Culture de “l’efficacité” : Comment retirer le meilleur des applications de productivité

Avec les Smartphones, la technologie est accessible à tous et a généré une certaine forme d’addiction, qui passe notamment par la recherche incessante des meilleures applications de productivité.

Quand on fait une recherche sur les résultats et usages des applications de productivité, apparaissent des centaines de listes avec des titres comme “Les meilleurs applications de productivité pour votre iPhone” ou “18 applications pour augmenter votre productivité”. Il y a cependant peu d’informations sur la question de savoir si ces applications augmentent réellement la productivité, ou vous en donnent seulement l’impression.

Ces centaines d’applications de productivité, qui se vantent de faciliter la vie des utilisateurs, les aident-elles vraiment à être plus productifs, ou bien les tiennent-elles juste occupés ?

L’utilisation des applications de productivité est toujours élevée – même si la productivité, elle, ne l’est pas

Selon le New York Times, l’analyse du PIB rapporté au nombre d’heures de travail des américains au fil des ans montre peu ou pas de changements. En d’autres termes, “malgré les progrès constants des logiciels, des équipements et des pratiques de gestion pour augmenter l’efficacité des entreprises américaines, la production économique actuelle suit simplement la courbe du nombre d’heures de travail des personnes proportionnellement, plutôt que d’augmenter comme elle l’a fait tout au long de l’histoire moderne.”

Paradoxalement, l’utilisation d’applications de productivité spécifiques a monté en flèche. Une étude de 2014 sur l’utilisation du téléphone mobile a montré une augmentation de 121% de l’utilisation des applications de la catégorie “Utilitaires et Productivité”, juste après celles classées comme “Style de vie et Shopping.”

Ainsi, il semble qu’il y ait une augmentation des applications de productivité sans qu’il y ait pour autant une augmentation de la productivité en tant que telle. Pourquoi?

Utilisez la technologie, ne laissez pas la technologie vous utiliser

En termes de développement d’applications, il y a une tendance croissante à l’amélioration de l’expérience utilisateur en prenant compte des éléments psychologiques. Cette pratique, appelée “Positive Computing”, est définie comme la recherche et le développement de la technologie en prenant en compte le bien-être psychologique et le potentiel humain.

Le Dr. Rafael Calvo, professeur à l’Université de Sydney et directeur du laboratoire de Positive Computing, classifie la technologie en quatre groupes :

1. Technologie qui ne prend pas en compte le bien-être psychologique des utilisateurs.

2. Intégration préventive : les obstacles au bien-être sont traités comme des erreurs dans l’application. Par exemple, un site de réseau social qui réaménage sa plate-forme pour se prévenir du trolling ou des conflits dans son application, en instaurant, par exemple, des modérateurs ou des moyens faciles pour que les utilisateurs puissent signaler les contenus choquants.

3. Intégration active : technologie qui soutient activement le bien-être dans une application, mais dont le but ou l’objectif n’est pas directement lié au bien-être psychologique. Par exemple, la plateforme Wordpress d’hébergement de blogs a un réglage “ne pas déranger” permettant aux utilisateurs d’entrer en mode “rédaction” plein écran. Selon le Dr Calvo, cette fonctionnalité encourage la pratique psychologique de l’état des flux.

4. Intégration dédiée : une technologie qui est spécialement conçue pour le bien-être, comme une application de remise en forme ou pour développer la “pleine conscience”.

Quand vous évaluerez des applications de productivité, pensez à ce qu’elles peuvent vous apporter. Privilégiez des applications qui peuvent résoudre votre point faible, mais qui entrent aussi dans la catégorie “d’intégration active”. Afin de trouver la bonne application de productivité, considérez ce conseil comme une approche “d’une pierre deux coups”.

Par exemple, supposons que votre souhait est d’améliorer votre gestion du temps ; vous téléchargez donc une application de gestion du temps. Vous devriez opter pour celle qui permet de déterminer pourquoi vous passez autant de temps sur chaque tâche et, en même temps, qui vous aide à exploiter l’état de flux de la concentration, tel que mentionné ci-dessus.

L’idée à retenir est d’avoir plus de discernement lorsque vous choisissez une application de productivité. Choisir les mauvaises ne résoudra pas vos problèmes et en sélectionner trop peut être encore pire...

Ne pas franchir la ligne rouge : savoir quand revenir en arrière

Prenez quelques instants pour compter le nombre d’applications sur votre téléphone. N’oubliez pas que plus ne signifie pas nécessairement mieux. Multiplier ces applications sur votre téléphone et ordinateur portable ne peuvent suggérer qu’une seule chose : que vous avez toujours besoin d’être connecté.

Services de messageries, d’alarmes et de canaux sociaux sont autant d’applications activées en permanence dans un unique appareil que vous avez probablement à portée de main tout le temps (même quand vous êtes dans la salle de bains). Des études ont démontré qu’une personne vérifie en moyenne son téléphone environ 150 fois par jour. Oui, vous avez bien lu !

Comme l’auteur du best-seller du New York Times et pro de la productivité, Charles Duhigg, l’explique dans son dernier livre “Smarter, Better, Faster” : “Nous passons plus de temps à contempler les outils de productivité - les gadgets et applications de productivité, et des systèmes de classement compliqués - plutôt que d’en tirer des leçons sur ce que ces technologies cherchent à nous enseigner.”

Selon des études sur la productivité et le changement d’environnement, interrompre une tâche pour vérifier une notification d’une application peut signifier qu’il vous faudra 25 minutes supplémentaires pour revenir au point où vous étiez avant la “vérification rapide”. Donc la question se pose de savoir si vos applications de productivité sont en train de vous aider ou de vous nuire ? Astuce de Pro: récupérez ces 25 minutes en utilisant la “technique Pomodoro”.

De nouvelles idées font leur apparition et nous rappellent que “plus” n’est pas forcément synonyme de “mieux”. Le “Bored and Brilliant Project” (Projet ennuyant et brillant) affirme que la vérification constante du téléphone étouffe effectivement votre capacité à faire preuve de créativité. Ils offrent même un défi de sept jours pour se détacher des applications et voir le monde. Un jour vous ne vérifiez pas votre téléphone, un jour vous ne prenez pas de photo, et un jour (gloups !) vous supprimez une application que vous consultez fréquemment durant votre temps libre.

Ainsi, bien que les applications de productivité peuvent être un bon moyen de s’organiser, attention à ce qu’elles ne deviennent pas encore une autre distraction.

Avons-nous vraiment besoin de toutes ces applications de productivité ?

En bref, ça dépend.

La plupart du temps, vous n’avez pas besoin de plus d’applications, mais de mieux utiliser les outils dont vous disposez déjà. Voici quelques solutions pour des problèmes spécifiques de productivité auxquels vous pouvez vous heurter :

Problème : Disons que votre problème concerne la réponse aux emails : vous remettez sans cesse à plus tard, puis bombardez votre équipe de messages au milieu de la nuit. Cela peut être un faux pas majeur si votre équipe se sent obligée d’y répondre immédiatement.

Solution : Vous pouvez planifier dans Gmail quand les emails seront envoyés. Donc, si vous travaillez mieux dans la soirée, mais ne voulez pas que votre équipe se sente obligée de répondre tout de suite, cette fonctionnalité est pour vous. Ou bien, vous pouvez ajouter à votre signature d’email, l’heure de la journée que vous consacrez aux e-mails, informant ainsi votre interlocuteur pourquoi vous ne répondez pas à la vitesse de l’éclair.

Problème : Vous passez trop de temps sur une tâche puis manquez de temps pour exécuter 10 autres tâches restantes.

Solution : Utilisez une application de productivité qui aide à la gestion du temps, comme Harvest, pour subdiviser votre journée. Chaque fois que vous passez à une nouvelle tâche, démarrez la minuterie. Faites cela durant quelques jours et vous commencerez à comprendre pourquoi certaines tâches demandent trop d’attention.

Problème : Vous auriez dû finir un brouillon mais vous vous laissez distraire en cliquant sur des e-mails, déroulant les actualités Facebook ou en vérifiant les notifications des chats.

Solution : Les applications de chat ont une fonctionnalité pour régler votre statut sur “Ne pas déranger”. Un cercle rouge apparaîtra à côté de votre nom, et si quelqu'un vous envoie tout de même un message, vous ne recevrez pas de notification jusqu'à ce que vous ouvriez l’application à nouveau. De cette façon, aucun pop-up gênant ne peut vous distraire votre concentration.

Problème : Tous ces outils se trouvent dans des lieux distincts et diverses personnes de votre équipe utilisent des applications de productivité différentes pour effectuer un même travail.

Solution : Installez  les Power-Ups Trello sur votre bureau pour assembler les outils les plus utilisés dans un tableau Trello central. Avoir un aperçu visuel de tout ce que vous avez en y intégrant vos applications de productivité aide à éliminer le temps perdu par les changements d’environnement, qui arrive habituellement quand on passe d’un outil à un autre pour vérifier diverses notifications.

La clé de toutes ces pratiques est de comprendre vos points faibles avant de télécharger une application de productivité. Peut-être que vous n’éprouvez aucune difficulté à être totalement concentré, mais vous avez du mal à prioriser les tâches.

N’oubliez pas de dresser l’inventaire de l’ensemble de vos applications de productivité et de vous demander : « Qu’est-ce que [nom de l’application] a fait pour moi ces derniers temps ? » Si la réponse est “pas grand-chose”, alors vous savez ce qu’il vous reste à faire.