecha de entrega en la tarjeta se actualizará automáticamente notificando a todos los que están en la tarjeta que se realizó un cambio. Además el Power-up Calendario funciona en Trello para dispositivos móviles, por lo que puedes mantenerte informado estés donde estés.

Q, más rápido que tú

El acceso rápido “q” es otra forma de hacer que las tarjetas más importantes (las tuyas) aparezcan rápidamente mientras estás explorando un tablero Trello. Al presionar la letra “q” en el teclado instantáneamente se ocultan todas las tarjetas de la que no eres miembro.

tuyas tareas importantes en Trello

Esto es útil cuando necesitas enfocar un tablero lleno de trabajo y también cuando tienes reuniones individuales con tu jefe. Antes de la reunión , puedes filtrar tu tablero con el atajo “q” y luego copiar y pegar el link del tablero en tu buscador y enviarlo a tu jefe. Él sólo podrá ver tus tarjetas, lo que en principio ayudará a que la reunión sea más enfocada (y con suerte más corta). Consejo de profesional: es más efectivo cuando has acabado mucho trabajo para presumir.

Un Power-Up inolvidable

Siempre hablamos de cómo Trello facilita ver quién hace qué cosa y del trabajo que se está llevando a cabo, pero rara vez se ve el trabajo que no se está llevando a cabo. No importa si es porque perdió importancia, prioridad o simplemente porque se ignoró, a primera vista es difícil saber cuándo fue la última vez que una tarjeta estuvo activa.

Power-Up Tarjet de Envejecimento

La Power-Up Tarjeta de envejecimiento ayuda a resolver esto modificando visualmente las tarjetas, ya sea difuminándolas o “envejeciéndolas” según el tiempo que haya pasado sin que se realice alguna actividad en la tarjeta. De esta manera puedes organizar las tareas antes de que se vuelvan obsoletas. Además puedes escoger entre dos opciones muy divertidas de envejecimiento de tarjetas: modo regular o modo pirata. Arrrr !!

Márcalo y olvídalo

¿Alguna vez has tenido uno de esos días en los que te es muy difícil concentrarte en el trabajo? A lo mejor los lunes simplemente no se hicieron para llenar papeleo aburrido y tedioso y lo único que necesitas es concentrarte. Afortunadamente, así como con un reloj despertador puedes atrasar la hora de la alarma, la Power-up Tarjeta en reposo te permite descartar tarjetas por un tiempo hasta que te sea más conveniente revisarlas.

Power-Up Tarjeta en reposo

Simplemente fija una fecha y hora, selecciona el botón Reposo y Trello se asegurará de devolver la tarjeta a tu tablero cuando estés listo. Dile adiós a todo ese desorden digital por un rato y quédate tranquilo sabiendo que no le perderás la pista pasado un tiempo.


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