15 applications d'organisation pour gagner en efficacité

application d'organisation

Selon les experts, voici les 15 meilleures applications de productivité, pour rester actif toute la journée; pour vous gonfler à bloc dès le matin et laisser votre journée se dérouler en douceur.

Défilement sans fin : c’est très probablement votre expérience du monde des applications d´organisation disponibles en téléchargement. En partant des outils de suivi du temps aux listes de tâches, il existe une abondance de ressources pour les amateurs de productivité (ou les aspirants). Et il est assez facile de se laisser submerger.

Mais cet effort peut en valoir la peine quand vous découvrirez une nouvelle application d´organisation qui réponde à vos attentes. Je voulais donc partager mon amour pour les applications de gestion de temps en faisant quelques suggestions de celles que j'utilise tout au long de la journée et dont je parle également sur ma chaîne YouTube.

Applications pour gérer votre temps dès le saut du lit

application pour organiser son temps

Normalement, je commence ma journée par une séance de méditation, puis je regarde ma liste de tâches à accomplir.

Trello et Todoist sont mes applications préférées de gestion de tâches personnelles et de gestion de projets. Un aperçu rapide de 5 à 10 minutes en début de journée me permet d'identifier les tâches les plus importantes. Ce que j’apprécie dans Todoist et Trello c´est leur fonctionnalité hors ligne, qui me permet de travailler sans connexion et à tout moment - une manne inespérée lorsqu'on vit dans la campagne anglaise. L’approche visuelle de Trello rend cette appli idéale pour un usage sur téléphone portable, comme ça je peux l'utiliser quand je suis en vadrouille çà et là !

D'autres fonctionnalités telles que la planification intelligente de Todoist (qui utilise des informations basées sur l'Intelligence Artificielle) et le Power-Up Archivage de la carte aident à organiser les tâches en retard que je souhaite effectuer dans la semaine mais pour lesquelles il faut trouver du temps.

Venir à bout des mails dès le matin est une action importante dans ma routine quotidienne. Newton* vient à la rescousse : cette application d'organisation regroupe tous les mails de mes clients, ce qui convient parfaitement à tous les rôles de travail à distance que je tiens en le moment. La gamme de fonctionnalités me permet d’envoyer des e-mails avec des capacités de suivi, ce qui est idéal pour vérifier si le mail a été lu par le destinataire.

Ce plugin permet également de joindre sur Trello toutes les tâches ou les notes liées à un projet par exemple.

Organiser son travail et être efficace toute la  journée

application de gestion du temps

Lorsque je commence à travailler, le fait de connaître le fuseau horaire de toutes les personnes avec lesquelles je travaille me permet d’organiser correctement les projets sur lesquels je collabore. J'utilise une application appelée Timezone.io pour garder un œil là-dessus. Travailler avec des équipes en Inde, aux États-Unis et en Allemagne m'oblige à être attentif sur les horaires de travail dans le monde.

Après une vérification rapide sur Timezone, je peux me lancer dans mon travail quotidien. Tout au long de la journée, je me sers d’une foule de ressources que je recommanderais à tout amateur de productivité ayant les mêmes objectifs :

  • Réunions

    Bien que je sois un grand utilisateur de Google Agenda, j'utilise également un bot de Slack qui m'aide à surveiller mes réunions quotidiennes. Cisco Spark Meeting Notes sur Slack vous permet d’obtenir un message direct tous les matins avec une présentation de vos réunions quotidiennes, en extrayant les données de votre calendrier. C’est très facile à configurer et cela fonctionne très bien pour préparer la journée et préparer des ordres du jour pour que vos réunions soient productives.
  • Garder le cap

    Lorsque le rythme est effréné, on peut avoir l’impression que tous les jours de la semaine fusionnent pour n'en former plus qu'un, durant lequel rien pour de précis n'est accompli. Des méthodes ancestrales ont fait leurs preuves pour vous aider à rester concentré, telle que la technique du Pomodoro dans laquelle vous réglez une minuterie et travaillez pendant une session intense de 25 minutes suivie d'une pause de 5 minutes. Mais pourquoi ne pas perfectionner cette pratique ? Des outils telles que FocusList vous permettent de définir ces minuteries en fonction des tâches à effectuer. Cette simple liste de tâches et son melting pot de timers constitue un excellent moyen de rester concentré sur la tâche et sur la situation dans son ensemble. Forest est un autre outil interactif, qui convient parfaitement aux étudiants en raison de son côté ludique.
  • Cartographie des habitudes

    Il est important de pouvoir analyser toutes vos habitudes. Que vous veniez de commencer à courir ou que vous veniez d'arrêter de fumer, le suivi de tous ces points de contact vous aidera à rester cohérent et à repérer les points faibles. Strides est une application que je trouve très utile pour garder un œil sur toutes les habitudes ou tous les objectifs que je dois atteindre.
  • Pointage

    Contrôler les heures de la journée, en particulier en ce qui concerne le travail des clients, est une chose que je fais depuis environ 12 mois avec beaucoup de succès. Pouvoir voir ce sur quoi j'ai travaillé (et pour qui) m'aide à établir la valeur de mon temps. Hours est une excellente ressource de gestion du temps (avec iOS et les applications Web) pour capturer facilement les heures que vous passez sur chaque projet. Les rapports vous permettent de vérifier combien de temps vous passez par projet et par client. Hour est idéal pour les entrepreneurs ou les travailleurs indépendants, mais il est fait pour quiconque cherche à vérifier son temps de travail.
  • Organisation des documents

    Il est souvent pénible de numériser des documents. Ce qui engendre souvent un amoncellement massif de papiers qui prend beaucoup de place. Scanbot est un outil que j’ai trouvé très utile pour numériser des documents vers mon Evernote et autres services. Un simple scan vous permettra de capturer le document et de le convertir en PDF ou d’envoyer une alerte dans un carnet Evernote.

Des moments de détente productive

application organisation travail

Il y a d'autres applications que j’utilise pour faire une pause, prendre un peu de temps et rester au courant des informations importantes pendant mon temps libre et mes trajets quotidiens:

  • De retour à la maison

    Que ce soit au déjeuner ou au moment de rentrer chez moi, j'apprécie vraiment de prendre quelques minutes pour apprendre de nouvelles choses. J'utilise une application de podcasting, Overcast, qui m'aide à rester à jour avec tous les derniers podcasts de Start-up et de bien-être. En fait, l'application accélère le podcast : il réduit à 5 minutes un podcast moyen de 30 minutes. Blinkist * est une autre ressource extrêmement utile pour un apprentissage rapide. L'application résume les livres populaires de littérature non-fictionnelle et vous les lit en 15 minutes ou moins. Impressionnant, non ?
  • Pour rester zen

    Faites en sorte de passer un moment avec vous-même quotidiennement : que cela soit le matin ou le soir, ce moment est important pour réduire vos risques de burn-out professionnel. Une application comme Mindfulness fournit des sessions de méditation à écouter à tout moment et vous pouvez suivre votre progression grâce à sa fonction statistique. De nombreuses applications de méditation guidées et non guidées vous aideront à démarrer. Noisli est un autre moyen de rester détendu au travail avec des sonorités «productives» dans des environnements tels qu'un café ou une forêt, ce qui vous permet d'écouter de la musique non distrayante, sans paroles ni bruit de fond, pour vous aider à rester concentré et ainsi être plus efficace au quotidien.

J'aime utiliser toutes ces applications d´organisation et ressources de productivité au cours de ma journée. Votre panoplie peut être différente, mais le plus important est de vérifier régulièrement comment vous les utilisez dans votre routine quotidienne pour vous assurer qu'elles vous aident toujours à atteindre vos objectifs. Dans mon cas, ces applications m'aident à gérer ma vie de manière productive pour apprendre, en tant qu’aspirant YouTuber, et comme travailleur à distance pour quelques formidables startups. 

À quoi ressemble votre gamme d'applications d´organisation ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

*  L'auteur est affilié professionnellement aux applications Newton et Blinkist.

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Trello Business Class vous connecte à vos outils préférés, tels que Salesforce, Github et bien d'autres.

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